Составление номенклатуры ОВ, ССД и СД, журналов, формирование, учет и хранение дел

Особенности работы с мобилизационными документами.

Секретные мобилизационные документы (МД) разрабатываются в порядке определенном правовыми актами по мобилизационной подготовке. К разработке привлекаются сотрудники, имеющие допуск к гос. тайне, список которых подписывается руководителем. Привлекать к разработке, размножению, учету МД необходимо только сотрудников, имеющих только сотрудников имеющих допуск к ним. (Для работников мобилизационного подразделения всегда выделяется изолированное помещение). Мобилизационному подразделению выделяется изолированное помещение, отвечающие требованиям, предъявляемым к РСП.

Доступ к помещениям мобилизационного подразделения (МП) имеют работники, непосредственно работающие с мобилизационными документам и их руководители.

(«Литер М» вы знаете, что он на МД стоит)

Требования по учету, распечатке и пересылке МД аналогичны секретным.

В целях правильного формирования дел, надежного хранения и быстрого поиска разрабатывается номенклатура дел (Форма 38).

Номенклатура дел разрабатывается исходя из задач, решаемых организация ее структурными подразделениями. В нее включаются дела с секретными документами, формируемые в секретном делопроизводстве, а также временно действующих подразделений, незаконченные дела прошлых лет и дела с секретными документами, поступившие из других организаций для продолжения их ведения.

Помимо дел с секретными документами, в номенклатуру вносится журнал учета журналов, картотек и законченных производством дел. Незаконченные производством дела прошлых лет вносятся в номенклатуру каждого года за тем же инвентарным номером.

Номенклатуру дел должна иметь организация, она открывается в начале года и закрывается в конце года. Разработка её производится в конце года на следующий и утверждается руководителем. Номенклатура регистрируется в журнале учета документов отпечатанных в машинописном бюро, а также в журнале учета подготовленных СД и в течении года хранится у руководителя РСП. Дополнительные тома (в деле 250 листов, толщина дела не более …) дел и журналов вносятся в номенклатуру по мере их заведения с указанием фамилии работника ответственного за их ведение. По окончании текущего года в конце номенклатуры производится запись о количестве заведенных дел постоянного и временного хранения.

Форма 38. Номенклатура ОВ ССД, СД и журналов.

(Наименование организации на … год)

Порядковый номер

Индекс подразделения

Наименование дела

Гриф секретности

Фамилия исполнителя, которому предоставлено право пользоваться делом

Номер тома

Дата заведения

Дата окончания

Количество листов

Срок хранения и статья по перечню

Отметка о движении, где хранится, фамилия ответственного за хранение

Отметка о движении, расписка и дата

Расписка лица, оформившего закрытые дела

Инвентарный номер по журналу в форме 28

Примечания

Дата добавления: 2014-01-20