Лекция 6. Учет расчетов с подотчетными лицами

1. Подотчетные лица (определение)

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы, на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок.

2. Командировка

Командировка – поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения, а также вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути, или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Служебное поручение командированный исполняет вне места своей постоянной работы. Место постоянной работы – место расположения организации или ее обособленного структурного подразделения, работа в котором обусловлена трудовым договором. Место командирования, в котором выполняется служебное задание, определяется работодателем. Это может быть другая компания или удаленный филиал командирующей организации. В любом случае, если оно не совпадает с местом постоянной работы сотрудника по трудовому договору, его поездка будет считаться командировкой. В командировку может быть отправлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работником, с которым заключен гражданско – правовой договор (поручения/подряда), командировкой не считается. Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездки, то сумма является частью вознаграждения работника.

3. Подотчетные суммы

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемыми предприятиями с кассы, на административно – хозяйственные расходы, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ и услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации.

4. Административно – хозяйственные расходы

Это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К ним относятся канцелярские расходы, почтово – телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту и расходы на прочие нужды.

5. Порядок выдачи денег под отчет

При выдаче денег под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у ЮЛ необходимо оформлять доверенность и регистрировать ее в журнале. Выдача доверенности лицам, не работающим в организации, не допускается.

6. Синтетический/аналитический учет расчетов с подотчетными лицами. Проводки, отражающие операции с подотчетными лицами.

В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

- выдан аванс на командировочные расходы; дебит счета 71; кредит счета 50; для заграничных командировок выдача аванса в валюте в учете отражается аналогично

- отражены расходы по содержанию помещения без учета НДС; кредит счета 71;

- учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения; дебит счета 19; кредит счета 71;

- возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица; дебит – 50; кредит – 71;

К авансовому расчету прилагаются документы, подтверждающие расходы подотчетных сумм. По командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение, которое должно содержать реквизиты: Ф.И.О. подотчетного лица; пункт назначения командировки; наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо; цель командировки; срок командировки. Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем. Если срок командировки 1 день – командировочное удостоверение работнику можно не выписывать. В любом случае о том, что сотрудник организации был направлен в командировку, делается пометка в журнале отчета работников, выбывающих в командировке. Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Передача аванса другому лицу не допускается.

7. Гарантии и компенсационные выплаты при командировке

Законодательство предусматривает следующие гарантии:

- сохранение за командированным в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка

- оплату суточных за время нахождения в командировке

- при расчете налога на доходы ФЛ не подлежит налогообложению сумма суточных в пределах 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 - за границей. Конкретный размер суточных на конкретном предприятии устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом.

По общему правилу, если сотрудник организации может ежедневно возвращаться к месту своего жительства, в том числе и при однодневной командировке, то суточные ему не выплачиваются. Может сотрудник вернутся домой или нет, решает руководитель. При этом руководитель должен учитывать дальность расстояния, характер работ и время, которое необходимо для отдыха работника. Это решение отражается в приказе руководителя, где указывается срок командировки сотрудника.

- оплата расходов по проезду к месту назначения и обратно

- оплата расходов по найму жилого помещения

8. Нарушения, возникающие при учете расчетов с подотчетными лицами.

В организациях деньги под отчет выдаются часто и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку в балансовом отчете. Основными документами, которые применяются при оформлении расчетов с подотчетными лицами и подлежат проверке, являются:

- авансовый расчет - сметы расходов

- приказы о направлении сотрудников в командировку

- командировочные удостоверения

- копии заграничных паспортов с пометкой о пересечении границы

- список лиц, которым можно получать наличные деньги из кассы

- оправдательные первичные документы

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах:

- журнал – ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет

- главная книга

- иные регистры аналитического/синтетического учета в зависимости от принятой на предприятии формы ведения бухгалтерского учета

Основные нарушения - злоупотребление, хищение, ошибки, несоответствие установленному порядку – могут быть классифицированы следующим образом: (ДЗ)

Лекция 7. Учет товарно – материально ценностей (ТМЦ), основных средств (ОС), нематериальных активов (НА). Ошибки проведения инвентаризации и их последствия.

1. Учет ТМЦ

При формировании учетной политики в отношении ТМЦ предприятие решает 2 вопроса:

- по какой цене учитывать товары, сырье и материалы на складе

- по какой цене и в каком порядке списывать ТМЦ со склада

Это связано с тем, что закупки ТМЦ сопровождаются затратами на упаковку, погрузку/разгрузку и транспортировку. Все затраты можно охарактеризовать как транспортно – заготовительные расходы (ТЗР). В соответствии с действующим законодательством предприятие имеет право выбора из следующих вариантов учетной цены закупленной ТМЦ:

- ТМЦ приходуется на склад по цене поставщика, а ТЗР – исходя из принципа временной неопределенности затрат – включают себестоимость текущего учетного периода. Преимущество этого способа в том, то уменьшается текущая налогооблагаемая прибыль и оперативно компенсируется ТЗР.

- ТМЦ приходуется на склад по полной фактической себестоимости, включая ТЗР. Преимущество данного способа – материал учитывается по реальной себестоимости. Недостаток – компенсация ТЗР откладывается и возрастает налогооблагаемая прибыль.

- ТЗР приходуется на специальный счет отдельно от ТМЦ и списываются по мере расходования ТМЦ. Преимущество – в учете можно выделить долю ТЗР с тем, чтобы повлиять на ее снижение. При учете ТМЦ на складе по покупной цене ТЗР списываются на счет материальных затрат. Следует помнить, что приобретение ТМЦ – закупки, но не затраты, так как приобретение ТМЦ представляет собой переход одного вида актива в другой и никак не отражается на себестоимости продукции. Затратами материалы становятся тогда, когда они включаются в процесс производства и переносят свою стоимость на себестоимость перевозок. В этот момент необходимо решить, в какой последовательности списывать взятые со склада ТМЦ на себестоимость перевозок.

Существует 2 способа отнесения стоимости:

- ФИФО: в этом случае списываются со склада в той же последовательности, в какой они поступили на склад. Списание ТМЦ по принципу ФИФО требует организации партионного учета, то есть учетной единицей становится не номенклатура, а партия ТМЦ

- ЛИФО: в этом случае списываются в обратной хронологии, то есть начиная с последней по времени поступления партий

2. Учет ОС

ОС – это различные материальные вещественные ценности, используемые как средства труда в натуральной форме в течение длительного времени производства продукции, а также при выполнении работ, оказании услуг, либо для управленческих нужд организации. Кроме того предполагается, что средства должны приносить доход и что они куплены не для продажи в будущем.

В составе ОС также отражаются вложения в улучшения земель (осушительные/мелиоративные работы) и в арендованные объекты, относящиеся к ОС, а также в находящиеся в собственности объекты природопользования (вода/недра). К ОС согласно плану счетов также отнесены средства в обороте: специальные инструменты и приспособления, сменное оборудование, спецодежда и спецобувь, временные сооружения, а также орудия лова, имеющие срок службы более 12 месяцев.

Необходимо руководствоваться, в первую очередь, требованиями приоритета содержания перед формой и допущением последовательности учетной политики, а также решить, каким образом предполагается погашать стоимость таких предметов. Основными задачами бухгалтерского учета ОС являются:

- контроль за сохранностью и наличием основных средств по местам их использования

- правильное документальное оформление и своевременное отражение в учете их поступления/выбытия/перемещения

- контроль за рациональным расходованием средств на реконструкцию и модернизацию основных средств и их отражением в учете

- правильное исчисление амортизации для включения в затраты предприятия

- контроль за эффективностью использования ОС

- контроль за своевременным проведением и отражением в учете реконструкции и модернизации средств труда

- точное определение результатов от списания/ликвидации/выбытия объектов ОС

ОС могут находиться у предприятия как на праве собственности, так и на праве пользования. У ГУП/МУП имущество находится на праве хозяйственного ведения и оперативного управления. Предприятия могут иметь право как владения, пользования, так и распоряжения ОС. Владение – это фактическое обладание вещью, то есть владелец ОС может непосредственно воздействовать на них. Распоряжение – это возможность продавать/отдавать в аренду ОС, при этом предприятия могут безвозмездно передавать их другим предприятиям, предоставлять бесплатно во временное пользование, списывать с баланса, если они устарели или изношены. Пользование предполагает только право использования вещи для производства.

3. Учет НА

НА – это объекты долгосрочного пользования, не имеющие материальной вещественной формы, но имеющие стоимостную оценку. В состав НА включаются результаты интеллектуальной деятельности, деловая репутация и секреты производства. В настоящее время секреты производства учитываются в качестве НА только в налоговом учете. В состав НА не включаются интеллектуальные и деловые качества персонала и их квалификация, а также организационные расходы, связанные с образованием ЮЛ.

НА делятся на группы:

- объекты интеллектуальной собственности

- деловая репутация организации

Интеллектуальная собственность – результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации ЮЛ, а также товаров, работ и услуг предприятий, которым предоставляется правовая охрана. Объекты интеллектуальной собственности делятся на 2 вида: регулируемые патентным правом и регулируемые авторским правом. В первом случае для охраны изобретения необходима регистрация в соответствующих органах.

Деловая репутация, учитываемая в составе нематериальных активов, возникает в связи с приобретением предприятия как имущественного комплекса. Стоимость приобретенной деловой репутации определяется расчетным путем как разница между покупной ценой, уплачиваемой продавцу при приобретении предприятия как имущественного комплекса, и суммой всех активов и обязательств по бухгалтерскому балансу на дату его приобретения.

Единицей бухгалтерского учета НА является инвентарный объект, то есть совокупность прав, возникающих из одного патента, свидетельства, договора об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средства индивидуализации, предназначенные для выполнения определенных самостоятельных функций. В качестве инвентарного объекта может признаваться сложный объект, включающих несколько охраняемых результатов интеллектуальной деятельности.

4. Оценка НА

Фактической стоимостью признается сумма, исчисленная в денежном выражении, равная величине оплаты в денежной или иной форме или величине кредиторской задолженности, уплаченная или начисленная организации при приобретении, а также при создании актива и обеспечении условий для использования актива в запланированных целях. Фактическая стоимость определяется для объектов:

- приобретенных за плату у других организаций или лиц

- внесенных в счет вклада в уставной капитал

- полученных безвозмездно от других организаций или лиц

- созданных в организации

Сведения о текущей рыночной стоимости должны быть подтверждены документально и экспертным путем. В составе расходов на приобретение НА учитываются:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности или на средства индивидуализации правообладателю.

- таможенные пошлины и сборы

- невозмещаемые суммы налогов; государственные патентные и иные пошлины, уплачиваемые в связи с приобретением НА

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации и иным лицам, через которые приобретен НА

- суммы, уплачиваемые за консультационные и информационные услуги, связанные с приобретением НА

- иные расходы, непосредственно связанные с приобретением НА и обеспечением условий для использования НА в запланированных целях

В случае создания НА, кроме уже перечисленных расходов, к расходам также относятся:

- суммы, уплачиваемые за выполнение работ или оказания услуг сторонним организациям по заказам, договорам подряда, договорам авторского заказа или договорам на выполнение научно – исследовательских, опытно – конструкторских или технологических работ

- расходы на оплату труда работникам, непосредственно занятых при создании НА или при выполнении научно – исследовательских, опытно – конструкторских или технологических работ по трудовому договору

- отчисления на социальные нужды, в том числе ЕСН (единый социальный налог)

- расходы на содержание и эксплуатацию научно – исследовательского оборудования, установок и сооружений, а также амортизация ОС и НА, используемых при создании НА

Д/З: Остаточная стоимость, изменение фактической первоначальной стоимости (определение), документальное оформление движений НА, учет амортизации НА, учет выбытия НА, ошибки проведения инвентаризации и их последствия.

Дата добавления: 2014-01-20