Работа с адресной книгой

Чтобы упростить подготовку сообщений электронной почты, можно заранее вносить адреса электронной почты в адресную книгу.

Адресная книга обеспечивает хранение контактных сведений и доступ к ним из других программ.

Для открытия адресной книги из программы нажмите кнопку Адреса в панели инструментов или выполните: Сервис ® Адресная книга.

Создание записи в адресной книге.

Запись в адресной книге называется Контакт. Для создания контакта выполните: Файл ® Создать ® Контакт, либо щелкните по кнопке Создать в панели инструментов и выберите Создать контакт. В открывшемся окне заполните реквизиты получателя письма. Достаточно ввести имя и фамилию. Обязательно нужно указать адрес электронной почты. Нажмите Ok. Таким образом, теперь в адресной книге записан адрес электронной почты, и при создании электронного сообщения этот адрес достаточно будет выбрать из адресной книги.

Ввод адреса из адресной книги.

При создании сообщения можно выбрать адрес из адресной книги, для этого в окне сообщения щелкните по кнопкам Кому или Копия.

Рис. 5.17. Фрагмент окна сообщения.

Рис. 5.18. Выбор получателей.

В открывшемся окне в левой части выберите адресата и нажмите кнопку Кому: ->. Если нужно выберите еще адресатов и нажмите кнопку Копия: -> или Скрытая копия: ->. Можно выделить сразу нескольких адресатов, если при выборе 2-го и более удерживать клавишу Ctrl. Адресатов, находящихся нескольких соседних строках можно выбрать, щелкнув на первом адресате, а затем, удерживая Shift, щелкнуть на последнем.

Автоматическое занесение контактов в адресную книгу.

При ответе на сообщение адреса получателей автоматически заносятся в адресную книгу. Если этого не происходит, то настройте программу, выполните: Сервис ® Параметры ® Отправка сообщений ® Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь.

Папки контактов.

Когда контактов в адресной книге становится достаточно много, возникает необходимость их систематизации, группировки. Для этого можно создать папки групп контактов, например, личные контакты, служебные контакты. Для создания папки выполните: Файл ® Создать папку ® Укажите имя папки ® Ok.

Группы контактов.

Имеется возможность создать группу контактов для отправки сообщения сразу нескольким адресатам. При отправлении сообщения достаточно будет ввести в поле Кому название группы контактов, и письмо будет разослано сразу всем участникам этой группы.

Для создания группы в адресной книге выберите папку, в которую нужно добавить группу, выполните: Файл ® Создать группу. В открывшемся окне введите название группы, добавьте участников группы, либо с помощью кнопки Выбрать, либо с помощью кнопки Создать контакт. В первом случае Вы выбираете из уже имеющихся контактов в адресной книге, во втором случае необходимо создать новые контакты.

Дата добавления: 2014-01-20