Прием и учет входящих СД

Вся поступающая СК в рабочее время принимается работниками РСП. В нерабочее время принимается дежурным организации, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов (ф 39)

Ф 39. Журнал учета пакетов

номер и дата реестра, количество листов в пакете	номера пакетов по порядку и гриф их секретности	номера документов указанные на пакете	расписка фельдегера за доставленную корреспонденцию, дата и время	расписка работника РСП в получении пакета, дата и время

Пакет не вскрывая передают в РСП под расписку. Работник РСП проверяет правильность адреса, целостность упаковки и оттисков печати в соответствии и наименованию отправителя, сверяет номера вложений указанные на пакете с номерами указанными в реестре (разносная книга). При обнаружении повреждений, пакет принимается с составлением акта. Один экземпляр пересылается подразделению фельд связи, другой остается в организации.

Работник, принявший СК расписывается в ее получении в реестре, указывается прописью количество принятых пакетов, заверяется печатью и штампом организации. После чего в ф 39 проставляется номер реестра. Все полученные пакеты под расписку отдаются руководителю РСП. Пакет вскрывается с 3-х сторон, что бы убедиться в полном изъятии документов. При вскрытии проверяется соответствие номеров вложенных в пакет документов, приложений к СД., (в сопроводительном письме, описи), номера экземпляров и количество листов всех документов.

При регистрации с пометкой «Лично» на пакете проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты.

При обнаружении расхождений регистрационных данных составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается руководителем РСП и работником, обнаружившим эти расхождения.

При ошибочно отправленных документах, документы переотправляются отправителю за номером отправителя. После вскрытия СД регистрируется в журнале или карточке входящих документов.

При наличии в пакете нескольких СД они регистрируются за отдельными номерами.

Регистрационный номер может быть дополнен буквами «С» или «СС».

При регистрации входящего СД на его первом листе ставится штамп с указанием наименования организации получившей документ.

Регистрационные номера, даты регистрации, количество листов и приложений СД поступивших на подпись из других организаций могут рассылаться адресатам за регистрационными номерами, которые присваиваются им по журналу учета документов полученных на подпись и для рассылки адресатам.

Секретные издания, сброшюрованные материалы, поступающие без сопроводительных писем регистрируются в пакетно-контрольном журнале и других учетных документах за теми же номерами, за которыми они были получены.

В случае если приложение не подлежит подшивке, то оно регистрируется в журнале инвертарного учета.

В журналах учета краткая опись записывается без содержания серетных сведений.

После регистрации СД передаются в РСП.

Работники РСП по окончании рабочего дня проверяют наличие СД в хранилищах и просматривают пакеты.

Глава: Секретное делопроизводство.

Дата добавления: 2014-01-20