Регистрация и учет документов

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1 Регистрация и учет документов.

2 Учет и контроль за исполнением документов.

3 Хранение документов, составление номенклатуры дел.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сда­чи в дело образует документооборот организации. Порядок дви­жения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычис­лительные центры и все пункты обработки документов с помо­щью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов. Документы, по­ступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработ­ку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные обществен­ным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в отделы по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не дающие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осу­ществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или впервый рабочий день при их по­ступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количествокопий определяются ли­цом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содер­жанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов. Документы, от­правляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются центра­лизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инс­пекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, от­ветственных за документационное обеспечение. Документы пере­даются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на вычислительный центр для обработки, а также получение документов (машинограмм) осуществляются через секре­таря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

2 Учет и контроль за исполнением документов

Учет количества документов должен производиться в ком­плексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет докумен­тов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размно­женный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительно­го центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству орга­низации для выработки мер по совершенствованию работы с до­кументами.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, учету подлежат также полиграфи­чески исполненные бланки документов с воспроизведением Го­сударственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядко­вые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

Контроль за изготовлением и использованием гербовых блан­ков возлагается на службу документационного обеспечения уп­равления. Регистрационно-учетные формы включают в номенк­латуру дел организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рас­сылки при условии заверения каждой копии печатью организа­ции.

Информационно-поисковая система (ИПС) служит для работы с доку­ментами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регист­рацию и индексирование документов, создание на их основе ин­формационно-поисковых массивов (картотек, массивов на ма­шинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная раз­работка классификаторов: типовой номенклатуры дел, класси­фикатора корреспондентов, классификатора структурных подраз­делений (при наличии типовых структур), классификатора наименований видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в положениях, заявлениях и жалобах граждан, и других.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Дата добавления: 2014-01-20