Работа с формами. Сортировка данных в запросе

Сортировка данных в запросе

Заполнение бланка запроса

1. С помощью контекстного меню в верхней половине бланка открываются те таблицы, к которым обращён запрос.

2. В них щёлкают двойными щелчками на названиях тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка.

3. Сформировав структуру запроса, его закрывают.

При щелчке на строке Сортировка открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию.

Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям (6 -и уровневая), но в строгой очерёдности слева на право.

Поля надо располагать с учётом будущей сортировки, перетаскивать при необходимости на соответствующие места (с помощью мыши).

Управление отображением данных осуществляется установкой (или сбросом) флажка Вывод на экран.

Использование условий отбора обеспечивает отбор данных по заданному критерию. Для каждого поля можно записать индивидуальное условие

Примеры условий: >3 //оценки более 3 баллов

“oooo” OR “хххх”. //на хорошо или отлично

>400 and <800 //Стипендия в диапазоне от 400 р. До 800 р.

Виды запросов:

· На выборку;

· Запрос с параметром (критерий задаёт сам пользователь)

· Итоговые запросы (производят вычисления по заданному

полю и выдают результат);

· Запросы на изменение (позволяют автоматизировать -

заполнение полей таблиц);

· Перекрёстные запросы (позволяют создавать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц)

· Специфические запросы – запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL.

Формы позволяют:

· Вводить данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам;

· Выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.

Существует следующие виды формирования структуры форм:

· на основе таблицы;

· на основе запроса;

· комбинированный (творческий) подход.

Автоформы готовятся с помощью средств автоматизации.

Существуют три вида Автоформ:

1. «В столбец» - отображает все поля одной записи;

2. Ленточные - отображают одновременно группу записей;

3. Табличные – создаётся форма в виде таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы:

1. Открыть окно БД и щёлкнуть на вкладке Формы;

2. Щёлкнуть на кнопке Создать; В появившемся диалоговом окне Новая форма

3. Выбрать тип автоформы и таблицу, на которой она основывается;

4. Щёлкнуть по кнопке ОК. Автоформа готова к вводу или отображению данных.

Если форма основывается только на

одном объекте, она называется простой.

Если форма основывается на полях из

нескольких связанных таблиц, то она

называется сложной.

Мастер форм создаёт структуру формы в режиме диалога с разработчиком.

Для создания формы с помощью мастера:

В диалоговом окне Новая форма

1. Выбрать Мастер формы и таблицу, на которой она основывается;

2. Щёлкнуть по кнопке ОК. Появится экран мастера форм Создание формы

3. На первом этапе работы Мастера формвыбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую таблицу. Поля выбираются с помощью соответствующих кнопок.

4. На втором этапе выбирается внешний вид формы (в столбец, ленточный, табличный и выровненный).

5. На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.

(каждому стилю соответствует свой рисунок).

6. На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем.

Структура формы

В режиме Конструктора можно рассмотреть структуру формы. Имеет три основных раздела:

í Область заголовка;

í Область данных;

í Область примечания.

Разделы заголовка и примечания имеют оформительское значение.

Раздел данных имеет содержательное значение – в нём представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод.

Здесь можно разместить дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки).

Элементы управления располагаются на Панели элементов:

Надпись создаёт произвольный текст в форме

К формам предъявляют повышенное требование по дизайну. Все элементы управления форм выравниваются

с помощью команд Формат

Выровнять команды:

Интервал по вертикали или

Интервал по горизонтали.

Работа с отчётами

Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство.

В MS Access существуют средства ручного, автоматического и автоматизированного проектирования.

Для создания автоотчета:

1. Открыть окно БД;

2. Щёлкнуть на вкладке Отчёты;

3. Щёлкнуть на кнопке Создать;

4. В появившемся диалоговом окне Новый отчёт

5. Выбрать тип отчёта и таблицу, на которой она основывается;

6. Щёлкнуть по кнопке ОК. Отчёт готов к выводу данных.

Существуют два вида автоотчётов:

· Автоотчёт в столбец и

· Ленточный Автоотчёт.

Мастер отчётов создаёт структуру отчёта в режиме диалога с разработчиком.

Для создания отчёта с помощью мастера:

В диалоговом окне Новый отчёт

1. Выбрать Мастер отчёта и таблицу, на которой она основывается;

2. Щёлкнуть по кнопке ОК.

Появится экран мастера отчёта Создание отчёта

Мастер отчётов работает в шесть этапов.

При его работе выполняется

I. Выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отражаемых в отчёте;

II. Выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки);

III. Выбор полей и методов сортировки;

IV. Выбор структуры отчёта печатного макета (блочный, ступенчатый, выровненный по левому краю и т.п.)

V. Выбор стиля оформления (из предложенного списка);

VI. Сохранение отчёта под заданным именем.

Структуру отчёта можно рассмотреть и отредактировать в режиме Конструктора.

Она имеет следующие разделы:

í Область заголовка;

í Область данных;

í Область примечания;

í Область верхнего и нижнего колонтитулов (для печати номеров страниц и полного количества страниц).

Выполняется командой Вставка Номера страниц.

Приёмы редактирования структуры отчётов те же, что и для форм.

Дата добавления: 2014-01-20