Информационные системы. Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Под информационной системой (ИС) понимают взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемую для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

ИС обеспечивают сбор, хранение, обработку, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений в любой предметной области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Современное понимание ИС предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации ПК. В крупных организациях в состав технической базы ИС может входить мэйнфреймы или суперЭВМ. Обязательным условием функционирования и полноценности ИС является наличие человека в ней, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

История развития ИС прошла несколько этапов, согласно которым можно выделить несколько видов ИС:

1 этап (1950-1960 гг.) – ИС обработки расчетных документов. Технической реализацией ИС являлись электромеханические бухгалтерские машины. Главным образом ИС применялась для повышения скорости обработки документов и упрощения процедуры обработки счетов и расчета заработной платы.

2 этап (1960-1970 гг.) - Управленческие ИС для производственной информации. Цель использования этой ИС - ускорение процесса подготовки отчетности.

3 этап (1970-1980 гг.) – ИС поддержки принятия решений и ИС высшего звена управления. Специализация ИС этого вида – выработка наиболее рационального решения.

4 этап (1980-2000 гг.) – появились стратегические ИС и ИС автоматизированного офиса, которые способствовали конкурентоспособности фирм, за счет более эффективной обработки стратегически важного ресурса - информации.

Все процессы, обеспечивающие работу ИС, сводятся к нескольким характерным группам: ввод информации из внешних или внутренних источников, обработка входной информации и представление ее в удобном виде; вывод информации для предоставления потребителям или передачи в другую информационную систему, обратная связь (информация, переработанная ИС поступает на вход в систему для коррекции входной информации).

Свойства ИС:

- ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем,

- ИС является динамической и развивающейся,

- При построении ИС необходимо использовать системный подход,

- Выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения,

- ИС следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

Вообще ИС может быть реализована и без компьютеров.

Внедрение ИС способствует:

- получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и так далее,

- освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации,

- обеспечению достоверности информации,

- замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге,

- совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме,

- уменьшению затрат на производство продуктов и услуг,

- предоставлению потребителям уникальных услуг,

- отысканию новых рыночных ниш,

- привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы, состоящей из блоков:

- ввод информации из внешних или внутренних источников;

- обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

- вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

- обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический. Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора. На рисунке отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач:

- Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме - эффективный бизнес; в государственном предприятии - решение социальных и экономических задач.

- Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

- Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Дата добавления: 2014-01-20