Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам внутри страны

Кредит счета 99

Дебет счета 91

Кредит счета 58. субсчет

Дебет счета 91.2

Кредит счета 58

Дебет счета 51

Кредит счета 58

Дебет счета 51

Кредит счета 91.1

Дебет счета 58

Кредит счета 51

Дебет счета 58. субсчет

Кредит счета 68

Дебет счета 99

Аудит операций у вексеполучателя.

Векселеполучатель произвел операцию по выдаче денежного займа, получив в обмен от векселедателя оформленный вексель. Как правило, по таким векселям предусматривается получение процентов, сумма которых является платой за пользование займом.

Бухгалтерский учет.

В соответствии с ПБУ 9/99 «Доходы организации» получение процентов по векселям признается операционным доходом и, следовательно, в бухгалтерском учете эти суммы должны отражаться по кредиту счета 91.1. Одним из условий признания операционных доходов, в т.ч. доходов по векселям, в бухгалтерском учете является наличие права на получение доходов, т.е. доход у векселеполучателя по причитающимся ему процентам должен отражаться в момент возникновения права на получение этого дохода.

В нашем примере вексель был выписан со сроком «по предъявлению» (но можно выписывать и с конкретным сроком), следовательно, суммы процентов по такому векселю надо начислять при предъявлении векселя к погашению, т.е. один раз, а не ежемесячно, как это делал векселедатель (см. выше).

Налоговый учет.

В налоговом учете организации векселеполучатель проценты по векселю отражает как внереализационные доходы (ст. 250 НК РФ). Признаются такие доходы при налогообложении прибыли по наиболее ранней из дат или по дате выплаты процентов, или по дате «реализации векселя» (ст. 271 НК РФ). Поэтому в нашем примере и в бухгалтерском учете, и в налоговом учете проценты по векселю отражаются одинаково – на дату предъявления.

Операции у векселеполучателя:

Февраль

1. Перечислены денежные средства по договору займа, оформленному выдачей векселя в сумме 300 000 руб.

Т.к. вексель был предъявлен к оплате в мае, следовательно, и все остальные операции будут в мае.

Май

2. Начислены проценты по векселю

Сумма = 300 000 х 25% / 12 х 3 мес. = 18 750 руб.

3. Получены денежные средства по векселю в части вексельной суммы

4. Получены проценты по векселю

5. Списана балансовая стоимость погашенного векселя (300 000 руб.)

6. Отражен доход от погашения векселя (18 750 руб.)

Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировкам регулируется

- НК РФ;

- ТК РФ;

- Инструкцией Минфина СССР Госкомстата труда и ВЦСПС № 62 от 07.04.1988г. «О служебных командировках в пределах СССР»;

- Постановлениями Правительства РФ о нормах возмещения командировочных расходов;

- Порядком ведения кассовых операций в России.

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является проверка правильности документального оформления этих операций, установление их законности и достоверности отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Аудит проводится с использованием разных методов получения аудиторских доказательств, в т.ч. путем тестирования, устных опросов работников и должностных лиц аудируемого предприятия, проверки документов, арифметических расчетов, проверки учетных записей. В зависимости от объема проверяемой организации проверка может проводиться сплошным или выборочным методом.

В качестве источников информации при аудите этого сегмента используются:

1) бухгалтерский баланс;

2) учетные регистры по счетам 71, 50, 20, 26, 25 и др.4

3) авансовые отчеты и приложенные к ним документы;

4) документы о направлении работника в командировку;

5) Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а;

6) журналы регистрации командировочных удостоверений;

7) ПКО и РКО.

Проверяя этот участок надо помнить, что подотчетные лица – это работники организации, включая совместителей, которым выданы из кассы наличные денежные средства, с предоставлением отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а так же порядок и срок выдачи наличных денег устанавливается руководителем организации. Аудиторы должны ознакомиться с этими документами. Чаще всего подотчетные суммы выдаются в качестве аванса на служебные командировки.

Определение служебной командировки дано в трудовом кодексе РФ и в Инструкции № 62. Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается:

1) поездка работника;

2) по распоряжению руководителя;

3) на определенный срок;

4) для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В служебные командировки могут быть направлены только те лица, с которыми заключены договоры, и отношения с которыми регулируются ТК РФ. Трудовое законодательство запрещает направлять в командировки беременных женщин, работников до 18 лет, а так же лиц, с которыми заключены ученические договора, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, и работников, имеющих детей-инвалидов. Направить в командировку можно только с их письменного согласия, кроме того, на приказе о командировке должна быть их подпись и фраза о том, что работник знал о своем праве на отказ, в соответствии со ст. 259 НК РФ.

Не признаются командировками:

1. Направление работников на обучение в целях повышения квалификации (нельзя платить суточные).

2. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер (ст. 166 ТК РФ). Этим работникам вместо суточных устанавливаются специальные доплаты за разъездной характер работы или эта доплата уже заложена в окладе работника, или в тарифной ставке. На железнодорожном транспорте разъездной характер имеют машинисты, помощники машинистов, проводники вагонов и т.д. Во многих других организациях к таким работникам относятся водители- дальнобойщики. Официально не существует перечня должностей работников с разъездным характером работ, следовательно, каждое предприятие, заключая трудовой договор с работником, определяет характер его работы.

3. Поездки работников для выполнения служебного поручения, из которой он может возвращаться к месту постоянной работы в тот же день.

4. Поездки лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, отношения с которыми регулируются не трудовым, а гражданским кодексом.

При аудите расчетов с подотчетными лицами необходимо обращать внимание на порядок документального оформления этих операций. Направление работников в командировку должно быть оформлено унифицированными формами первичной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. К их числу относятся следующие:

1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а). Служебное задание содержит в себе информацию о месте командировки, сроке и цели командирования. На основании этого документа бухгалтерия определяет порядок учета командировочных расходов, т.е. относить их на дебет счета 08 или счета 10, или счета 20, или счета 26, или счета 91.

2. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9, Т-9а). Форма Т-9 применяется, если в командировку отправляется один сотрудник организации. Форма Т-9а применяется при командировании группы сотрудников. Приказ издается на основании заполненного служебного задания, т.е. формы Т-10а.

3. Командировочное удостоверение (форма Т-10). Этот документ выписывается на основании приказа о командировке формы Т-9 или Т-9а. В командировочном удостоверении указывается фамилия и должность командированного, место назначения и срок командирования. На оборотной стороне командировочного удостоверения должны быть проставлены отметки о прибытии и убытии в места назначения, которые заверяются подписями уполномоченных лиц и печатью организации. Неправильно оформление командировочного удостоверения приводит к тому, что предприятие не сможет принять к учету и налогообложению расходы, связанные с оплатой затрат во время командировки. Так, например, если работник должен в период командировки посетить несколько населенных пунктов, то они обязательно должны быть указаны в командировочном удостоверении и в приказе, а так же должны присутствовать отметки об этих местах пребывания.

На основании командировочного удостоверения определяется срок нахождения работника в командировке. Нормативными документами срок командировки и частота поездок не регламентированы. Эти вопросы решает руководитель организации, исходя из производственной необходимости.

В Инструкции № 62 максимальная продолжительность командировки ограничена пределом 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Однако этот пункт в настоящее время не действует, т.к. он противоречит трудовому кодексу, где никаких ограничений по продолжительности командировки не установлено. Так же по этому Положению не оплачивается проезд командированного на внутригородском транспорте.

Днем отъезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем прибытия считается день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, с 00.00 часов – последующие сутки.

Если станция, аэропорт или пристань находятся за чертой городского пункта, то учитывается время проезда до этого места. Аналогично определяется день окончания командировки.

Например, работник организации, зарегистрированной в Московской области, был командирован в Новосибирск с 20 октября 2005г. Работник приобрел билет на самолет, вылетающий из аэропорта «Домодедово» 21.10.05г. в 00.30 часов. Аэропорт находится за чертой г. Москвы и время проезда до него подтверждено билетом, который имеет дату 20.10.05г. В этом случае командировка начнется с 20.01.05г.

Вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или в день возвращения решается по согласованию с руководителем организации, но срок пребывания включается в период, начиная со дня отъезда по день приезда, и этот срок подтверждается отметками в командировочном удостоверении и проездными документами. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим работы и отдыха тех предприятий, куда они командированы. Это означает, что если работника направили в командировку на предприятие, где суббота и воскресенье являются рабочими днями, то командированный должен выйти на работу в эти дни, а не использованные во время командировки выходные дни ему не компенсируются.

Однако если работник командирован специально для работы в выходные или праздничные дни (например, работа милиции во время праздников), то компенсация таким работникам производится в соответствии с действующим законодательством, т.е. ему предоставляется или дополнительные дни отдыха или производится оплата, но не менее, чем в двукратном размере.

В случае, если работник выезжает в выходные дни (только воскресенье), то по возвращении ему предоставляется другой день отдыха. Если работник отказался от отдыха, то работа в выходной день оплачивается не менее, чем в двукратном размере.

Основные вопросы по регулированию процесса командировки и оплаты затрат в период командировки освещаются в трудовом кодексе РФ. В соответствии со ст. 167 ТК РФ, на весь срок командировки сохраняется место работы (т.е. должность) и средний заработок. Кроме того, компенсируются расходы, связанные со служебной командировкой. На основании ст. 168 ТК РФ. Работодатель обязан возместить следующие расходы:

1) проезд к месту командирования и обратно;

2) найм жилья;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы по проезду к месту командирования и обратно

Расходы по проезду принимаются к учету (и в бухгалтерском, и в налоговом одинаково) в сумме фактических затрат, подтвержденные проездными документами. При это к стоимости проезда относятся

- страховые платежи по обязательно страхованию;

- услуги по предварительной продаже и бронированию билетов;

- расходы по пользованию постельными принадлежностями в поезде;

- расходы на провоз багажа;

- стоимость проезда к станции или аэропорту, которые находятся за чертой

города.

При утере проездных документов, на основании заявления работника, руководитель имеет право возместить работнику расходы на проезд по минимальной стоимости на основании справки транспортного предприятия или работник может получить дубликат проездного документа. Если нет ни одного документа, то может оплатить данные расходы в виде материальной помощи.

Расходы на проезд и в бухгалтерском, и в налоговом учете принимаются в полном объеме, в соответствии с проездными документами. Причем предприятия могут относить в уменьшение налогооблагаемой прибыли расходы на проезд к месту командировки любым видом транспорта без разграничения класса и категории, т.е. оплату бизнес- класса в самолете, вагон СВ или повышенной комфортности в поездах.

В состав расходов по проезду к месту командировки внутри страны включается НДС. Сумма налога по этим расходам принимается к вычету на основании проездного документа, т.е. билета. Счет-фактура в данном случае не требуется. Главное условие для применения налогового вычета заключается в том, чтобы сумма НДС в билете была выделена отдельной строкой. Например, во всех авиа билетах он выделяется, а в железнодорожных нет. При применении налогового вычета в книгу покупок записывается вместо счета-фактуры номер проездного документа (билета).

Особенности учета расходов на проезд при командировках с использованием автотранспорта.

В необходимых случаях при направлении работников в командировку используется автотранспорт. Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то в этом случае появляются дополнительные расходы, связанные с обслуживанием автотранспорта в пути следования. К числу таких дополнительных расходов относится оплата ГСМ, автостоянок и др. расходы.

Для обоснованного отнесения этих затрат на счета бухгалтерского учета и в налоговые регистры водителю служебного автомобиля вместе с командировочным удостоверением должен быть выписан путевой лист на весь срок командировки (обычно путевой лист выписывается только на один день, т.е. ежедневно). Путевой лист выписывается по унифицированной форме.

Если для командировки используется личный автомобиль командированного сотрудника, то дополнительные расходы, связанные с эксплуатацией во время командировки, могут быть также учтены в бухгалтерском и налоговом учете при соответствующем документальном оформлении. Возможны 2 варианта оформления отношений по поводу использования личного автомобиля:

1. Заключается договор аренды автомобиля у физического лица на срок командировки. Размер арендной платы за использование автотранспорта нормативными документами не регламентируется, т.е. организация вправе установить любую сумму, которая компенсирует работнику все дополнительные расходы по такой поездке. Сумма арендной платы по такому договору может быть принята в бухгалтерском и налоговом учете. Также дополнительно могут быть приняты к учету расходы по оплате ГСМ за период этой командировки.

2. Заключение договора на использование личного автотранспорта в служебных целях или издание приказа (распоряжения) по предприятию. По такому договору работнику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации для целей налогового учета лимитируется и в настоящее время составляет 1200 руб. в месяц за использование автотранспорта с объемом двигателя до 2 литров и 1500 руб. при объеме двигателя более 2 литров. Предприятие вправе установить и больший размер компенсаций. Фактическая сумма выплаченной компенсации должна быть закреплена во внутреннем распорядительном документе организации, и эта сумма учитывается в бухгалтерском учете, но в налоговом учете только в пределах установленных норм (см. выше).

Возмещение расходов по найму жилья

Эти затраты возмещаются командированным в сумме фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, т.е. норм возмещения здесь нет. В качестве подтверждающих документов используется бланк строгой отчетности специальной формы ф. № 3-Г «Счет гостиницы». В этом бланке сумма НДС может быть выделена отдельной строкой и тогда, на основании этого счета, организация вправе применить налоговый вычет по НДС и записать в книгу покупок вместо счета-фактуры номер данного «Счета гостиницы».

Некоторые гостиницы вместо бланка строгой отчетности используют ККМ и выдают за оказанные услуги счет за проживание и чек ККМ, подтверждающий оплату услуг. Для того чтобы записать НДС по таки документам необходимо составить счет-фактуру.

В некоторых случаях сотрудник не предоставляет документы, подтверждающие оплату проживания в командировке. По решению руководителя организации бухгалтерия вправе возместить такому работнику расходы в той сумме, которую утвердит руководитель организации. Существует также минимальная норма по возмещению расходов на проживание без подтверждающих документов. В настоящее время она равна 12 руб. в сутки. Причем эта норма действует только целей бухгалтерского учета, а в налоговом учете нельзя принимать никаких расходов без подтверждающих документов.

Суммы, выплаченные работнику без подтверждающих документов свыше 12 руб., являются базой для начисления НДФЛ.

В некоторых случаях, для проживания командированных организация арендует квартиры у физических лиц. При аудите необходимо убедиться в наличии договора на аренду жилого помещения, сопоставить срок аренды и срок командировки, выяснить удерживался ли НДФЛ с сумы арендной платы, выплаченной арендодателю.

Если арендодатель жил в помещении, являющимся ПБОЮЛ, то к договору аренды должны быть приложены свидетельства о регистрации предпринимателя и поставки его на налоговый учет. В этом случае НДВЛ не удерживается, т.к. плательщиком налога является сам предприниматель.

Оплата суточных

В соответствии со ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что предприятие должно выплачивать суточные за период командировки в размерах не ниже сумм, утвержденных Правительством РФ для бюджетных организаций. Максимальная величина суточных трудовым законодательством не ограничена, поэтому на каждом предприятии размер суточных должен быть утвержден внутренним нормативным документом. Это может быть сделано или в коллективном договоре, или в специальном Положении о командировках, или в отдельном приказе (т.е. так же как и при компенсации при использовании личного автомобиля в целях служебной командировки).

В бухгалтерском учете суточные принимаются в размере фактических затрат на основании внутреннего документа.

В налоговом учете суточные принимаются из расчета 100 руб. в сутки.

Таким образом в результате этого образуются постоянные разницы (ПР), т.е. те суммы, которые никогда не будут приняты в налоговом учете. Эти суммы, в соответствии с ПБУ 18, приводят к образованию постоянных налоговых обязательств (ПНО).

ПНО = ПР * 24%

Пример.

Сотрудник командирован сроком на 5 дней. Норма суточных, установленная на данном предприятии, составила 300 руб. в сутки. Командировка носит производственный характер.

В бухгалтерском учете сумма суточных составит:

300 руб. х 5 дней = 1500 руб.

Дата добавления: 2014-01-15