Организация и проведение внутренних аудитов качества на соответствие стандартам ИСО

Аудит является частью контроля деятельности всех субъектов экономики, который представляет собой часть любого управления или общего менеджмента. О контроле как функции менеджмента мы уже говорили в предшествующем материале, но в более узком плане. Теперь рассмотрим контроль и его часть – аудит как взаимосвязанные элементы, которые соотносятся как часть и целое.

Известно контроль проникает во все сферы правоотношений и затрагивает интересы миллионов людей.

Контроль (контроллинг) включает в себя:

- текущий сбор информации;

- обработку информации;

- проверку отклонений в фактических показателей деятельности фирмы, предприятия, организации, от принятых нормативных или плановых.

Контроль и его часть – аудит являются элементом управления. Новый вид контроля, аудиторский возник в России в конце 80-х годов прошлого века.

Все услуги аудиторских организаций платные. Как правило, отношения аудитора и клиента оформляются договорами с оплатой услуг по договорным ценам. Результат аудиторской проверки оформляется в виде заключения.

Выделяют два вида аудита: внешний и внутрифирменный (внутренний).

Внутрифирменный аудит осуществляется внутри фирм аудиторской службой, функционирующей как на уровне центрального руководства фирмы, так и на уровне филиалов, дочерних компаний и т.п.

Внешний аудит выполняют специальные аудиторские фирмы по договору с государственными органами.

В развитых странах независимое аудиторство является ведущей формой контроля, в том числе контроля качества. Есть даже международные аудиторские фирмы. Так, международная ассоциация фирм дипломированных общественных бухгалтеров объединяет более 4,2 тыс. Аудиторских фирм функционирующих в 147 странах. При ООН создана Международная организация высших органов государственного контроля, как части контроля качества. Ранее в предыдущем материале речь уже шла о международных, национальных, региональных органах по контролю за качеством непосредственно.

Общая схема последовательности любой ревизии лежит в основе организации и проведения аудита качества.

Подготовка аудита включает, в связи с этим:

1. Выработка годовых и других перспективных планов аудита качества.

2. Выбор аудиторов и определение порядка работы с ними (договор, оплата, сроки, согласование непосредственных проверок, проведение собеседований и т.п.)

3. Непосредственное планирование аудита.

4. Документальное ознакомление с деятельностью контролируемого объекта (выработка контрольного перечня объектов и согласование нормативных параметров по ним и т.д.)

5. Составление программы проведения аудита.

6. Изучение законодательных нормативных актов, документов, согласование и подготовка средств измерения, их доставка и т.д..

7. Проведение аудита, которое включает:

- проведение организационных работ на месте аудита;

- организацию, систематизацию и подготовку материалов по аудиту;

- документальную, техническую и др. Фактические проверки.

В свою очередь систематизация и подготовка материалов аудита включает в себя:

- систематизацию материалов аудита;

- составление промежуточных актов аудита;

- составление разовых актов;

- составление приложений к актам;

- составление сводного акта аудита управления качеством.

8. Реализация материалов аудита, которая включает:

- мероприятия по устранению выявленных недостатков и нарушений (устранение недостатков в ходе аудита; издание приказов, указаний в сфере улучшения качества; обсуждение материалов аудита в коллективе проверяемого аудиторами предприятия, организации, в вышестоящих инстанциях и т.п. вплоть до передачи материалов аудита следственным и судебным органам;

- контроль над устранением недостатков и нарушений (получение информации об устранении нарушений; выезд аудиторов на место контроля; проверка устранения нарушений при проведении следующей аудиторской проверки).

Рассмотрим содержание и форму плана проведения внутреннего аудита (самооценки) систем менеджмента (СМК).

Эта форма включает: название, кто утверждает, таблицу СМК с наименованиями следующих колонок:

1.Период: год, месяцы.

2. Процессы СМК.

3. Проверяемые элементы ГОСТ Р, ИСО 9001 – 2001.

4. Поверяемые подразделения предприятия.

5. Руководитель проверок.

6. № Отчета

Следующим планирующим документом является форма рабочей программы проведения внутреннего аудита (самооценки) систем менеджмента качества (СМК). Ее содержание:

1. Название и кто утверждает.

2. Название подразделения, службы, отдела и т.д.

3. Цель и область проверки.

4. Сроки проведения проверки.

5. Состав группы аудиторов.

6. Данные о главном аудиторе (ФИО).

7. Данные о других аудиторах (ФИО).

8. Объекты проверки.

9. Требования конфиденциальности.

10. Подпись главного аудитора.

11. Таблица с колонками:

- №№ по порядку.

- процессы.

- проверяемые требования ГОСТ Р ИСО 9001 – 2001;

- проверяемые подразделения;

- дата проверки;

- аудитор.

12. Согласовано: подпись об этом руководителя Группы внутренних аудиторов СМК: подпись, дата.

В подразделение перед проведением внутреннего аудита (самооценки) отсылается форма уведомления о проведении внутреннего аудита (самооценки) СМК со следующим содержанием:

Руководителю …………..

Наименование подразделения, ФИО руководителя

УВЕДОМЛЕНИЕ

О проведении внутреннего аудита системы менеджмента качества

от ««……….. 200 г.

Настоящим уведомлением ставим ВАС в известность о проведении внутреннего аудита системы менеджмента качества в подчиненных ВАМ подразделениях согласно утвержденного Представителем руководства по СМК – Заместителем Генерального директора по качеству и технологиям Плану проведения внутренних аудиторов СМК.

Объектами проверок являются …………

Аудит (проверка) СМК будет выполняться в сроки ………..

Прошу ВАС обеспечить необходимые условия для выполнения проверки выделить ответственных лиц подразделения для сопровождения проверяющих

Представитель руководства …………………

по СМК подпись

Руководитель группы

внутренних аудиторов СМК …подпись…………

После проведения аудита готовится Отчет по аудиту по следующей форме:

Утверждаю

………………

Отчет №

По внутреннему аудиту (самооценке) СМК

Подразделение ……….

1. Цель и область аудита: оценка соответствия СМК Компании требованиям ……….

2. Основание аудита: плановый аудит СМК / внеплановый аудит СМК.

3. Время проведения аудита ………….

4. Состав группы аудиторов:

Главный аудитор ……………ФИО

Аудиторы …………… ФИО

5. Результаты аудита (выявленные замечания).

6. Рекомендации по устранению замечанию.

7. Адреса рассылки отчета: ………………..

Главный аудитор ……….. подпись, дата.

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель Группы

Внутренних аудиторов СМК ……………. Подпись, дата.

Результаты внутренней проверки в виде документированного «Обзора состояния менеджмента качества» оцениваются руководством предприятия.

Плановые проверки проводятся по годовому плану, который должен включать:

- проверяемые подразделения / процессы;

- важные элементы системы качества;

- временные интервалы проведения этапов проверки.

Проверки проводятся на основе контрольного перечня вопросов, подлежащих выяснению, ориентировочный состав которого следующий:

- проверяемое подразделение;

- аудиторы;

- сроки / местонахождение;

- плановый / внеплановый;

- цель проверки;

- проверяемые процессы;

- элементы системы качества;

- участники проверки;

-основные моменты проверки;

- цели подразделения / процесса; нормативные / законодательные требования; положительные результаты внедрения системы; необходимые изменения системы качества.

Рассмотрим теперь документальную основу проведения аудита качества на примере аудита систем качества, как наиболее сложного и масштабного аудита.

Семейство стандартов ИСО 9000: 2000 состоит из четырех стандартов:

1. ИСО 9000: 2000 – содержит положения и словарь терминов.

Рис. 14.3. Управление программой аудита

2. ИСО 9001: 2000 является базовым, включая в себя три действующих стандарта 9001, 9002, 9003.

3. ИСО 9004: 2000 шире, чем ИСО9001: 2000. Она распространяется на всю деятельность организации, в том числе и на экономическую сферу, содержащую руководящие указания по постоянному улучшению системы качества.

4. ИСО 19011 – руководящие указания по проверкам и аудитам. Этот стандарт и является документальной основой проведения аудитов в порядке, признанном всеми странами мира.

Стандарт ИСО 19011 состоит из 7 разделов, в которых описаны область применения, нормативные ссылки, принципы проведения аудита, управление программой аудита, деятельность в области аудита, компетентность аудиторов.

Организация, которая желает провести аудит, должна внедрить и поддерживать эффективную программу аудита. Цель программы аудита – планирование видов и количества аудиторов.

Высшее руководство организации обладает полномочиями по управлению программой аудита, управление которой предусматривает: определение целей, ответственности, обеспечение внедрения и др. Управление программой аудита иллюстрирует рис. 14.3. На этом рисунке приведен цикл РДСА (планирование – осуществление – проверка – проверка – действие) к управлению программой аудита.

Шестой раздел стандарта содержит рекомендации по управлению и проведению аудитов систем менеджмента качества и охраны окружающей среды. Основными этапами проведения аудита систем качества являются следующие.

1) ИНИЦИИРОВАНИЕ АУДИТА:

- назначение руководителя группы аудита;

- определение целей, области распространения и критериев;

- определение возможностей аудита;

- определение группы по аудиту;

- начальный контакт с проверяемыми организациями.

2) АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ:

- анализ соответствующих документов системы менеджмента, включая записи и определения их адекватности.

3) ПОДГОТОВКА К АУДИТУ «НА МЕСТЕ»:

- планирование аудита «на месте»;

- определение работы для группы по аудиту;

- подготовка рабочей документации

4) АУДИТ «НА МЕСТЕ»:

- проведение предварительного совещания;

- обмен информацией во время аудита;

- роль и ответственность;

- сбор и проверка данных;

- получение наблюдений аудита;

- подготовка заключительного совещания;

- заключительное совещание.

5) ПОДГОТОВКА, УТВЕРЖДЕНИЕ И РАССЫЛКА ОТЧЕТА ПО АУДИТУ:

- подготовка отчета по аудиту;

- утверждение и рассылка отчета;

- хранение документов.

6) ЗАВЕРШЕНИЕ АУДИТА:

- сохранение документов;

- подведение итогов.

Седьмой раздел стандарта ИСО 19011 описывает компетентность аудиторов. Чтобы стать аудитором, необходимо: обладать личными качествами, иметь необходимые знания и навыки.

Следующий стандарт ИСО 10011, является основой для проведения инспекционной проверки Системы Качества, а не продукта. Указанный стандарт рассматривает следующие Системы Качества:

1. Аудит для сертификации Системы Качества, который может быть:

- обязательным;

- проводимым по просьбе клиента;

- проводимым по требованию сертификационного агентства.

2. Внутренний аудит качества, проводимый руководством для выяснения состояния дел в компании.

3. Внешний аудит Системы Качества, проводимый у поставщика.

Задачами аудиторов являются:

- оценка Системы Качества компании;

- подтверждение, что Система Качества, действующая в организации, соответствует установленным требованиям;

- обеспечение (вместе с подразделениями компании) возможности улучшения Системы Качества.

Первоначально внутренний аудит системы качества проводится как для всей Системы Качества, так и для ее отдельных частей.

После исправления отмеченных проверкой недостатков осуществляется инспекционный контроль (перепроверка) всей Системы Качества чтобы убедится в том, как проведение изменения повлияли на производительность и эффективность всей Системы.

Все результаты внутренней инспекционной проверки должны быть документально оформлены. Эти результаты должны базироваться на объективных доказательствах и быть понятны руководству и коллективу.

Дата добавления: 2014-01-15