Тема 1. Информационные системы в экономике

Тема 4. Информационные системы финансового анализа

Тема 3. Бухгалтерские информационные системы

Тема 2. Справочные правовые системы

Тема 1. Информационные системы в экономике

Экономическая информация как основа для принятия управленческих решений.

Свойства экономической информации, классификация ее видов, характеристика источников и потребителей экономической информации.

Понятие системы и ее свойства. Информационная система, виды информационных систем.

Состав и структура информационной системы.

Характеристика обеспечивающих подсистем информационной системы: техническое, программное и информационное обеспечение.

Особенности функциональных подсистем бухгалтерской информационной системы.

История создания СПС. Обзор рынка СПС в России, перспективы развития СПС.

Роль СПС в профессиональной деятельности бухгалтера, аудитора, финансового аналитика.

Краткая характеристика основных свойств СПС. Актуализация и пополнение информации в СПС. Обеспечение надежности СПС.

Состав и структура информационных ресурсов СПС, предназначенных для использования в бухгалтерской практике.

Критерии выбора СПС и оценка эффективности использования СПС в управленческой деятельности организации.

Эффективность использования СПС на предприятиях и в организациях.

Классификация бухгалтерских информационных систем, обзор российского рынка.

Состав функциональных задач бухгалтерских информационных систем крупного и среднего промышленного предприятия. Состав и структура информационных систем для малых предприятий.

Технологические аспекты обработки учетной информации по счетам и разделам бухгалтерского учета. Создание автоматизированных рабочих мест бухгалтера.

Особенности функционирования бухгалтерских информационных систем в различных отраслях. Электронная коммерция и Интернет-технологии.

Корпоративные информационные системы управления предприятием и перспективы их внедрения.

Цели, задачи и пользователи финансового анализа. Аналитические возможности бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Функциональные и структурные особенности информационно-аналитических систем (ИАС). Классификация видов ИАС.

Обзор отечественных и зарубежных ИАС на российском рынке и возможности их применения в аналитической работе организаций. Характеристика программных продуктов

Экономическая информация как основа для принятия управленческих решений

Понятие «информация» произошло от латинского informatio, что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, собы­тия, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происхо­дящих в нем процессах.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена, потребления материальных благ и обес­печивает решение задач организационно-экономического управ­ления хозяйством и его звеньями, называется управленческой.

Экономическая информация отражает деятельность пред­приятий, организаций и фирм посредством натуральных, сто­имостных и других показателей. Она включает сведения о со­ставе трудовых, материальных, денежных ресурсов, состоянии объектов управления на определенный момент времени и слу­жит для управления социально-экономическими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ре­сурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми и другими ресурсами.

Основной составляющей управленческой информации служит экономическая информация. Сведения экономического характе­ра можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и ис­пользовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа и принятия управленческих решений на всех уровнях отраслевого и регионального управления.

Свойства экономической информации, классификация ее видов, характеристика источников и потребителей экономической информации.

Важнейшими свойствами экономической инфор­мации являются:

■ достоверность и полнота;

■ ценность и актуальность;

■ ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное по­ложение дел. Недостоверная информация может привести к не­правильному пониманию или принятию неправильного решения. Информация полна, если ее достаточно для понимания и приня­тия решений. Неполнота информации сдерживает принятие ре­шений или может повлечь за собой ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решают­ся с ее помощью. Актуальную информацию, т. е. соответствую­щую современному моменту, важно иметь при работе в постоян­но изменяющихся условиях.

Если ценная и актуальная информация выражена непонятны­ми словами, она может стать бесполезной. Информация становит­ся ясной и понятной, если она передана языком, на котором гово­рят те, кому предназначена эта информация.

Для экономической информации характерны свои особеннос­ти, которые предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычис­лительной техники при ее обработке:

большие объемы;

многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квар­тал, год и т. п.);

многообразие источников и потребителей; значительный удельный вес логических операций при ее об­работке (сортировка, группировка, выборка, поиск и др.). При проектировании компьютерной обработки информации весьма важно правильно классифицировать информацию, что по­зволит:

выбрать соответствующий комплекс технических средств обработки различных видов информации;

определить эффективные носители для записи данных и способы организации файлов;

разработать рациональные технологические процессы сбо­ра, передачи и обработки информации. Информацию, циркулирующую в любом экономическом объек­те, можно классифицировать по различным признакам:

функциям управления;

месту возникновения;

стадиям образования;

временному периоду возникновения;

стабильности и др.

По функциям управления информация может подразделяться на учетную, плановую, директивную, статистическую и др. При этом информацию, характеризующую уже свершившиеся события, яв­ления, хозяйственные процессы, принято называть учетной, а ин­формацию, отражающую явления и события, которые должны произойти в предстоящем периоде, — плановой (прогнозной). Дирек­тивная информация содержит сведения приказного характера, по­ступающие от вышестоящих уровней управления. Статистичес­кая информация отражает процессы и явления, происходящие в хозяйственной деятельности предприятий, организаций, отраслей и в целом в общественной и экономической жизни страны.

По месту возникновения экономическую информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Информация, возникаю­щая в процессе производственно-хозяйственной деятельности внутри экономического объекта, называется внутренней, а за его пределами — внешней. К внешней относится информация, посту­пающая на экономический объект из вышестоящих звеньев управ­ления, а также от других предприятий и организаций.

По стадиям образования информация бывает первичной и вто­ричной. Первичная информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса управления во времени. Вторичная информация получается в ре­зультате обработки первичной и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит накаплива­емые данные, используемые при дальнейшем решении различных технико-экономических задач. Результатная информация, получа­емая в процессе обработки первичной или чаще всего первичной и промежуточной информации, используется для управления ра­ботой объекта и принятия решений.

По временному периоду возникновения информацию подраз­деляют на периодическую и непериодическую. В периодической информации выделяют долгосрочную с длиной временного интер­вала более года, текущую — от одного месяца до одного года и опе­ративную — от часа до одного месяца. Непериодическая информа­ция возникает по мере необходимости.

По стабильности информация делится на переменную и услов­но-постоянную, которую для краткости называют постоянной. Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственных актов и событий. Постоянная информация остается неизменной в течение длительного периода времени и многократно использует­ся при обработке переменной информации.

Изучение экономической информации с различных точек зре­ния позволяет грамотно спроектировать информационную базу экономического объекта управления.

При работе с информацией всегда имеется источник и потреби­тель. Источником экономической информации является производ­ственная и хозяйственная деятельность объектов управления, в ка­честве которых выступают предприятия, организации, фирмы.

К потребителям относятся работники различных служб управ­ления как внутри, так и за пределами объектов. Эти свойства эко­номической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники, и прежде всего компьютеров, при ее сборе, накоплении,передаче и обработке.

В условиях усложнения функций управления полнота, свое­временность и достоверность получаемой информации оказыва­ют большое влияние на действенность принимаемых управленчес­ких решений, а значит, и на эффективность управления экономи­ческим объектом в целом.

Понятие системы и ее свойства. Информационная система, виды информационных систем.

Слово «система» происходит от греческого systema, что озна­чает целое, составленное из частей или множества элементов, свя­занных друг с другом и образующих определенную целостность, единство. Понятие «система» имеет широкую область применения.

С позиций кибернетики под системой понимается совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов или час­тей, функционирование которых направлено на получение конк­ретного полезного результата.

В соответствии с этим определением практически каждый эко­номический объект можно рассматривать как систему, стремящу­юся в своем функционировании к достижению определенной цели. В качестве примера можно назвать систему образования, энерге­тическую, транспортную, экономическую и др.

Системы можно классифицировать по различным признакам (рис. 1.1). В материальных системах большой удельный вес состав­ляют социально-экономические системы. Абстрактные системы являются продуктом человеческого мышления. Статичные систе­мы остаются без изменений в течение длительного периода време­ни. Динамичные системы изменяют свое состояние во времени.

Для системы характерны следующие основные свойства:

■ сложность;

■ делимость;

■ целостность;

■ многообразие элементов и различие их природы;

■ структурированность.

Сложность системы зависит от множества входящих в нее ком­понентов, их структурного взаимодействия, а также от сложности внутренних и внешних связей.

Делимость системы означает, что она состоит из ряда подсис­тем или элементов, выделенных по определенному признаку, от­вечающему конкретным целям и задачам. Например, в составе системы «Предприятие» могут быть выделены подсистемы: цеха основного производства, цеха вспомогательного производства, службы управления, которые в свою очередь можно рассматривать как системы более низкого уровня

Информационные потоки

Целостность системы означает, что функционирование мно­жества элементов системы подчинено единой цели.

Многообразие элементов системы и различие их природы оп­ределяются их функциональной специфичностью и автономнос­тью. Например, в материальной системе объекта, связанной с пре­образованием вещественно-энергетических ресурсов, могут быть выделены такие элементы, как сырье, основные и вспомогатель­ные материалы, топливо, полуфабрикаты, запасные части, готовая продукция, трудовые и денежные ресурсы.

Структурированность системы определяет наличие установ­ленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням иерархии.

Одной из главных функций организационных систем является управление, под которым понимается вид целенаправленной дея­тельности, обеспечивающий согласованность всех выполняемых работ для достижения определенного результата.

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими задачами этой системы служат прогно­зирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Управление связано с обменом информацией между компонен­тами системы, а также системы с окружающей средой. В процес­се управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или недостижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Экономические системы относятся к сложным системам орга­низационного управления, так как имеют целостную иерархичес­кую структуру с многосторонними связями и сложными функци­ями управления. В качестве экономической системы можно рас­сматривать управление отраслью, регионом, предприятием и т. п.

В системе управления экономическим объектом любого уров­ня можно выделить управляющую и управляемую подсистемы.

Управляющая подсистема осуществляет функции управ­ления, устанавливает общие цели функционирования экономичес­кого объекта в целом и подцели — для его подразделений. В каче­стве управляющей подсистемы на предприятии выступают подраз­деления и службы аппарата управления: отдел кадров, бухгалте­рия, планово-экономический отдел, канцелярия и т. п.

Управляемая подсистема осуществляет функции, связанные с производством и выпуском готовой продукции или выполнением общественно необходимых работ. В состав управляемой подсис­темы входят подразделения и службы предприятия, непосред­ственно занимающиеся производственно-хозяйственной деятель­ностью.

Таким образом, любой системе управления соответствует своя информационная система, а системе управления экономическим объектом — экономическая информационная система. Информа­ционная система (ИС) является системой информационного об­служивания работников управленческих служб и выполняет тех­нологические функции по накоплению, хранению, передаче и об­работке информации. Она складывается, формируется и функци­онирует в регламенте, определенном методами и структурой уп­равленческой деятельности, принятой на конкретном экономичес­ком объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним. Инфор­мационные системы разнообразны и могут классифицироваться по нескольким признакам (рис. 1.3).

Экономическая информационная система (ЭИС) — это сово­купность внутренних и внешних потоков прямой и обратной ин­формационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Отраслевые информационные системы функционируют в сфе­рах промышленного и агропромышленного комплексов, в строи­тельстве, на транспорте, в здравоохранении и в других отраслях производственной и непроизводственной сфер. Эти системы ре­шают задачи информационного обслуживания аппарата управле­ния соответствующих ведомств.

Территориальные информационные системы предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качествен­ное выполнение управленческих функций в регионе, формирова­ние отчетности, выдачу оперативных сведений местным государ­ственным органам.

Межотраслевые информационные системы являются специа­лизированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженчес­ких, статистических и др.).

Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые информационные системы обес­печивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют регулирование деятель­ности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распре­деления ресурсов.

Информационные системы управления технологическими про­цессами наиболее широко применяются в промышленности, и в пер­вую очередь в отраслях, имеющих непрерывные технологические процессы. В металлургической промышленности они используют­ся для управления плавкой стали, процессом получения чугуна, в химической промышленности для управления технологическими процессами производства аммиака, азотной и серной кислот и т. п.

В машиностроении автоматизация технологических процессов осуществляется за счет применения станков с программным уп­равлением и робототехники; на транспорте — за счет использова­ния специальных машин и устройств, для автоматического вожде­ния поездов, самолетов, автомобилей, сортировки вагонов и др.

С помощью информационных систем организационного (адми­нистративного) управления осуществляется руководство больши­ми коллективами людей, выполняющими огромную работу по уче­ту, планированию, анализу и контролю деятельности на всех уров­нях управления экономикой: межотраслевом, отраслевом, терри­ториальном и на уровне предприятий, организаций, фирм.

Примерами таких информационных систем являются:

■ банковские ИС;

■ ИС фондового рынка;

■ финансовые ИС;

■ страховые ИС;

■ ИС налоговых органов;

■ ИС таможенной службы;

■ государственные статистические ИС;

■ ИС управления предприятий и организаций; особое место по значимости и распространенности в них занимают бух­галтерские, справочно-правовые, кадровые информацион­ные системы, а также системы делопроизводства, информа­ционно-аналитические системы;

■ другие информационные системы.

Информационные системы управления организационно-техно­логическими процессами являются сложными интегрированными системами и сочетают выполнение функций управления техноло­гическими процессами с функциями управления объектом в целом.

В автоматических системах все операции управления выпол­няются с помощью компьютера автоматически. Роль человека в этих системах сводится лишь к наблюдению за работой машин и выпол­нению функций контроля. Автоматические системы применяются для управления техническими объектами и технологическими про­цессами и работают обычно в реальном масштабе времени.

В автоматизированных системах управления операции по пре­образованию информации выполняются с помощью технических средств, но при участии человека. Человек здесь выбирает и кор­ректирует цели и критерии эффективности управления, вносит творческий элемент в поиск наилучших путей достижения постав­ленных целей, осуществляет окончательный отбор решений и при­дает им юридическую силу.

Состав и структура информационной системы

Под структурой системы следует понимать организацию ее отдельных элементов с учетом их взаимосвязей и поставленных перед системой целей. Элементом системы является любая ее часть, не подлежащая расчленению при данном рассмотрении.

В рамках информационной системы выделяют различные по своему назначению подсистемы, которые можно рассматривать как самостоятельные системы. С точки зрения роли отдельных подсистем в решении задач управления их разделяют на функци­ональные и обеспечивающие (рис. 1.4).

Функциональная часть ИС фактически является моделью сис­темы управления экономическим объектом. В ходе декомпозиции функциональная часть разбивается на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Инфор­мационная система как сложная и многофункциональная система может быть декомпозирована по различным признакам. Приме­нительно к системам управления распространенными признака­ми структуризации служат вид управляемого ресурса и функции управления экономическим объектом. Однако в качестве призна­ка декомпозиции могут быть выбраны и другие признаки. Выбор зависит от специфики объекта управления и целей создания ин­формационной системы.

Особенности функциональных подсистем бухгалтерской информационной системы.

Функционирование подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принад­лежностью, формой собственности, размером, характером дея­тельности предприятия.

Структура бухгалтерского аппарата зависит от численности ра­ботников, объема учетно-контрольных работ, их значимости и слож­ности. Поэтому на небольших предприятиях структура бухгалтерии более проста. В бухгалтерии средних и крупных предприятий круг объектов учета значительно шире, поэтому возникает необходи­мость подразделить аппарат бухгалтерии на части. Как правило, та­кое деление производят по главным участкам работы бухгалтерии.

Поскольку бухгалтерская информационная система призвана автоматизировать работу аппарата бухгалтерии, состав ее функ­циональных подсистем соответствует основным участкам бухгал­терского учета. В этом случае признаком структуризации являет­ся вид управляемого ресурса.

Например, в бухгалтерской информационной системе «БЭСТ-ОФИС», предназначенной для автоматизации учета на предприя­тиях малого бизнеса, выделены следующие функциональные под­системы:

■ учет операций;

■ расчеты;

■ основные средства;

■ заработная плата;

■ материалы;

■ баланс;

■ налоги.

Другим примером служит контур учета в многопользовательс­ком сетевом комплексе полной автоматизации предприятия «Га­лактика», который ориентирован на средние и крупные предпри­ятия. Здесь состав функциональных подсистем следующий:

■ учет материальных ценностей;

■ учет основных средств и нематериальных активов;

■ учет труда и заработной платы;

■ учет банковских, кассовых и валютных операций;

■ учет фактических затрат;

■ сводный учет и консолидированная отчетность.

Состав функциональных подсистем может быть дополнен в за­висимости от специфики ведения бухгалтерского учета в опреде­ленной отрасли.

Все чаще функциональные подсистемы бухгалтерского учета становятся составной частью комплексных систем автоматизации предприятия. Внедрение таких систем характерно для предприя­тий среднего и крупного бизнеса. Дальнейшее развитие экономи­ческих информационных систем связано с разработкой корпора­тивных систем управления, в которых бухгалтерские информаци­онные системы являются одной из основных подсистем.

Характеристика обеспечивающих подсистем информационной системы: техническое, программное и информационное обеспечение.

Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной предметной области. Он может варьироваться в зависимости от сложности информационной системы. При выборе информаци­онной системы следует иметь в виду, что чем более полно пред­ставлен состав обеспечивающих подсистем, тем более качествен­ной является информационная система. Однако это в свою оче­редь влияет на ее цену.

Обеспечивающая часть способствует эффективному функци­онированию системы в целом и ее отдельных подсистем. Обеспе­чивающие подсистемы можно подразделить на подсистемы, обес­печивающие функционирование системы в целом, и подсистемы, обеспечивающие ее информационную часть (рис. 1.5). Все обес­печивающие подсистемы связаны между собой и с функциональ­ными подсистемами.

Подсистема организационно-правового обеспечения представ­ляет собой совокупность организационных и правовых актов, рег­ламентирующих разработку, внедрение и функционирование ИС.

Подсистема кадрового обеспечения решает вопросы определе­ния потребности в кадрах, количественного и качественного со­става работников в различных звеньях системы, подбора и расстановки их на этапах проектирования, внедрения и функциониро­вания ИС. Кадровое обеспечение определяет должностные инст­рукции и уровень квалификации исполнителей, участвующих в функционировании ИС.

Подсистемы научного и экономического обеспечения призва­ны выполнять задачи, связенные с разработкой критериев опти­мальности и эффективности системы, эффективности от внедре­ния новейших достижений науки и техники, новой информаци­онной технологии проектирования, а также определения основ­ных направлений дальнейшего развития и совершенствования системы.

Эргономическое обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, создающих оптимальные условия для исполь­зования информационной системы на рабочем месте специалис­та, для быстрейшего освоения информационной технологии, ка­чественной и безошибочной работы с ИС. Например, оптималь­ное размещение средств вычислительной техники на рабочем ме­сте специалиста очень важно для экономических информацион­ных систем, работающих в режиме реального времени. Это характерно для банковских, налоговых и других ИС, где ведется обслу­живание клиентуры в момент ее присутствия.

Дата добавления: 2014-01-20