Требования к составлению служебных писем

Циркулярные письма

По признаку адресата

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. Вышестоящая организация сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

- Обычные письма.

Переписка между организациями и между организациями и гражданами.

Поскольку служебное письмо является носителем информации и правовым документом, то при его составлении и оформлении должны соблюдаться определенные требования, которые облегчают процесс составления и оформления писем, а так же позволяют быстро воспринимать и обрабатывать содержащуюся информацию.

Самое общее требование, предъявляемое к деловому письму – это, что бы на основе письма можно было принять определенное решение. А для этого содержание письма должно быть изложено лаконично, без лишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса. Писать надо просто и точно, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом надо стремиться к тому, что бы каждое слово имело максимум информации.

Основные требования:

Служебные письма пишутся на специальных бланках.

1 ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает следующие поля бланка, не менее в мм: левое – 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20.

2 Реквизиты письма:

- 01- Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации);

- 04 - Код организации;

- 05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:

- 06 -Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- 08- Наименование организации;

- 09 - Справочные данные об организации;

- 11- Дата документа;

- 12 - Регистрационный номер;

- 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- 14 - Место составления или издания документа;

- 15 - Адресат;

- 18 - Заголовок к тексту;

- 20 - Текст документа;

- 21 - Отметка о наличии приложения;

- 22 - Подпись;

- 25 - Оттиск печати;

- 27 - Отметка об исполнителе

- 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты 1-9 печатаются, как правило, типографским способом, остальные – машинописным (кроме 24 – печать).

3 Служебные письма составляются:

А) От 3-го лица в единственном числе

Администрация рекомендует….

Б) От 1-го лица во множественном и единственном числе.

Прошу …………..личное обращение

Сообщаем ……..

4 Каждая новая мысль начинается с нового абзаца.

5 Абзац в тексте – 5 печатных знаков.

6 Реквизиты отделяют друг от друга 1-2 пустыми строками (1,5-3 межстрочный интервал).

7 При оформлении служебных писем на 2-х и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа. Допускается печатание с использованием оборотной стороны листа.

Дата добавления: 2014-01-15