Вопрос. Общая структура БУИС

В организации структуры всех БУИС используется одинаковый подход. Все БУИС содержат однотипные группы объектов, используемых для хранения информации. К ним относятся:

1. План счетов;

2. Справочники;

3. Константы;

4. Операции и проводки;

5. Документы;

6. Журналы.

a. Журнал операций

b. Журнал документов

c. Журнал проводок

7. Отчеты

План счетов используется для хранения и использования основных бухгалтерских счетов на предприятии. План счетов является средством, позволяющим настраивать бухгалтерский учет на требования конкретного предприятия. БУИС могут работать с основным планом счетов и создавать собственный план счетов, отличающийся от основного. Основной план счетов, соответствует общепринятому плану, используемому на территории Российской федерации. Счета в плане счетов обладают рядом свойств - они могут быть валютными, содержать субсчета, иметь объекты аналитического учета и т.д. по некоторым счетам можно вести как количественный, так и суммовой учет. БУИС позволяют производить настройку каждого отдельного счета. При настройке планов счетов определяются возможности ведения бухгалтерского учета. Поскольку основным элементом плана счетов является счет, то при добавлении новых возможностей учета он приобретает новые свойства.

Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов.

Константы предназначены для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные.

Операции и проводки предназначены для отражения движений средств в бухгалтерском учете. Операция является полным отражением хозяйственной операции, произошедшей на предприятии, в бухгалтерском учете. Она может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции.

Документы. предназначены для отражения любых событий, происходящих на предприятии. Как правило, набор документов совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т.д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его “бумажный” эквивалент. Важным свойством документа является его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция будет принадлежать документу.

Журналы предназначены для просмотра документов, операций и проводок. Для просмотра списка всех бухгалтерских операций используется журнал операций. В нем каждая операция отображается одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание, сумму). Журнал проводок позволяет просмотреть существующие проводки операций в виде общего списка. Журнал документов позволяет просмотреть список документов разделенных по видам документов, или всех документов сразу. Основным элементом, хранящим все бухгалтерские операции, является журнал операций. В каждом пакете он может иметь свое название, но суть от этого не меняется.

Бухгалтерский учет можно вести используя только в журнале операций. Ведение операций в этом случае идет тремя способами:

1) ввод операции вручную;

2) ввод операции при заполнении документа,

3) ввод операции при использовании типовой операции.

Первый способ используется опытными бухгалтерами, в том случае, когда невозможно воспользоваться типовыми операциями или отсутствует документ, при заполнении которого автоматически формируются проводки. Второй способ – запись операции при заполнении документа. В этом случае вызывается документ, заполняются все необходимые реквизиты. При закрытии документа операция об его выписке записывается в журнал операции и в журнал документов заносится запись о выписанном документе. Если документ проводится, то формируются проводки, которые записываются в журнал проводок. Третий способ – формирование операций с использованием типовых операций. Типовые операции предназначены для предоставления пользователю возможности автоматизировать ввод часто повторяющихся операций. Для этого пользователь вводит шаблон типовой операции, в котором задает “сценарий” проводок. При вводе операции с использованием типовой операции, в настроенный шаблон типовой операции данные автоматически вносятся автоматически и распределяются по проводкам в соответствии с настроенным алгоритмом.. При необходимости запрашиваются недостающие значения операции (объекты аналитики, валюта, количество и другие) и рассчитываются суммы проводок по определенным в шаблоне формулам.

Формирование всех структурных составляющих ведется либо в начале работы при настройке бухгалтерского пакета, либо в процессе его эксплуатации.

На основании данных хранящихся в журналах, формируются все типы отчетов.

Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций

Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов.

Стандартные отчеты. Стандартные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как “Оборотно-сальдовая ведомость”, “Шахматка”, “Анализ счета”, “Карточка счета” и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциями. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами.

Специализированные отчеты. Создаются, обычно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентированы на конкретный раздел учета и специфическую настройку счетов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

Дата добавления: 2014-01-15