Разновидности делового общения

Служебные отношения наряду с диалоговым общением включают различные формы 1руппового обсуждения производственных, экономических, научно - технических и прочих проблем. В числе форм коллективного рассмотрения деловых ситуаций наиболее распространенными являются совещания и собрания.

Совещания и собрание различаются количеством участников. В 1- ом случае их число меньше, во 2 - ом - больше.

Совещание проводится руководителям, а члены президиума приглашаются по его усмотрению и выбору. На собрании президиум избирается всеми его участниками. Собрание обычно организовываются для решения наиболее кардинальных вопросов, касающихся жизнедеятельности всего коллектива, фирмы, учреждения, организации.

В научной сфере к совещаниям и собраниям добавляются такие формы делового общения, как конференции, семинары, симпозиумы, в политике - митинге, съезды партий и других общественных объединений.

Основное назначение совещаний (заседаний) - помочь в подготовке и реализации управленческих решений.

Ряд достоинств, которые выделяют их среди иных форм делового общения:

1. использование коллективного разума по принципу «одна голова хорошо, несколько - лучше»;

2. более разностороннее рассмотрение проблем при привлечении специалистов различных профилей деятельности;

3. более оперативная подготовка решения пи непосредственном контакте в ходе дискуссии управляющих и управляемых, представителей различных служб.

Совещание должно проводится при назревшей необходимости, когда руководитель не может обойтись без коллективного разума и уверен, что оно может принести пользу для дела.

Негативными сторонами формального, количественного подхода к совещаниям является не доведение их итогов до исполнителей, отсутствие контроля за выполнением постановлений.

К совещанию предъявляется ряд этических требований, регулирующих взаимоотношения между его участниками.

Американские исследователи проблем организации и проведения заседаний, исходя из этико - организационных позиций, делят их на диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные.

Диктаторское совещание. На нем обычно говорит только руководитель, нет дискуссии, принимая к сведению информацию, его участники задают только вопросы. Может привлекаться и большое и малое число людей.

Автократическое совещание. Является разновидностью диктаторского. Оно обычно не многочисленно. Его особенность: руководитель задает поочередно вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют право высказывать мнение по поводу позиции других участников, а также лишаются поддержки других присутствующих.

Сегрегативное совещание. (сегрегация - от лат. отделение, удаление). Оно начинается докладом руководителя или назначаемого им лица, затем в прениях выступают только те, кого выбирает председательствующий.

Дискуссионное заседание. Отличается демократическим характером, в процессе которого происходит свободный обмен мнениями, решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителя.

Свободное заседание - проводится без четко сформулированной повестки дня.

б. Волгин делит формы делового общения по тематике на административные, технические, кадровые, финансовые, инструктивные, оперативные или диспетчерские.

Задача проблемного совещания - найти оптимальное решение по средствам дискуссии. Принимается решение голосованием. Структурно совещание обычно состой! из доклада, вопросов к докладчику, прений и выработки решений. Доклад может быть разослан участникам совещания в письменной виде заранее. Это дает возможность руководителю вырабатывать свое мнение на основе коллективного обсуждения проблем.

Инструктивное совещание предполагает передачу распоряжений сверху вниз по схеме управления для их быстрейшего исполнения. На таком совещании могут обсуждаться пути и средства реализации решения. Инструктивное совещание может быть заменено доведением до исполнителя решением в письменной форме.

Оперативное (диспетчерское) совещание ставит задачу получить информацию о текущем состоянии дел на предприятии, организации. Оно предполагает получения информации снизу вверх. Собранные на совещании работники докладывают руководству о состоянии дел на местах, а руководители в свою очередь стремятся на основе полученной информации разрешить возникшие проблемы.

Важнейшие требования к деловому выступлению - конкретность и конструктивность.

Ведущий дискуссию (совещание) должен быть компетентным в обсуждаемой проблеме, обладать навыками ведения дискуссии, и конечно, быть воспитанным человеком.

Дата добавления: 2014-01-15