План развития телекоммуникаций

ЛЕКЦИЯ 16. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СЕТЕВЫХ РЕСУРСОВ В КРУПНЫХ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЕКТАХ

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Пользовательские телекоммуникационные приложения

Теле и видеоконференции

Голосовая почта

Факсимильная связь

Телекоммуникации помогают преодолеть такие барьеры, как время и расстояние, позволяя организациям увеличивать темпы производства продукции, ускорять принятие решений, изобретать новые изделия, проникать на новые рынки, а также предлагать новые виды услуг заказчикам и налаживать с последними более тесные связи. Сегодня ни одна информационная система не сможет работать без телекоммуникаций, и компании, которые не уделяют должного внимания этой отрасли, неизбежно отстанут в развитии.

Пользовательские телекоммуникационные приложения

К приложениям, предназначенным для коммуникации, координации и управления потоком транзакций, сообщений и другой информации, относятся программы электронной почты, голосовой почты, факсимильной связи, телеконференции, видеоконференции, системы документооборота, а также системы организации коллективной работы.

Электронная почта

Первые пользователи компьютерных сетей быстро поняли, что компьютер можно использовать как удобное средство доставки сообщений другим пользователям. Приложения, специально предназначенные для упрощения обмена сообщениями, называются приложениями электронной почты. Итак, электронная почта, или e-mail – это система компьютерного обмена электронными сообщениями.
Чтобы отправить сообщение (служебную записку или письмо), пользователь вводит его текст в компьютер, а затем определяет список получателей почты. После этого пользователь нажимает кнопку отправки сообщения. Компьютер отправителя передает сообщение серверу электронной почты (см. Видео 4.21), который проверяет адрес получателя. Почта может храниться на почтовом сервере до тех пор, пока получатель не загрузит свою программу для работы с электронной почтой. Как только такое приложение загружено, компьютер получателя автоматически связывается с сервером электронной почты и принимает все поступившие на адрес пользователя электронные сообщения.
По сравнению с другими способами коммуникаций – телефоном и служебными записками – электронная почта обладает рядом существенных преимуществ:

	несмотря на то, что электронная почта не является службой реального времени (как телефон), она почти мгновенна, так как доставка сообщения занимает считанные минуты, а иногда и секунды;
	в отличие от телефонного разговора, который происходит в реальном режиме времени, электронная почта будет доставлена получателю, даже если в данный момент его нет на рабочем месте, благодаря чему исключается "игра в телефонные прятки";
	электронная почта обладает всеми преимуществами служебных записок – сообщение, отосланное пользователю, будет им прочитано в любом случае, рано или поздно;
	электронная почта может быть отправлена одновременно нескольким пользователям, что устраняет необходимость отсылать копию одного и того же сообщения несколько раз, как это нужно делать при использовании служебных записок;
	к электронному письму может быть "прикреплен" любой файл, будь то документ или программа (такой файл называется вложением – attachment), что позволяет пользователям электронной почты обмениваться практически любой информацией;
	наконец, электронная почта может быть прочитана в любое время, то есть пользователь сам определяет время для работы с ней.

Голосовая почта

Системы голосовой почты (voice mail) работают так же, как и обычная электронная почта с той разницей, что последняя передает в основном текст, а голосовая почта предназначена для обмена сообщениями, содержащими оцифрованный голос отправителя. По сравнению e-mail голосовая почта менее экономична, так как голосовые сообщения больше по размеру, чем текстовые. Кроме того, скорость восприятия голоса намного меньше, чем текста. Тем не менее, системы голосовой почты находят применение, когда пользоваться обычной электронной почтой неудобно (например, в транспорте) или невозможно (для людей с физическими ограничениями).

Факсимильная связь

Факсимильные аппараты (facsimile machines, fax) передают документы, содержащие текст и графику, по обычным телефонным линиям. Отсылающий факс-аппарат сканирует документ, напечатанный на бумаге, и переводит его в цифровую форму. Затем оцифрованный документ передается по телефонной линии и воспроизводится принимающим факсимильным аппаратом. Компьютеры уже давно научились передавать факсы с помощью факс-модемов (fax-modems) – устройств, совмещающих функции модема и факсимильного аппарата. Для отправки факсимильного сообщения с помощью компьютера, необходимо подготовить его с помощью текстового редактора или другого программного обеспечения, а затем отправить, предварительно установив связь с принимающей стороной. Часто функцию передачи и приема факсимильных сообщений выполняют обычные приложения электронной почты.

Теле и видеоконференции

Телеконференции (teleconferencing) позволяют группе людей проводить совещания с помощью специального программного обеспечения. Общение происходит в реальном времени, причем участники могут не только подавать текстовые реплики, но и вставлять данные из других приложений. Можно совместно работать над документами, как текстовыми, так и числовыми (например, электронными таблицами). Если телеконференции позволяют участникам слышать и видеть друг друга, они называются видеоконференциями (videoconferencing).
Обе эти формы компьютерного общения получили широкое распространение благодаря тому, что их использование уменьшает некоторые затраты (на поездки, международные телефонные переговоры и проч.). Юридические компании используют видеоконференции в таких целях, как снятие свидетельских показаний, а также созыва заседаний юристов, работающих в филиалах компании. Например, компания Howrey & Simon со штатом 300 юристов, штаб-квартира в Лос-Анджелесе, оборудовала несколько комнат дорогостоящим оборудованием для видеоконференций. Пользуясь этим оборудованием, адвокаты компании могут оперативно соединиться со своими коллегами в Вашингтоне. Дизайнеры и инженеры используют видеоконференции для выполнения совместных проектов, причем расстояния здесь не играют ни какой роли – можно работать, не выходя из Нью-йоркского офиса, с другими участниками конференции, которые находятся хоть на разных континентах.
Для видеоконференций необходимо специальное оборудование – видеокамеры, микрофоны и наушники. Кроме того, нужно установить на компьютеры специальное программное обеспечение, с помощью которого устанавливается связь и осуществляется сжатие данных, передающихся по сети. Наиболее распространенное на сегодня ПО для организации видеоконференций – Microsoft NetMeeting, распространяющееся бесплатно, как один из компонентов популярного интернет-браузера Microsoft Internet Explorer. Еще несколько лет назад оборудование для видеоконференций (особенно видеокамеры) было очень дорогим, однако сегодня комплект его стоит около $100, что делает возможным применение этой технологии не только для дальней связи, но и внутри организаций.

Системы управления документооборотом

Почти с момента появления информационных технологий аналитики предсказывали в самом скором будущем переход делопроизводства не безбумажную технологию с полным вытеснением распечатываемых на бумаге документов. Однако преодолеть сопротивление бюрократии было намного труднее, чем разработать сами системы документооборота, основанного на технологиях общих корпоративных хранилищ документов. Лишь недавно появились технологии, обеспечивающие достаточный уровень защиты и проверки подлинности данных. Некоторые из существующих на сегодня систем электронного документооборота основаны на современных технологиях электронной почты. В отличие от персональных папок электронного почтового ящика, здесь используются общие для всей организации папки, в которых хранятся документы. Другие системы используют специальные, ориентированные на хранение документов, базы данных, что позволяет не только хранить документы, но и эффективно управлять их потоками. Ко второму типу систем электронного документооборота относится Lotus Notes – продукт компании IBM, представляющий собой систему корпоративной общей памяти.

Системы календарного планирования и организации совместной работы

К системам календарного планирования (calendar planners) относится программное обеспечение, помогающее пользователю планировать свое рабочее (и нерабочее) время. Эти системы могут быть полезны людям, которые привыкли пользоваться всевозможными еженедельниками, ежедневниками и т.п. С помощью компьютерной системы календарного планирования можно составить расписание занятий, встреч, деловых поездок. Кроме ежедневных задач, можно намечать и долговременные проекты. Удобство таких систем состоит в том, что вашим расписанием ведает компьютер, который не только всегда напомнит о предстоящем собрании, но также поможет найти свободное время для поездки к врачу, словом, станет для вас личным секретарем.
Если вы работаете в сети, система календарного планирования может превратиться в организатора совместной работы одного или нескольких отделов, а то и целого предприятия. Системы организации коллективной работы (groupware) управляют расписаниями всех работников организации. С помощью такого ПО можно просматривать чужие расписания, что дает возможность находить оптимальное время для собраний и других совместных мероприятий. Любой сотрудник, получивший приглашение на собрание, может принять или отклонить его, указав причину, по которой он не может принять участие. Современные системы организации совместной работы включают в себя также и управление ресурсами организаций, например конференц-залов, автомобилей, дорогостоящей техники. Достаточно просмотреть текущее состояние ресурса, например, конференц-зала – и вы уже знаете, свободен он или занят в нужное вам время. Системы организации коллективной работы позволяют начальникам подразделений назначать своим подчиненным поручения и контролировать их выполнение. Многие популярные программы календарного планирования и организации совместной работы (Microsoft Outlook, Lotus Notes) содержат еще один необходимый их пользователям компонент – электронную почту.

Остается одна проблема – если уж вы пользуетесь подобным программным обеспечением, оно должно быть постоянно загружено в оперативную память вашего компьютера, иначе компьютер не сможет предупреждать вас о встречах и других событиях, запланированных в вашем расписании.

Первый шаг в планировании телекоммуникационной системы предприятия – забыть о возможностях всех этих систем и вместо этого попытаться понять потребности самой организации. План развития телекоммуникаций будет настолько успешным, насколько он будет отвечать бизнес-целям компании. Установка современных систем только ради престижа редко оправдывает затраты на крупные телекоммуникационные проекты.

Дата добавления: 2014-01-20