Основные аспекты планирования работы руководителем

Характеристика руководителей высшего уровня.

Роли, играемые руководителем высшего звена, тесно увязаны с его основными обязанностями, которые за ним закреплены самим статусом руководителя.

Обязанности руководителя, от качества выполнения которых в значительной степени зависит успех работы всей группы:

Технические обязанности. Руководитель должен хорошо знать соответствующие технологии, чтобы: определять основные цели, проблемы и открывающиеся возможности для своей организации; оценивать техническую компетентность подчиненных и максимально способствовать их развитию.

Административные обязанности. Создание такой атмосферы, которая стимулирует людей к проявлению инициативы и ответственного отношения к делу. Он должен уметь успешно взаимодействовать с представителями разных структурных уровней организации.

Организационные обязанности. Руководитель является генерализатором идей всей организации, проводником ее политики.

Таким образом, руководители высшего звена фирмы обычно являются номинальными главами, координаторами, представителями, определяют цели и основные принципы деятельности.

Планирование в деятельности руководителя призвано определять цели и желаемые результаты, а также конкретные решения или действия, необходимые для достижения этих целей или результатов (например, для того, чтобы захватить новые рынки, повысить соотношение производительность (качество труда)). Планирование уточняет те решения, которые должны быть приняты; оно может осуществлять так в рамках работы над проектом, так и в масштабах всей организации.

Планирование также затрачивает и человеческие ресурсы, задействованные в проекте, поскольку устанавливает последовательность выполнения задач и определяет, кем будут выполнятся те или иные виды работ. Оно также позволяет не только спрогнозировать возможные неблагоприятные события в будущем, но и разработать адекватные альтернативные направления действий.

Планирование способствует более эффективной коммуникации на разных уровнях организации. Планы помогают понять взаимосвязь между целями различных проектных групп и функциональных подразделений и целями всей организации.

Процесс планирования включает в себя: - постановку целей;

Определение процедур, технологий, методов - средств, которые призваны обеспечить достижения поставленных целей; процедуры предписывают то, как должны решаться - задачи и определяют обязанности исполнителей;

установление правил - определения ограничений и условий, которые должны соблюдаться при реализации планов; правила содержат детальные указания для работников.

Для того, чтобы обеспечить выполнение членами проектной группы предписанных им обязанностей, при работе над проектом необходимо использовать как стратегическое, так и оперативное (тактическое) проектное планирование.

Для успеха разрабатываемых планов необходимо выполнение следующих требований:

1. максимально широко привлекать к планированию будущих исполнителей как для того, чтобы повысить качество планирования, так и для повышения включенности исполнителей в процесс реализации разработанных планов;

2. поскольку люди по - разному понимают планирование, следует прилагать специальные усилия для обеспечения общего видения, общего понимания существующих проблем и приоритетов;

3. планирование должно строиться на основе обшей стратегии;

4. только после того, как стратегический план определил в общих чертах, как проект должен быть реализован, начинается детализированное планирования, составление графиков, определения сроков и ответственных.

Руководитель проекта должен помнить, что ответственность за качество планов и их реализацию лежит лично на нем, ее нельзя делегировать подчиненным. При этом для успешного планирования работ по проекту следует учитывать следующие, часто встречающиеся трудности, которые могут существенно затруднить работу не только на стадии планирования, но и на стадии реализации:

1. Часто руководитель проектной группы разрывается между требованиями со стороны высшего руководства и ожиданиями рядовых работников.

2. Иногда планы приходится корректировать, поскольку изменяется рабочая среда. Если руководитель будет недостаточно гибким, чтобы учесть изменившиеся обстоятельства, то реализация планов может быть сорвана.

Одна лишь разработка плана не гарантирует успех; следует постоянно отслеживать процессы, чтобы обеспечить ожидаемые результаты.

3. Еще одна помеха, снижающая эффективность планирования, - недостаток информации, когда руководитель не собирает или не учитывает весь объем информации перед тем, как приступить к составлению плана.

4. Несогласование планов с руководителями, службами и заинтересованным специалистами. Разрабатываемые планы должны быть своевременно согласованны и одобрены со стороны руководства.

5. Иногда работники не поддерживают предложенные планы, особенно если они небыли своевременно им разъяснены. Чтобы преодолеть колебания (беспокойства) и получить поддержку исполнителей, следует четко разъяснять суть и содержание планов и стимулировать работников к их реализации.

Эффективный руководитель при подготовке планов:

1. Учитывает советы и предложения со стороны опытных и квалифицированных работников.

2. Готов дать обоснование плана и ответить на все вопросы по поводу содержащейся в нем программы действий;

3. Предусматривает определенную степень гибкости разрабатываемых планов, понимания, что некоторые аспекты плана обязательно потребуют пересмотра.

4. Понимает, что провал проекта в значительной степени может быть связан с ошибками, допущенными на стадии планирования.

Дата добавления: 2014-01-15