Протокола

Порядок составления и оформления

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на общем бланке организации, специальном бланке протокола или чистом листе бумаги формата А 4.

Реквизиты протокола:

- наименование организации;

-наименование вида документа;

– дата;

- регистрационный номер;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- печать;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

1 Протоколы оформляется на основании записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона в течение пяти дней со дня заседания.

2 Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления.

3 Заголовок к тексту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже.

Например, Протокол (чего?) заседания Совета директоров

Протокол (чего?) собрания трудового коллектива.

4 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола содержит следующие структурные элементы, которые печатают от границы левого поля:

А) Председатель

Секретарь - приводятся их фамилии и инициалы;

Б) Присутствовали – перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке с указанием должности и места работы если их 15 или не более 15 человек. Если присутствующих более 15 человек, указывается их общее количество и рядом делается отметка (список прилагается).

В) Повестка дня – перечисляются вопросы, выносимые на обсуждение, которые располагаются по степени важности. Формулируются вопросы в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. По каждому вопросу указывается докладчик (должность, фамилия и инициалы).

Основная часть текста протокола делиться на разделы. Их количество соответствует числу вопросов в повестке дня.

Разделы обозначаются римскими цифрами.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» Эти слова печатаются прописными буквами, от границы левого поля, на отдельной строке, с двоеточием на конце.

Фамилии и инициалы докладчика и выступающих записывают на новой строке с абзацного отступа в именительном падеже. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

В части “СЛУШАЛИ” указывается: в кратких протоколах – фамилия и инициалы выступающего и тема его выступления; в полных – фамилия и инициалы докладчика, текст его выступления или сообщения (если он подготовлен в письменном виде, то указывают “ доклад прилагается”).

В части “ВЫСТУПИЛИ” указывается: в кратких протоколах – только фамилии лиц, принявших участие в обсуждении вопроса; в полных – фиксируются также и выступления, включая вопросы к докладчику, ответы и дискуссии. При необходимости после фамилии и инициалов выступавшего указывают должность.

В части “РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)” записывается принятое решение.

Эта часть может делиться на пункты, их число определяется количеством принятых решений по рассматриваемому вопросу.

Иногда указываются результаты голосования по каждому пункту повестки дня, например:

Результаты голосования: «За» – 15

«Против» – нет

«Воздержались» – нет

5 Протокол подписывают председатель и секретарь.

Дата добавления: 2014-01-15