Лекція на тему

Вступ.

ПЛАН ЛЕКЦІЇ

Роздатковий матеріал

Забезпечення заняття

МЕТА ЛЕКЦІЇ

Львів

Лекція

МНС України

Кафедра пожежної

автоматики та зв’язку

з дисципліни: "Інформаційне забезпечення діяльності пожежно-рятувальної служби"

на тему 3.1: "Організація роботи електронної пошти між підрозділами МНС"

(для 4-го курсу)

Навчальна мета:

Вивчити організацію роботи електронної пошти.

Виховна мета:

Виховувати прагнення оволодівати знаннями та відчуття відповідальності перед суспільством за отримані знання.

Розвиткова мета:

Розвиток вміння аналізувати досягнення НТП, бачити перспективи використання телекомунікаційних систем та інформаційних технологій в пожежно-рятувальних підрозділах

1. Наочні прилади плакати, слайди

3. Технічні засоби навчання мультимедійний проектор

4. Місце проведення заняття лекційний зал

1. Сутність електронного документообігу.
2. Система електронного документообігу МНС України.
3. Програмне забезпечення для організації роботи електронної пошти в МНС.

Література

1. Закон України від 24.06.2004 року № 1859-IV „Про правові засади цивільного захисту”.

2. Закон України від 22.05.2003 року № 851-IV „Про електронні документи та електронний документообіг”.

3. Закон України від 22.05.2003 року № 852-IV „Про електронний цифровий підпис”.

4. Постанова Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 р. № 680 “Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу”.

5. Постанова Кабінету Міністрів України від 13 липня 2004 р. № 903 “Про затвердження Порядку акредитації центру сертифікації ключів”.

6. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1452 “Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності”.

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”.

8. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1454 “Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації”.

9. Наказ Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи від 04.01.1998 року № 4 „Про затвердження інструкції з діловодства у МНС України”.

10. Наказ ГУДПО МВС України від 02 серпня 1999 року № 42 „Про роботу електронної поштової мережі ДПО МВС України”.

Терміни, що вживаються в цьому Положенні, мають значення:

адресат – підрозділ МНС України, якому адресується електронний документ;

дані - інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами;

обов'язковий реквізит електронного документа - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили;

автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

суб'єкти електронного документообігу - автор, підписувач та адресат, які набувають передбачених законодавством прав і обов'язків у процесі електронного документообігу;

автоматизоване діловодство - діловодство з застосуванням програмного забезпечення, що автоматизує облік, контроль та інші операції;

автоматизований документообіг - документообіг паперових документів, у якому операції, що не вимагають власноручного підпису, виконуються за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення;

автоматизоване робоче місце (АРМ) - робоче місце виконавця, оснащене засобами обчислювальної техніки і програмним забезпеченням, що відповідає виконуваним функціям;

вихідний документ - документ, що відправляється. Офіційний документ, що відправляється з підрозділу;

внутрішній документ - офіційний документ, що не виходить за межі підрозділу, що його підготовив;

вхідний документ - документ, що надійшов в підрозділ;

інтернет - глобальна (всесвітня) множина незалежних комп'ютерних мереж, з'єднаних між собою для обміну інформацією по стандартних відкритих протоколах;

інтранет - внутрішньо корпоративна мережа, що використовує стандарти, технології і програмне забезпечення Інтернету. Інтранет може бути ізольований від зовнішніх користувачів або функціонувати як автономна мережа, що не має доступу ззовні;

реєстраційний номер документа - цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документу при його реєстрації;

програмне забезпечення (ПЗ) - загальне поняття, що описує програми для комп'ютерів на відміну від їхніх апаратних складових;

офіційний документ - документ, створений юридичною чи фізичною особою, оформлений і засвідчений у встановленому порядку;

сервер - програма, що надає деякі послуги іншим програмам (клієнтам). Зв'язок між клієнтом і сервером зазвичай здійснюється за допомогою передачі повідомлень, часто по мережі, і використовує певний протокол для кодування запитів клієнта і відповідей сервера. Комп'ютер, що надає деякі послуги іншим комп'ютерам, підключеним до нього через мережу;

абонент – підрозділ, підпорядкований центральному чи територіальному підрозділу МНС України і зареєстрованим на поштовому сервері;

центральний поштовий сервер – комп’ютер з встановленим на ньому програмним забезпеченням поштового сервера, територіально розташований в МНС України;

територіальний поштовий сервер – комп’ютер з встановленим на ньому програмним забезпеченням поштового сервера, розташований в територіальному підрозділі МНС України;

абонентське місце - комп’ютер з встановленим на ньому програмним забезпеченням автоматизованого робочого місця абонент, розташований в територіальному чи місцевому підрозділі МНС України;

СУБД - система управління базами даних. Додаток, що забезпечує створення, збереження, оновлення і пошук інформації в базах даних.

На сучасному етапі функціонування розгалуженої структури підрозділів МНС України її існування вкрай важко уявити без повноцінної та надійної системи документообігу. Які б зусилля не прикладались стосовно зменшення об’єму інформації, що обертається на усіх рівнях – повністю відмовитись від цього інформаційного потоку неможливо.

В період інтенсивного розвитку інформаційних комп’ютерних технологій електронний документообіг став чи не одним з основних видів передачі інформації. Це перш за все привело до зменшення використання звичної всім нам пошти, телеграфного та телетайпного зв’язку. Якщо два останні ще якось використовуються – лише для забезпечення документального зв’язку між МНС та його структурними підрозділами в обласних центрах та АР Крим, то поштове листування використовується лише в окремих випадках та в основному для зв’язку з сторонніми організаціями, закладами та підприємствами, які не входять до системи та не можуть бути абонентами електронної поштової мережі МНС.

1. Сутність електронного документообігу

Основною перевагою електронного документообігу є його швидкість та простота в експлуатації. Сьогодні важко уявити собі ситуацію, коли документи готуються на друкарських машинках (хоча за певних обставин, у відповідності з вимогами існуючих керівних документів, це єдиний варіант для їх підготовки). В більшості випадків кожний підготовлений документ має свою електронну копію, яку не прикладаючи великих зусиль у найкоротші терміни можна довести до підпорядкованих чи передати до центральних підрозділів системи МНС.

Надійне функціонування системи електронного документообігу в цілому можливе при наявності відповідного технічного та програмного забезпечення з відповідними вимогами до них. Технічне забезпечення включає в себе:

- комп’ютерне обладнання;

- обладнання по забезпеченню безперебійної роботи поштового сервера;

- канали зв’язку, які будуть використовуватись поштовими абонентами для зв’язку з сервером (основні та резервні);

Програмне забезпечення повинно:

- надавати можливість абонентам одночасно проводити сеанси зв’язку з сервером;

- забезпечувати стовідсоткову гарантію отримання документів адресатом (адресатами), а при необхідності надавати офіційне підтвердження цього адресанту;

- для забезпечення надійного адміністрування обслуговуючим персоналом відображати статистику роботи по різноманітним параметрам;

- надавати абонентам можливість перегляду архівної інформації та доступу до неї;

- з метою запобігання попаданні інформації у сторонні «руки» передавати її у закодованому вигляді.

На даний час для забезпечення електронного документообігу в підрозділах системи МНС використовуються програмні забезпечення “FireCom”, “Astra++”, які довгий час використовувалось в державній пожежній охороні, та деякі інші для роботи з стандартними POP3 та SMTP серверами.

Основними недоліками двох перших є по-перше обмежена кількість абонентів, що можуть одночасно проводити сеанси зв’язку з поштовим сервером, а по-друге – значні, на сьогоднішній день, для більшості підрозділів фінансові витрати пов’язані з оплатою тарифів за використання міжміського телефонного зв’язку (до 300 грн. в місяць при середній вартості 1 хв. - 37 коп), по-третє – відсутність резервних каналів зв’язку, які б надавали можливість зв’язку з центральним поштовим сервером при повній або частковій неможливості використання основного каналу. Останній недолік, окрім всього, ще й пов'язаний з недоліками в самому програмному забезпеченні, яке призводить до частих збоїв в роботі, некоректної «докачки» файлів після таких збоїв.

Недоліками ж останніх програм є:

- відсутність будь-яких статистичних даних, які б відображали їх роботу;

- неможливість зручного відслідковування отримання файлів адресатами;

- відсутність єдиного архіву переданих-прийнятих файлів, внаслідок чого ускладнюється пошук необхідних документів;

- надсилання файлів відбувається не безпосередньо, а лише з «приєднанням» їх до основного листа, що унеможливлює (без використання додаткового програмного забезпечення) автоматичну обробку файлів;

Можна визначити декілька напрямків, позитивне вирішення в тій чи іншій мірі кожного з яких дасть змогу якісно вплинути на ефективність використання системи електронного документообігу в органах та підрозділах МНС. Такими напрямками є:

1-й напрямок: – зменшення фінансових витрат на функціонування системи в цілому;

2-й напрямок: – зняття обмеження з кількості одночасних сеансів абонентів з центральним поштовим сервером;

3-й напрямок: – підвищення швидкості обміну інформацією;

4-й напрямок: – створення ефективної, наглядної та зручної в експлуатації системи протоколювання роботи програмного забезпечення;

Для позитивного вирішення кожного з цих напрямків необхідно:

По 1-му напрямку. Вартість використання однієї хвилини міжміського телефонного зв’язку постійно зростає. І навпаки - вартість використання послуг Internet постійно здешевлюється. Різниця в цінах може відрізнятись в 5-10 раз.

Категорично відмовлятись від використання традиційного каналу зв’язку (міжміського телефонного зв’язку) не слід. (Його слід використовувати як резервний канал зв’язку на випадок повної або тимчасової неможливості використання основного каналу, а також тим підрозділам, які знаходяться з центральним поштовим сервером в межах однієї територіальної одиниці, тобто для зв’язку яким непотрібно використання міжміського зв’язку. Наприклад: підрозділи обласного центру м. Львова для зв’язку з своїм регіональним поштовим сервером, який знаходиться в ГУ МНС України у Львівській області, можуть безкоштовно використовувати міський телефонний зв'язок в межах м. Львова. Їм відповідно зовсім не доцільно для цього використовувати мережу Internet.)

Ще однією можливістю для зменшення фінансових витрат є створення такої структури, яка б дозволяла тим абонентам, які знаходяться в одній області, для зв’язку з центральним поштовим сервером кожному з них використовувати мережу Internet або міжміський телефонний зв’язок. (Наприклад: ГУ МНС України у Львівській області та Львівський інститут пожежної безпеки є абонентами центрального поштового сервера в МНС України і кожний оплачує витрати на зв'язок з поштовим сервером окремо. У такому випадку доцільніше б було надати можливість Львівському інституту пожежної безпеки зв’язуватись з поштовим сервером через ГУ МНС України у Львівській області не використовуючи для цього ні Internet ні міжміський телефонний зв’язок.)

По 2-му напрямку. Для забезпечення можливості одночасного зв’язку з центральним поштовим сервером великої кількості абонентів – слід використовувати можливості широко поширеного протоколу TCP/IP, який надає можливість створення як локальних комп’ютерних мереж так і глобальних. На цьому протоколі основується і глобальна комп’ютерна мережа Internet. Доступ до центрального поштового сервера повинен здійснюватись з трьох напрямків:

- від абонентів, які постійно знаходяться в локальній комп’ютерній мережі (структурні підрозділи апаратів);

- через мережу Internet (підпорядковані підрозділи);

- через телефонні канали зв’язку (підпорядковані підрозділи).

Труднощів для надання одночасного доступу абонентам, які знаходяться в локальній мережі апарату управління практично не виникає.

Для збільшення пропускної здатності через мережу Internet необхідно використовувати канали зв’язку з швидкістю понад 128 кбіт/с. Для цього повинні складатись угоди з фірмами провайдерами про надання послуг доступу на швидкостях не менше 128 кбіт./сек. Фінансові витрати на оплату по таких договорах легко покриваються коштами, що економляться на 1-му етапі.

Для забезпечення надійного доступу по телефонним каналам (резервний канал) необхідно 1 – 2 телефонні лінії.

По 3-му напрямку. Вирішення проблем які виникають по цьому напрямку з однієї сторони можна за рахунок удосконалення роботи програмного забезпечення, використання «докачки» файлів. З другої сторони слід звернути увагу на велику кількість інформації, яка передається паралельно з основними документами.

Наприклад, одна чиста сторінка документу створеного за допомогою текстового редактору Microsoft Word складає в середньому 20 кілобайт, а одна сторінка з текстом листа 22-25 кілобайт. Причому дуже часто спостерігається (особливо при регулярній передачі звітної інформації) зростання об’єму файлів з 25 до 100 та більше кілобайт за рахунок знову ж таки накопичування в файлі службової інформації.

З метою зменшення об’єму інформації що передається можна запропонувати використання типових документів (лист, рапорт, інформаційний листи), які б були інтегровані в програмне забезпечення і дозволили б не передавати службової інформації а лише корисну. Використовуючи типові шаблони документів можна також організувати автоматичне роздруковування інформації яка надходить до абонента (по принципу телетайпу).

По 4-му напрямку. Для ефективного та наглядного функціонування системи електронного документообігу доцільно передбачити зручну та просту в експлуатації систему відображення її роботи. Перш за все абоненти повинні мати доступ до інформації про отримання (чи не отримання) інформації адресатом. Наприклад: при одночасній відправці багатьом підпорядкованим підрозділами пошти особа, яка відправляє її, повинна мати доступ до інформації про хід одержання пошти всіма абонентами яким вона надсилається з відображенням дати та часу її отримання. Також всім абонентам необхідно забезпечити швидкий пошук пошти, яка відправлялась абонентам або надходила від них.

Документообіг - діяльності органу МНС

З документами — незалежно від їхнього змісту — необхідно виконувати деякі загальні операції: приймати і відправляти, реєструвати, передавати за призначенням, контролювати хід їхнього виконання, давати довідки по документах. В підрозділах МНС традиційно склалися певні правила організації цієї роботи, які й визначаються відповідним наказом.

Документ, що надійшов ззовні, спочатку повинен бути зареєстрований. Це означає, що йому присвоюється унікальний реєстраційний номер, що заноситься до журналу або картотеки разом з інформацією про документ.

Після цього документ починає рух по підрозділу. Практично на будь-якому етапі руху документ може бути через непотрібність списаний у справу, що відповідним чином реєструє діловод. Після списання документ, якщо це передбачено інструкцією з діловодства, передається на архівне зберігання або знищується відповідно до прийнятих правил архівного збереження.

На початку руху документ потрапляє до посадових осіб, зазвичай керівників, які визначають, хто, що і у який термін повинен зробити по даному документу — «виносять» резолюції. Ці резолюції деталізуються доти, поки документ не потрапляє до виконавців.

Виконавці, у міру виконання резолюцій по документу, повертають його разом із звітами керівникам — авторам резолюцій, які повинні оцінити результати виконання і прийняти рішення про подальшу долю документа. По завершенні роботи над документом він списується у справу.

Як правило, у результаті виконання резолюції виконавцем створюється внутрішній або вихідний документ. Однак в окремих випадках під виконанням резолюції можуть матися на увазі активні дії службовців. Наприклад — організація службового розслідування «за фактом дисциплінарного порушення» та інші заходи. Звіт про такий захід є внутрішнім документом, який реєструється діловодом.

Створення документу — досить складний і трудомісткий процес. Навіть формування великої кількості простих типових документів (рапорти, звіти тощо) дуже часто може забирати досить багато часу.

Документ, який створений в підрозділі, також реєструється. При цьому, якщо документ призначений для внутрішнього використання, він реєструється як внутрішній, а для відправлення в іншу організацію або іншій особі — як вихідний. Склад реквізитів у внутрішніх і у вихідних документів, які реєструються, як правило, однаковий.

Зазвичай реєстрація внутрішнього або вихідного документа здійснюється вже після його затвердження, і задачею діловодства є його доведення до уваги всіх уповноважених посадових осіб, у тому числі і службовців інших органів влади.

Електронний документообіг

Електронний документообіг — високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в підрозділах МНС, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою.

Основи побудови електронного документообігу

Електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органів і підрозділів МНС. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки, заторкнувши майже всі основні сторони діяльності, впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності підрозділу. Причому збої в роботі виникнуть не тільки в органі влади, який автоматизується, але і як наслідок — у нижчестоящих. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх органів, яких це торкається, до якісно нових технологій.

Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

• засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному програмному забезпеченню документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників, які працюють з документами;

• засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

• автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

• психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

• служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Завжди варто пам'ятати, що при розгортанні електронного документообігу всі службовці, які по тих чи інших причинах не мають постійного доступу до електронних документів за допомогою використовуваних засобів обчислювальної техніки, фактично перестають брати будь-яку участь у роботі підрозділу. Всі працівники, до яких документи будуть доходити в неелектронному вигляді, зможуть з ними лише ознайомитися. Будь-яка участь у роботі над документами, навіть просте візування чи обговорення, автоматично буде вимагати наявності персонального засобу обчислювальної техніки, що має доступ до системи.

З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів і поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну.

Повного переводу прийому вхідних і розсилання вихідних документів на безпаперову технологію не потрібно.

Системи електронного документообігу

Як вже йшлося вище, електронний документообіг — це сукупність нових технологій роботи з документами. Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

• технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;

• електронний аналог власноручного підпису;

• засоби передачі даних;

• засоби збереження електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічно доповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці працівників при роботі з документами.

Електронний документообіг дозволяє створити в органі влади єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій російського діловодства.

Основа подібної інтеграції — надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу. Всі оброблювані документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації при підготовці матеріалів.

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу є досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.

Системою діловодства обробляються документи, які зберігаються в єдиному сховищі документів підрозділу. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади.

Технологію електронного документообігу підтримують наступні функціональні можливості системи:

• реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через Інтернет портал вхідних документів, у тому числі таких, що мають електронний цифровий підпис і криптозахист;

• сканування і розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої OCR-технології;

• прикріплення до реєстраційної картки електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

• розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;

• надання кожній посадовій особі — учаснику діловодного процесу — свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи тільки до документів, що відноситься до її компетенції;

• розсилання електронних документів і доручень по них по мережі (по кабінетах посадових осіб);

• забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

• повнотекстовий і атрибутивний пошук електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;

• відправлення електронною поштою або публікація на Інтернет порталі територіального органу електронних вихідних документів (з використанням будь-якої електронної пошти), захищених електронним цифровим підписом і шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;

• формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи;

• архівне збереження електронних документів, справ органу влади.

При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами документу більша частина реквізитів реєстраційної картки формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до реєстраційної картки. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має електронний цифровий підпис і криптозахист.

Якщо вхідний документ надходить у паперовому вигляді, із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після одержання його електронного образу — повернення в систему діловодства з одночасним прикріпленням документа до реєстраційної картки. Користувач системи, що здійснив прикріплення файлу документа, встановлює права доступу до файлу на рівні грифа таємності, а також захист (скасування захисту) від редагування.

Після реєстрації реєстраційної картки із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до реєстраційної картки.

Висновок. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.

2. системА електронного документообігу
МНС України

Загальна характеристика

На сьогоднішній день можна сміло сказати, єдиної системи електронного документообігу в органах та підрозділах МНС України не існує. В останній рік-два, після реорганізації, для цих цілей стала використовуватись всесвітня мережа Internet.

Система електронного документообігу в органах та підрозділах МНС України є трьохрівневою. Перший рівень включає - апарат міністерства та його структурні підрозділи, до другого рівня можна віднести ГУ(У) МНС України в областях, містах Києві та Севастополі, всі навчальні заклади міністерства та інші підрозділи, які безпосередньо підпорядковуються міністерству. Третій рівень - це безпосередньо ті підрозділи на місцях, які підпорядковуються підрозділам віднесеним до другого рівня.

Для організації електронного документообігу використовується ряд програмних продуктів: Astra++, Firecom та інші. Окремо зупинимось на деяких з них.

Astra++ в основному використовується для організації електронного документообігу між територіальними та місцевими органами МНС України, тобто між ГУ(У) МНС України в областях та підпорядкованими їм підрозділами. Вона дозволяє обмінюватись електронними документами структурним підрозділам ГУ(У) МНС України в областях з підпорядкованими їм підрозділами, вести статистику роботи, журнали вхідної та вихідної пошти. Дане програмне забезпечення найкраще проявило себе на персональних комп’ютерах з операційною системою MS-DOC, для якої й було створено.

Firecom – програмне забезпечення, яке було розроблено в УДПО УМВС України в Кіровоградській області працівниками АСУ в 2002 році. Воно практично повністю аналогічне за побудовою до Astra++ за тією лише відмінністю, що може використовуватись на персональних комп’ютерах з операційною системою Windows не нижче 95 версії. Можливості цього програмного забезпечення практично такі ж самі. З кращої сторони слід відмітити позитивні зміни в зовнішньому інтерфейсі програми, який став приємнішим для сприйняття та набагато зручнішим для роботи. Менше часу приходиться витрачати для навчання працівників роботи з ним. Набагато краще ведеться статистика роботи. Проте, незручним є його використання структурними підрозділами апаратів управлінь.

Останнім часом для організації електронного документообігу широко стала використовуватись всесвітня мережа Internet та традиційне програмне забезпечення що поставляється разом з операційною системою Windows, а саме: Outlook Express, Microsoft Outlook, TheBat! та інші. Використання даного програмного забезпечення а також загальнодоступних протоколів прийому і передачі пошти - POP3 і SMTP абсолютно стирає будь які рівні в організації документообігу. В зв’язку з цим електронними документами може обмінюватись будь-хто з будь-ким. Основною умовою є знання правильної поштової адреси адресата.

Ще одним каналом обміну електронного документообігу є телетайпний зв'язок. Він використовується з давніх часів і був колись єдиним способом передачі електронних документів на відстань. Використовується він і зараз але в дуже рідких випадках. Телетайпним зв’язком забезпечені в основному підрозділи першого та другого рівнів (раніше через РВ міліції).

Недоліки існуючих систем

Всі системи електронного документообігу що на сьогоднішній день використовуються в системі МНС, які були перелічені в попередньому розділі, мають як загальні та окремі недоліки.

Перш за все ці недоліки можна поділити на дві групи: експлуатаційні та фінансові.

Розглянемо спочатку експлуатаційні недоліки які є характерними для даних систем, по кожному з вищенаведених програмних забезпечень.

1. Astra++. Головним недоліком даного програмного забезпечення є неможливість працювати нормально з сучасними форматами файлів (текстовими редакторами) тому що дане програмне забезпечення часто встановлюється в підрозділах де немає сучасних персональних комп’ютерів і які підтримують лише операційну систему MS-DOS.

Зовнішній інтерфейс програми не дає користувачу ясно та чітко зрозуміти як працювати з нею. Особливо важко навчити користувача зрозуміти як правильно на ньому працювати. Використовувати безпосередньо дане програмне забезпечення для набору тексту та його відправки адресатам ще складніше. Дуже незручно ще й тому, що необхідно постійно звертати увагу на розкладку клавіатури при наборі тексту, а переключення з однієї розкладки на іншу в багатьох персональних комп’ютерах відбувається часто по різному.

При встановленні даного програмного забезпечення на персональні комп’ютери з операційною системою Windows часто виникають проблеми з встановленням модемів, їх настройкою для нормальної роботи та інше. Неправильна настройка модему не дозволяє здійснювати з’єднання на максимально-можливій швидкості. Зв'язок між модемами часто розривається.

Також, одним з недоліків є те, що дане програмне забезпечення не дозволяє працівникам відділів та відділень апарату територіального органу обмінюватись електронними документами безпосередньо з підпорядкованими підрозділами. Вся інформація що передається підпорядкованим абонентам може розкладатись для них лише на програмному забезпеченні центрального поштового сервера.

Відсутній і контроль за отриманням документів абонентами електронної поштової мережі, тим більше контроль з боку тих осіб, які безпосередньо готували та направляли документи підпорядкованим підрозділам.

При надсиланні пошти абонент не отримує підтвердження про її успішну доставку.

2. Firecom. Дане програмне забезпечення розроблене для операційної системи Windows. Це й є основною перевагою даного програмного забезпечення перед попереднім. Встановлення цього програмного забезпечення взамін Astra++ перш за все спонукає керівництво підрозділу до заміни морально застарілих персональних комп’ютерів на нові та на сучасні. Саме таким чином у 2000 році ще тоді в УДПО УМВС України в Львівській області у всіх підпорядкованих підрозділах було поступово замінено старі персональні комп’ютери на нові та здійснено перехід на використання саме цього програмного забезпечення. З перших моментів експлуатації даного програмного забезпечення воно викликало лише позитивні відгуки про себе. Його інтерфейс значно полегшував експлуатацію програми, процес навчання не викликав труднощів.

Саме в цей час в підрозділах державної пожежної охорони швидкими темпами став оновлюватись парк комп’ютерної техніки. Старі персональні комп’ютери замінювались на нові та модернізувались. На нові персональні комп’ютери покладались нові та більш складні задачі. Персональний комп’ютер став доступним кожному бажаючому працівнику.

Все це призвело до того що з повсякденної діяльності було витіснено традиційну пошту. Електронні поштові повідомлення стали доходити до адресатів набагато швидше ніж колись. З цього моменту почав зростати електронний документообіг між всіма підрозділами.

Для оперативного збору інформації з підпорядкованих підрозділів стало використовуватись спеціалізоване програмне забезпечення. ГУДПО МВС України, ДДПБ МНС України а тепер саме МНС України з використанням електронної пошти почали збір оперативної інформації про діяльність підпорядкованих їм підрозділів. В територіальних підрозділах стало актуальним питання оперативного отримання зведень від підпорядкованих підрозділів, їх обробці, узагальнення та передачі до вищестоящого органу. Тут і виявляється ще один дуже суттєвий недолік в даному програмному забезпеченні – його пропускна здатність. В ДДПБ МНС України для оперативного обслуговування абонентів на центральному поштовому сервері було задіяно 3-х канальний телефонний номер. В територіальних підрозділах в більшості випадків використовувався лише один телефонний номер (в окремих випадках два), що в свою чергу не давало можливості вчасно отримувати та обробляти інформацію що надходили з підпорядкованих підрозділів.

Але фактично 2-3 телефонних номери можна б було використовувати для підключення до них модемів для розширення пропускної здатності центрального поштового сервера. Збільшувати ж кількість вхідних ліній на одному персональному комп’ютері було важко та недоцільно, так як він стандартно комплектується двома COM - портами до яких підключають зовнішні модеми. Додатково можна б було ще використовувати один-два внутрішні модеми, але вони не завжди можуть добре працювати так як в своїй роботі використовують ресурси центрального процесора. Одночасна загрузка трьох-чотирьох модемів сильно б ускладнила роботу всього встановленого на персональному комп’ютері програмного забезпечення, обробка вхідної інформації сповільнюватиметься, якість зв’язку погіршуватиметься та інше.

Зважаючи на все вищесказане питання пропускної здатності залишається актуальним, адже кількість одночасних підключень до центрального поштового сервера залишається постійною – максимум – 3 або 4 і не більше цього.

Ще одним дуже важливим і водночас самим банальним недоліком в даному програмному забезпеченні є помилки що виникають під час роботи програми та в самому протоколі передачі інформації від клієнта до сервера та навпаки. Ці помилки були допущені саме під час написання програми її авторами. Виправляти ці помилки ніхто не став і це негативно відображається на роботі програми в цілому.

Зважаючи на всі ці недоліки двох попередніх систем на сьогоднішній час широко стали використовуватись можливості які надаються всесвітньої мережею Internet. Перш за все використання Internet для організації електронного документообігу спостерігається між структурними апаратами центрального апарату МНС України та підпорядкованими їм територіальними підрозділами. Це стало можливим перш за все за рахунок того, що працівники саме цих підрозділів більш обізнані в питаннях організації передачі інформації через Internet та саме ці підрозділи мають підключення до провайдерів мережі Internet.

З використанням мережі Internet питання пропускної здатності фактично відпало.

Але на даний час використання можливостей організації системи електронного документообігу через всесвітню мережу Internet можна вважати спонтанним, нічим не регламентованим. Це в свою чергу призводить до того, що виникає ряд нових проблем, які заважають нормальному функціонуванню системи в цілому.

Розглянемо кожну з цих проблем більш детальніше.

1. Першочерговою проблемою можна вважати проблему пов’язану з необхідністю підтвердження про отримання електронного документу адресатом. Саме тому в багатьох листах, які таким чином передаються адресатам, часто можна зустріти такі слова: „При отриманні негайно зателефонувати за телефоном 8(044)1234567”, „про час отримання повідомити за тел. …” і т.д. і т.п.

Аналізуючи вищесказане можна замітити, що постійно необхідно використовуючи міжміський зв'язок для надання підтвердження про отримання файлу. Добре, якщо файл отримано в робочий час, дійсно можна додзвонитись та повідомити про отримання і то лише за умови що до телефону підійде саме та особа, яка цей документ направляла. Якщо це буде інший то він може бути і не в курсі того хто, куди та що направляв. Приходиться ще раз телефонувати. Коли уявити собі, що файл отримано в неробочий час і спроби додзвонитись по вказаному номеру не виходять, та на наступний робочий день, після того як цей файл зареєстрований в канцелярії у вхідних документах, рідко хто згадає про необхідність зателефонувати та повідомити про дату та час його отримання.

2. Наступною проблемою є непостійність електронних адрес. Часто адреси можуть змінюватись. Це може бути як з ініціативи підрозділу так і з ініціативи провайдера, що надає послуги доступу до всесвітньої мережі Internet. При зміні адреси виникає гостра необхідність повідомити про цей факт всіх потенційних своїх адресантів. Інколи це робиться вчасно, інколи ні, а інколи останні не роблять вчасно зміни в своїх довідниках і відповідно не знають про зміни адрес своїх адресатів. Затримки викликані зміненням адрес, а точніше з повідомленнями про їх зміни, можуть призводити до втрати певної кількості кореспонденції.

3. Третьою важливою проблемою є проблема загальнодоступності. У зв’язку з тим, що для організації електронного документообігу через всесвітню мережу Internet використовуються стандартні протоколи передачі та прийому інформації – POP3 та SMTP і відповідно використовується стандартне програмне забезпечення то гостро постає питання так званого „Спаму”. Достатньо одному абоненту „засвітити” свою електронну адресу як під вплив „Спаму” можуть попасти всі абоненти центрального поштового сервера. Це в свою чергу знову впливає на оперативність взаємодії підрозділів та фінансову сторону організації такої системи.

4. Використання стандартного програмного забезпечення для організації електронного документообігу через всесвітню мережу Internet практично повністю унеможливлює використання розробленого спеціалізованого програмного забезпечення для оперативного автоматичного збору та обробки інформації від підпорядкованих підрозділів. Для цього необхідно щоб працівник вручну опрацьовував файли що надходять та передавав їх для подальшої обробки цьому спеціалізованому програмному забезпеченню.

5. При використанні такої системи електронного документообігу практично відсутні засоби зберігання архівних файлів, їх послідуючого пошуку та надання доступу до них. Вся робота по формуванню такого архіву повністю лягає на працівника, який відповідає за прийом та відправку пошти. Пошук необхідних документів при цьому значно ускладнюється.

6. По одній і тій ж адресі отримувати пошту можна на різних персональних комп’ютерах різними способами. Переважно це робиться з метою, коли один працівник відсутній – другий міг би з свого персонального комп’ютера отримувати пошту, роздруковувати її та передавати в канцелярію для подальшої реєстрації. Звісно, в такій ситуації, траплятимуться випадки коли вони одночасно отримають пошту та спробують її зареєструвати в канцелярії. Також будуть мати місце і випадки, коли ніхто не прийме файл (один понадіється на одного).

7. Відсутність резервного каналу зв’язку ставить під загрозу безперервну роботу системи в цілому. Адже при тимчасових труднощах з доступом до всесвітньої мережі Internet підрозділ не буде мати доступу до центрального поштового сервера. Ще гірше, якщо подібна ситуація станеться в центральному апараті чи регіональному управлінні. В цьому випадку робота системи буде паралізована повністю.

Телетайпний зв'язок. Основний недолік - незручність підготовки та передачі інформації. Обробка вихідної кореспонденції вимагає значного часу. Доцільним є можливість передачі та отримання лише коротких текстових повідомлень.

Загалом, в усіх вище перерахованих програмних забезпеченнях та системах відсутня можливість дублювання реєстраційних даних документу що направляється безпосередньо в тілі самого документу.

Основними недоліками з фінансової точки зору практично всіх перелічених вище систем електронного документообігу є їх велика вартість експлуатації. Перш за все вартість каналів зв’язку, що використовуються для передачі інформації.

Великі об’єми інформації, що передаються, недоліки в організації протоколів прийому передачі файлів, помилки допущені програмістами та непрофесіоналізм працівників, що готують електронні документи для передачі призводить до того, що оплата за використання міжміських телефонних каналів катастрофічно збільшується.

Висновок: використання каналів доступу до всесвітньої мережі Internet значно здешевлює експлуатацію систем електронного документообігу. Але без підготовки працівників з точки зору правильного оформлення електронних документів для передачі також не обійтись.

Визначення організаційної структури

Зважаючи на організаційну структуру МНС України задекларовану в Законі України „Про правові засади цивільного захисту” можна запропонувати не змінювати й організаційну структуру єдиної системи електронного документообігу органів та підрозділів МНС України. Це означатиме в першу чергу те, що обмін електронною кореспонденцією доцільно організовувати лише між органом управління та підпорядкованими йому підрозділами.

Так як в законі чітко прописано ієрархічну структуру органів та підрозділів МНС України, то можна запропонувати дворівневу організаційну структуру єдиної системи електронного документообігу.

Перший рівень такої системи повинен включати безпосередньо структурні підрозділи спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади з питань цивільного захисту та територіальні органи та підрозділи державного нагляду у сфері цивільного захисту Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя що підпорядковуються урядовому органу державного нагляду у сфері цивільного захисту у складі спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади з питань цивільного захисту.

Другий рівень відповідно включатиме безпосередньо структурні підрозділи територіального органу державного нагляду у сфері цивільного захисту Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя та місцеві органи державного нагляду у сфері цивільного захисту районів, міст та районів у містах що підпорядковуються територіальним органам державного нагляду у сфері цивільного захисту.

Схема єдиної системи електронного документообігу представлена на рис. 1.

Рис. 1. Структурна схема єдиної системи електронного документообігу підрозділів МНС України

Схема організації зв’язку між абонентами центрального поштового сервера представлена на рис. 2.

Рис. 2. Схема організації зв’язку між абонентами центрального поштового сервера

1. ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ В МНС.

ЗАСТАВКА ПРОГРАМИ З ПАРОЛЬНИМ ВХОДОМ

ЗОВНІШНІЙ ВИГЛЯД ГОЛОВНОГО ВІКНА ПОШТОВОГО СЕРВЕРА ПІД ЧАС ОБСЛУГОВУВАННЯ ОДНОЧАСНО ДВОХ АБОНЕНТІВ

ГОЛОВНЕ РОБОЧЕ ВІКНО КЛІЄНТСЬКОЇ ЧАСТИНИ ПІСЛЯ ПРОВЕДЕНОГО СЕАНСУ ЗВ’ЯЗКУ

ДІАЛОГОВЕ ВІКНО ДЛЯ РОЗКЛАДКИ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ АБОНЕНТАМ ПОШТОВОЇ МЕРЕЖІ

ПРИКЛАД ЗАПОВНЕННЯ РЕЄСТРАЦІЙНИХ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТУ ПЕРЕД ВІДПРАВКОЮ

ДІАЛОГОВЕ ВІКНО ПЕРЕГЛЯДУ ЖУРНАЛУ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНОЇ ПОШТИ

ДІАЛОГОВЕ ВІКНО ПЕРЕГЛЯДУ ВХІДНОЇ ПОШТИ

ДІАЛОГОВЕ ВІКНО ПЕРЕГЛЯДУ АРХІВУ ВИХІДНОЇ ПОШТИ

ПРИКЛАД СТВОРЕНОГО ШАБЛОНУ ДЛЯ СТВОРЕННЯ КАРТКИ ОБЛІКУ ПОЖЕЖІ

ПРИКЛАД СТВОРЕНОГО ШАБЛОНУ ДЛЯ СТВОРЕННЯ КАРТКИ ОБЛІКУ АДМІНІСТРАТИВНОГО ПРАВОПОРУШЕННЯ

РЕЗУЛЬТАТ ВІДОБРАЖЕННЯ ПРОТОКОЛУ РОБОТИ ПОШТОВОГО СЕРВЕРА НА ЛОКАЛЬНОМУ ВЕБСАЙТІ

ПРИКЛАД ВІДОБРАЖЕННЯ ЖУРНАЛУ ВХІДНОЇ ПОШТИ ПОШТОВОГО СЕРВЕРА НА ВЕБСАЙТІ

Основна інформація про реєстраційні дані документу

Висновок: дане програмне забезпечення дозволяє швидко і якісно обмінюватись інформацією між підрозділами з мінімальними фінансовими затратами.

Висновок по лекції: електронна пошта в підрозділах МНС є важливим засобом для забезпечення виконання функцій покладених на ОРС.

«Текстовий процесор»

Література:

Гуржій А.Н., Зарецька І.Т., Колодяжний Б.Г. Інформатика (підручник), 10-11 кл., Факт, Навчальна книга, 2002, 2004,2006

Ривкінд Й.Я., Лисенко Т.І., Чернікова Л.А., Шакотько В.В. Інформатика(підручник) Київ «Генеза» 2010

Дата добавления: 2014-01-11