Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Организация и ведение учета с применением журнально-ордерной формы регламентируется Инструкцией по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденной письмом Минфина СССР от 08.03.1999 № 63, а также Рекомендациям по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденными письмом Минфина России от 24.07.1999 №59.

Для малых предприятий действует Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, утвержденная письмом Минфина СССР от 06.06.1999г. №176.

Основу журнально-ордерной формы учета составляет принцип накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющий обеспечить синтетический и аналитический учеты хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. В результате необходимость в мемориальных ордерах отпадает.

Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс.

При такой форме учета основными регистрами являются журналы-ордера.

На первой стадии используют накопительные регистры, в которых производят записи в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной деятельностью организации, а также для целей составления отчетности.

Журнально-ордерная форма предусматривает использование вспомогательных ведомостей. Их обычно применяют в тех случаях, когда имеется большое количество однородных документов и необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. В конце месяца итоги из вспомогательных ведомостей переносят в соответствующий журнал. Журналы дают сведения о месячных оборотах по соответствующим синтетическим счетам, сгруппированным по корреспондирующим счетам. Она служат основанием для бухгалтерских записей оборотов данного счета в Главной книге. Следовательно, журналы, применяемые при журнально-ордерной форме учета, одновременно служат ордерами, оформляющими бухгалтерские записи. Отсюда название регистров – журналы-ордера и, соответственно, название формы учет –журнально-ордерная.

Особенности журналов-ордеров:

1) Записи производятся по кредитовому признаку, т.е. запись в журнал-ордер делают по кредиту счета, с указанием корреспондирующих счетов по дебету. В порядке исключения операции по учету денежных средств регистрируются как по кредиту, так и по дебету. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщить кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах;

2) Все кредитовые обороты по каждому синтетическому счету собираются в одном журнале-ордере, что позволяет осуществлять контроль за выбытием всех видов ресурсов;

3) Дебетовые обороты по данному счету показывают в ведомостях соответствующих журналов-ордеров, в корреспонденции с кредитом других счетов. Эти ведомости используют как вспомогательные учетные регистры для усиления контроля за совершаемыми хозяйственными операциями и совмещения синтетического и аналитического учетов;

4) Используется шахматный принцип записи;

5) Совмещение в ряде журналов-ордеров в единой системе записей синтетического и аналитического учетов. Это позволяет во многих случаях оказаться от ведения карточек аналитического учета, составления оборотных ведомостей по аналитическим счетам, необходимых для сверки с данными синтетического учета;

6) отражаются хозяйственные операции в бухгалтерском учете в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

7) в них заранее указывается корреспонденция счетов, а в ряде журналов-ордеров – и номенклатура статей аналитического учета. Для отражения операций, не предусмотренных типовой корреспонденцией счетов, выделяются запасные графы.

В ряде журналов-ордеров регистрируемые операции не только отражают по корреспондирующим счетам, но и группируют по субсчетам, статьям затрат и другим признакам. По такому принципу строятся журналы-ордера, в которых сочетается синтетический и аналитический учеты затрат на производство, общепроизводственных и общехозяйственных расходов, готовой продукции и продаж.

Однако существуют синтетические счета, по которым из-за большого количества учитываемых объектов невозможно делать записи в журналах-ордерах с небольшой детализацией, т.е. в аналитическом разрезе. Так, аналитический учет материально-производственных запасов (сырья и материалов, товаров, тары, запасных частей и т.д.) ведется в аналитических карточках с составлением оборотных ведомостей по аналитическим счетам.

После подсчета записей за месяц журнал-ордер представляет собой сложную журнальную запись, в которой один счет кредитуется, а несколько счетов дебетуются. В конце месяца итоги журналов-ордеров переносят в Главную книгу.

Ее открывают на год и на каждый счет отводят один лист. В нем показывают начальное сальдо, текущие обороты и конечное сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

В Главной книге данные о текущих оборотах имущества записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Строение Главной книги позволяет получать по каждому синтетическому счету развернутые итоги оборотов по дебету с общим итогом оборота по кредиту. Так как журналы-ордера построены по кредитовому признаку, то в Главную книгу кредитовый оборот по каждому счету переносят из журнала-ордера одной строкой. Обороты по дебету счетов отражаются в различных журналах-ордерах. В связи с этим окончательный дебетовый оборот по каждому синтетическому счету определяется после того, как в Главной книге разнесены записи из всех журналов-ордеров.

По данным Главной книги составляют сальдовый бухгалтерский баланс с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

При журнально-ордерной форме учета проводки не составляются и записи в журналы-ордеры и ведомости производятся непосредственно из расшифровок, составляемых на основании накопительных и группировочных ведомостей.

Журналы-ордера и ведомости открываются ежемесячно, в них записываются остатки из журналов-ордеров (кредитное сальдо) ведомостей (дебетовое сальдо) за прошлый месяц.

Некоторые организации усовершенствовали форму журналов-ордеров, позволяющую производить записи в течение года, что намного сократило объем счетной работы.

Основные принципы журнально-ордерной формы учета согласуются с возможностями компьютерного учета.

Преимущества журнально-ордерной формы заключаются в снижении трудоемкости учета, улучшении его качества, ускорении и облегчении составления отчетности, расширении возможностей автоматизации учета.

Недостатками является то, что журналы-ордера имеют неодинаковую структуру из-за особенностей учета разных объектов, а так же необходимость приспосабливать регистры к компьютерной обработке; сложная и неодинаковая структура журналов-ордеров и ведомостей усложняет их заполнение.

Дата добавления: 2014-01-20