Виды коммуникаций

Управленческая деятельность осуществляется посредством обмена информацией. В зависимости от местоположения отправителя и получателя и получателя информации различают коммуникации:

1) между организацией и внешней средой

2) внутриорганизационные коммуникации

Коммуникации между организацией и внешней средой. Для эффективного использования возможностей, предоставляемых внешним окружением, и предотвращения вероятностных угроз организации необходимо информационное взаимодействие с представителями данной среды.

С поставщиками представители организации налаживают контакты посредством личных и телефонных переговоров, деловых писем, заключения договоров на поставку сырья и материалов, кредитных ресурсов, рабочей силы и т.д.

С имеющимися и потенциальными потребителями организация общается с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

Органам государственного и муниципального управления организация предоставляет письменные отчеты и получает от них различные директивы.

В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации.

Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Очень часто обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты и проч., циркулирующие внутри организации, являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

К межуровневым внутриорганизационным коммуникациям относитсявертикальные коммуникации - обмен информации по уровням управленческой иерархии

Информация здесь может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Так подчиненным передаются сообщения о планах и изменении приоритетов деятельности, доводятся конкретные задания, рекомендуются методы их выполнения и т.д.

Коммуникации по восходящей выполняют функции обратной связи и оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах. Используя данную коммуникацию, подчиненные могут выдвигать предложения по рационализации и повышению эффективности производства, введению новшеств и т.д. Менеджерам необходимо внимательнее относиться к рацпредложениям снизу, т.к. они могут заметно влиять на производительность труда. В передовых компаниях в рамках этого направления создаются “кружки качества” - это группы рабочих, которые регулярно, обычно один раз в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем производства или обслуживания потребителей.

Обмен информацией по восходящей осуществляется в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Обмен информацией между различными отделами (подразделениями) – это горизонтальные коммуникации, функцией которых является координации задач и действий специализированных подразделений. Например, руководители производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для согласования действий по обновлению продукции.

При осуществлении горизонтальных коммуникаций необходимо соблюдать равноправные отношения между отделами, что является важной составляющей удовлетворенности работников.

Коммуникации руководитель – подчиненный является примером вертикальных межличностных коммуникаций. Около 2/3 коммуникативной деятельности менеджера относится к обмену информацией с подчиненными.

Разновидности данной коммуникации:

- пояснение задач, приоритетов и ожидаемых результатов;

- обсуждение проблем эффективности работы,

- признание результатов и информирование о вознаграждении деятельности работника с целью мотивации;

- развитие способностей подчиненных;

- сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме;

- получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях

- и др.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность ее действий. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах подразделения, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях, о проблемах и достижениях, выдвигать предложения рационализаторского характера. Отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Неформальные коммуникации -слухи. Как правило, слухи – это продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от правдивости исходной информации, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 90%.

Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналу формального сообщения и большинство людей склонно считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководители пользуются неформальными коммуникациями для запланированной утечки и распространения определенной информации.

Дата добавления: 2014-01-20