Редактирование документа

Редактирование и исправление документов

Даже если вы создаете документы «для себя», они должны быть грамот­ными, логичными и выглядеть профессионально. Независимо от того, явля­етесь ли вы опытным автором или новичком, Microsoft Office Word может предложить вам несколько инструментов, с помощью которых со­здание профессиональных документов станет простым и эффективным.

■ Инструменты редактирования обеспечивают простое и быстрое вы­деление текста и его перемещение в любое место документа.

■ Инструменты автозамены позволяют экономить время при работе с часто встречающимися фрагментами текста и легко вводить терми­ны или имена собственные одним нажатием клавиши.

■ Инструменты проверки включают тезаурус, облегчающий поиск си­нонимов, а также предоставляют доступ к множеству справочных материалов в Интернете.

■ Инструменты структуры позволяют легко менять заголовки и текст, позволяя сделать документ более строгим и логичным.

■ Инструменты поиска могут использоваться для определения место­нахождения и замены слов и фраз в конкретном месте или по всему документу.

■ Инструменты проверки правописания и грамматики облегчают ис­правление опечаток и грамматических ошибок перед тем, как вы ре­шите опубликовать документ.

Не так уж часто удается создать совершенный документ, который не требует никакого редактирования. Вы можете редактировать документ по ходу его составления, а можете сначала со­ставить его, а потом отредактировать. Можно составить документ на основе уже существующего. Редактирование охватывает множество задач, типа встав­ки и удаления слов и фраз, исправления ошибок, перемещения и копирования текста.

Вы можете легко вставить текст. Для этого достаточно щелкнуть мы­шью на нужном месте и начать вводить текст. Когда вы вставляете текст, существующий текст перемещается вправо, чтобы разместить вводимый текст, а когда текст достигает конца строки, он сам переходит в начало следующей.

Если вы вводите текст, а он не сдвигается вправо, а заменяет каждый следующий знак уже имеющегося текста, проверьте, не включили ли вы инструмент замены. Чтобы определить, в каком ре­жиме вы вводите текст, посмотрите на строку состояния внизу открытого окна документа. Если кнопка с буквами ЗАМ серая, вы работаете в ре­жиме вставки, если же буквы черные, значит, вы в режиме замены. Пе­реключателем между этими двумя режимами служит клавиша Insert внизу правой цифровой клавиатуры.

Уничтожить текст просто, но для этого надо знать, как выделять его. Выделенный текст на экране выглядит темным. Вы можете выделить те или иные элементы текста следующим образом.

■ Слово выделяется двойным щелчком на нем. Слово и следующая за ним область будут выделены. Знаки пунктуации при этом не выделя­ются.

■ Чтобы выделить предложение, щелкните в любом месте предложе­ния при нажатой клавише Ctrl. Предложение будет выделено, на­чиная с первого знака после предыдущего знака препинания.

■ Для выделения абзаца трижды щелкните на нем.

Чтобы выделить несколько последовательных слов, строк или абза­цев, поместите курсор в начало выделяемого фрагмента текста, а затем, нажав на клавишу Shift, щелкните в конце фрагмента (или восполь­зуйтесь клавишами-стрелками, чтобы перейти в конец фрагмента). Если выделяемый фрагмент содержит отдельные блоки текста, выделите пер­вый из них, а затем, нажав и удерживая клавишу Ctrl, выделите сле­дующий блок.

Для быстрого выделения текста можно воспользоваться областью выделения, которая представляет собой пустую область, расположенную вдоль левого края документа. Если поместить указатель в область выде­ления, он принимает вид направленной вправо наклонной стрелки. Для отмены выделения достаточно щелкнуть в любом месте документа вне выделенного фрагмента.

Область выделения можно использовать для быстрого выделения сле­дующих элементов.

• Для выделения строки щелкните в области выделения слева от нуж­ной строки.
• Для выделения абзаца щелкните дважды в области выделения слева от абзаца.
• Для выделения всего документа щелкните трижды в области выде­ления.

Для отмены выделения щелкните в любом месте выделенного текста.

Удаление текста в документе осуществляется очень просто. Для ис­правления небольших ошибок можно воспользоваться клавишами Backspace и Delete, которые удаляют символы по одному соответ­ственно слева или справа от курсора. Если удаляется большой фрагмент текста, нужно выделить его, а затем нажать на клавишу Backspace или Delete.

При редактировании документа Word отслеживает все изменения, что позволяет легко отменить любые изменения и восстановить исход­ный текст. Это очень удобно, если допущена ошибка, например, слу­чайно удалено нужное слово. Чтобы отменить последнее изменение, щелкните на кнопке Отменить на панели стандартной инстру­ментов. Если щелкнуть на стрелке кнопки Отменить, появится список действий, произведенных над документом, начиная с последне­го. Чтобы отменить результаты нескольких действий, следует щелк­нуть на первом из них.

Отмененное действие можно повторить, щелкнув на кнопке Вер­нуть Чтобы восстановить результаты нескольких отмененных действий, можно воспользоваться списком кнопки Вернуть.

Выбор действия из списка кнопок Отменить или Вернуть отменяет все действия редактирования, которые вы выполнили после данного дей­ствия. Вы не можете изменить какое-то одно действие, если только оно не последнее выполненное.

После выделения текста вы можете делать с ним следующее.

Word включает средства, позволяющие перемещать выделенные фрагменты текста, вырезав их из одного места документа и вставив в другое. Вырезанный фрагмент временно помещается в область памяти, называемую буфером обмена. Копирование текста осу­ществляется аналогичным образом с той лишь разницей, что выделен­ный фрагмент остается на прежнем месте, а в позиции, определенной положением курсора, появляется его копия.

В буфере обмена может храниться несколько элементов информации из различных источников. Список этих элементов отображается в обла­сти задач Буфер обмена. Поскольку буфер обмена яв­ляется общим для всех программ Office, хранящиеся в нем элементы можно вставить в любой документ Office как по отдельности, так и все сразу. Буфер обмена активизируется при попытке поместить в него бо­лее одного элемента. Можно открыть его вручную с помощью команды Буфер обмена в меню Правка или щелкнув дваж­ды на значке буфера на панели задач. Использование буфера обмена имеет смысл в тех случаях, когда текст перемещается или копируется с одной страницы документа на другую или в другой документ. Если же перемещение или копирование текста осуществляется в пределах од­ной строки или абзаца, нет необходимости помещать его в буфер. Доста­точно выделить нужный фрагмент и перетащить его в новое положение. Если при этом нажать на клавишу Ctrl, фрагмент будет скопирован.

Дата добавления: 2014-01-15