Основные термины делопроизводства

Согласно ГОСТ Р 51141-98.(Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт россии,1998. С.1)

Делопроизводство это сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (или сфера деятельности, связанная с обработкой документов)

Документирование -фиксация информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документационной информации является бумага. Наряду с ней широко используются ленты, диски.

Документ – определенным образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага, с помощью которой оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения между организациями и отдельными гражданами.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами.

Реквизит от латинского реквизитум – требуемое, необходимое.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Каждый документ имеет свой набор реквизитов:

- дата;

- подпись;

- печать.

Печать. Проставляется для придания юридической силы документам.

Существует простая и гербовая печать.

Гербовая печать, в центре помещается изображение Государственного герба РФ (субъекта РФ), а по окружности наименование организации. В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой - в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации

Гербовая печать – проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения (например, доверенности на получение товаро-материальных ценностей, командировочные удостоверения, отзывы на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию).

Простая печать (круглая, квадратная, треугольная). На ней воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Простую печать используют для заверения справок, копий документов, при опечатывании шкафов.

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи на хранение.

Объем документооборота – количество документов, прошедших все операции работы с ними за определенный период времени (год, месяц, неделя, день).

Документопоток – совокупность движущихся документов и их маршрутов.

Документопоток различают:

1 По месту образования:

- входящий (указы, инструкции вышестоящих организаций, письма и т.д.);

- исходящий (ответы н письма, распорядительные документы нижестоящим организациям);

- внутренний.

2 По виду документов:

- управленческая документация (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.);

- специальные системы документации (бухгалтерские документы, отчетные, справочные и т.п.).

Дата добавления: 2014-01-15