Ввод первичной информации

5.1. Общие сведения. Понятие «рабочий период»

Ввод данных в программе осуществляется в режиме «Ввод информации» (рис. 8 Пример ввода произвольной проводки «Выдача денег в подотчет»).

При этом вводимая информация привязывается к определенному рабочему периоду, который должен быть указан при входе в режим. По умолчанию предлагается текущий рабочий месяц.

После выбора рабочего периода и Компании предлагается выбрать тип вводимой операции. При выборе:

- «Произвольные проводки» – ввод всех полей выполняется «вручную» и применяется, как правило, для разовых нетиповых ситуаций.

- «Стандартные операции» – применяется для обработки типовых ситуаций, связанных с выпиской или обработкой документов, а также регистрацией соответствующих проводок. При этом часть информации при вводе подставляется автоматически согласно настройке операции.

- «Автоматические операции» – выполнение операции полностью автоматизировано и «ручной» ввод практически не требуется.

- «Финансовые документы» - с точки зрения технологии настройки и ввода аналогичны стандартным операциям и, как правило, используются для выписки документа (кассовые, банковские, материальные), но без ввода проводок.

После выбора типа операции программа запрашивает раздел учета.

Это формальный параметр, который необходим для фильтрации данных в процессе формирования различного рода отчетов, в которых проводки требуется сгруппировать по «журналам», то есть участкам учета.

5.2. Ввод произвольной проводки

При вводе дебета и кредита произвольной проводки можно вводить их вручную или использовать справочник счетов учета (план счетов), выводимый на экран. Далее следует выбрать вид документа, которые должен быть сформирован после выполнения проводки, и должны быть заполнены поля: номер и дата документа.

Если по Дебету или Кредиту счета предусмотрена аналитика, то при вводе проводки будут запрошены значения соответствующих уровней аналитики в порядке настройки счетов (Пример: 7100 - 5001, Выдача денег в подотчет).

Далее программа предлагает ввести с клавиатуры сумму проводки и комментарий.

Если по какому-либо счету ведется валютный учет, программа запросит перед рублевой суммой вид валюты, курс и валютную сумму. При ведении количественного учета - количество и цену соответственно.

После ввода проводки программа автоматически предложит ввести следующую проводку.

Для завершения ввода необходимо нажать кнопку «Выход».

Возможен просмотр введенных в текущем сеансе проводок. Для этого используется опция «Введено» горизонтального меню. При этом на экран будет выведен журнал введенных проводок, где предусмотрена возможность их корректировки и удаления.

5.3. Ввод стандартной операции

В бухгалтерском учете обычным делом является необходимость ввода однотипных групп проводок, зачастую сопровождающихся выпиской и обработкой документов. При этом состав и последовательность проводок и документов всякий раз сохраняется, а переменными являются только вводимые значения параметров. Для эффективного решения рутинных задач такого типа применяются стандартные операции.

Стандартные операции характеризуются наличием определенного сценария операции, то есть последовательности записей, выполняемых при запуске операции.

В состав стандартной операции могут входить следующие типы записей:

1. Выписка документа. В этом случае программа запросит все необходимые данные, а затем сформирует указанный в настройке документ, который отображается на экране и (в зависимости от настройки) может быть направлен на печать.

2. Обработка документа. При этом открывается на редактирование ранее сформированный документ.

3. Проводка (проводки). Как правило, она выполняется после выписки или обработки документов. Выполнение практически всегда происходит автоматически, так как все параметры проводки заполняются данными из введенных ранее записей (документов).

Примечание: удобство использования стандартных операций в значительной степени проявляется при вводе проводок по документам, имеющим циклическую часть. В качестве примеров таких документов могут выступать счет на предоплату, счет-фактура и другие многострочные документы. В стандартной операции весь перечень перечисленного в документе товара вводить придется лишь один раз. Далее по перечню товаров организуется цикл и каждого элемента перечня выполняется следующая запись стандартной операции (выполнение проводки или формирование нового документа).

В стартовом комплекте программы ИНФИН уже заложены некоторые виды наиболее часто используемых операций (ОС, износ и НА; материалы; товары; касса и банк; поставщики и покупатели; подотчетные лица; дебиторы и кредиторы), а также существует инструментарий для их модификации и добавления новых стандартных операций.

Ввод стандартной операции выполняется в соответствии с набором записей, составляющих ее сценарий и сведется к выбору наименования операции из справочника и вводу недостающих данных в поля, не заполненные при настройке.

В качестве примера, рассмотрим стандартную операцию: Приход оптового товара. (рис.9)

Сценарий операции:

1. Проводка: Дт4101 (место хранения, товар) Кт6000 (поставщик) - Оприходован товар

2. Выписка документа: Приходный складской ордер

3. Проводка: Дт1903 Кт6000 - Выделен НДС

Общая схема ввода операции показана на.

После Выбора группы операции, ввода периода и выбора компании, раздела учета и вида операции (Оптовый товар):

1. система запрашивает реквизиты документа «Приходный ордер» и аналитику (поставщик, место хранения), а затем переходит в режим «Добавление» объектов аналитики (товаров) из справочников Групп товаров (справочники могут быть дополнены).

Дата добавления: 2014-01-15