Виды деловых писем

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками по указанию руководителя, при возникновении нештатных ситуаций (нарушения трудовой и производственной дисциплины). Такая записка пишется от руки, адресуется руководителю, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-либо факты.

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю.

1. Реквизиты служебной записки:

– наименование вида документа;

– дата документа;

– адресат;

– текст;

– подпись

2. Служебная записка оформляется на листе бумаги формата А4. Текст состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

3. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.

Деловое письмо – документ, служащий средством общения между учреждениями и частными лицами.

По тематическому признаку вся корреспонденция делится на деловую и коммерческую:

А) Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц. Содержат вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. Это письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и письма-ответы на них.

Б) Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов.

Виды деловых писем:

1. По функциональному признаку:

А) Инициативные письма – требующие ответа

- Письмо – запрос

Направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Состоит из двух частей: 1-ая часть – введение в котором излагается существо вопроса; 2-ая часть - заключение в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ.

Такие письмаиспользуются для подготовки и заключения сделок. Покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.

«Согласно нашей договоренности просим выслать нам …»

- Письмо-предложение (Оферта)

Это письменное предложение одного лица (Оферента) другому лицу (акцептанту) с целью заключения сделки или договора с указанием конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара (услуги), количество, качество, цена, сроки поставки, условия оплаты и т.д.

«В ответ на Ваш запрос от … мы предлагаем Вам …»

- Письмо-рекламация

Содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

«Мы настаиваем на возмещении расходов ….»

- Письмо-просьба

В тексте излагают просьбу, подчеркивая заинтересованность в ее исполнении, и заранее выражают благодарность за усилия по ее исполнению.

«Просим Вас принять наше приглашение …..»

Б) Письма не требующие ответа.

- Письмо-подтверждение

Высылается для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое содержание документов и перечень материальных ценностей. Это письмо может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

«Благодарим за каталог, который мы получили …»

- Письмо-напоминание

Направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В них содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

«Напоминаем о сроках ….»

- Письмо-извещение

В нем что-либо сообщается или утверждается. Эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас»

- Гарантийное письмо

Н аправляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантируется обычно качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

«Фирма «Эскон» гарантирует …»

- Сопроводительное письмо

Составляется при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

«На основании Вашего запроса высылаем Вам образцы товаров».

- Информационное письмо

Это разновидность письма-извещения. Своевременно информирует должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

- Письмо-приглашение

Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом

«Просим принять участие …»

Рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров или услуг, В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указаны адрес организации и телефон для справок.

Дата добавления: 2014-01-15