Характеристика бухгалтерских автоматизированных систем

Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Появление персональных компьютеров и организация автоматизированных рабочих мест в бухгалтерии означает создание принципиально нового этапа в развитии технологии обработки. Создается новая автоматизированная информационная технология на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач.

Современный этап характеризуется следующими моментами:

• организация АРМ бухгалтера на всех участках учета;
• решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте, оснащенном ПК;
• увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой; расширение круга пользователей электронной техникой;
• формирование локальных многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);
• выполнение комплексной интегрированной обработки учетных задач;
• создание в машине постоянной информационной базы, при помощи которой автоматизируется составление бухгалтерских регистров, журналов-ордеров, форм отчетности;
• появление возможности формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;
• появляется возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима между человеком и машиной. При этом обеспечивается хранение в памяти машины нормативно-справочных данных в виде программ «Гарант-Сервис», «Консультант-Бухгалтер» и др.;
• организация информационной связи с другими автоматизированными информационными системами (например, реализуется технология «Клиент-Банк»).

Бухгалтерские автоматизированные системы — функциональное программное обеспечение, предназначенное для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач.

Очень трудно вести речь об универсальности бухгалтерских автоматизированных систем. Специфика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях, постоянно меняющиеся налоговые законодательства, изменение форм отчетности предопределяют необходимость адаптации и доработки практически любой системы к специфике учета и изменяющимся условиям. Лидирующее место на рынке заняли универсальные пакеты программ, предлагающие комплексный бухгалтерский учет. В условиях перехода к рыночной экономике усиливаются тенденции интеграции бухгалтерского учета с другими функциями управления, что находит отражение в составе программных продуктов. Немалое влияние на этот процесс оказывают и зарубежные программы, которые уже давно идут по пути слияния бухгалтерских задач с задачами управления экономикой. Характерной чертой отечественных программ для бухгалтерского учета стало расширение их традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др. Разработка программных продуктов ведется различными отечественными фирмами. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Завоевание рынка программных продуктов заставляет фирмы (корпорации) выпускать семейство программ самого широкого диапазона, в различных вариантах, применительно к различной специфике бухгалтерского учета. Фирмы составляют программные продукты в локальном и сетевом варианте. Следует иметь в виду, что сетевой вариант программ намного сложнее и дороже и предназначен в основном для использования на средних и крупных предприятиях, где ведется комплексная обработка бухгалтерских задач в тесной интеграции с другими функциями управления. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой вычислительной сети в бухгалтерии и сетевой обмен информацией между уровнями. Возможна организация ведения наиболее трудоемких участков учета (учет труда и заработной платы, учет материалов) на нескольких АРМ.

Сетевая версия включает в себя расширенный состав программ, цель которых — автоматизация задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления: труда и заработной платы, нормирования, планово-финансового управления и др. Выбор программ для реализации поставленных целей — довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

Применение сетевых программ возможно только при организации локальной вычислительной сети на предприятии. Локальная компьютерная сеть на предприятии в упрощенном виде построена следующим образом. Имеется мощный компьютер-сервер, на котором находятся сетевые программы, основная часть информации, все базы данных, словари, данные бухгалтерского учета, формы счетов, договоров, приказов и др. Кроме того, имеется несколько автоматизированных рабочих мест — компьютеров (рабочих станций), связанных с этим сервером. Наличие сети делает информацию, хранящуюся на сервере, доступной для всех пользователей в соответствии с теми правами, которые предоставлены им администратором сети. Это позволяет, например, финансовому директору просматривать проводки, которые выполняет бухгалтер, а также ввести разделение труда, при котором каждый бухгалтер выполняет на компьютере свой участок работы, а главный бухгалтер затем делает баланс, используя информацию, собранную со всех автоматизированных рабочих мест.

Или, например, трое менеджеров по продажам могут одновременно выписывать счета, используя одни и те же данные о наличии товара на складе.

Для обеспечения функционирования локальной вычислительной сети (ЛВС) необходимо соответствующее программное обеспечение. В локальных сетях с выделением серверов используются специальные операционные системы, обеспечивающие надежную и эффективную обработку многих запросов от рабочих мест пользователей. На рабочих станциях такой локальной сети может использоваться любая операционная система, например Windows и т.д. На серверах применяется операционная система Windows NT Server.. Windows Server 2003 Иногда применяются и другие операционные системы: UNIX и др.

Классификация бухгалтерских автоматизированных систем

В настоящее время не существует единой, комплексной, общепринятой классификации бухгалтерских программ. Условно можно выделить несколько классификационных признаков:

• ориентация на размер предприятия;
• локальные и сетевые версии;
• ориентация на бухгалтерский учет в различных сферах деятельности (промышленности, торговли, строительстве), а также ориентация на бюджетный учет;
• отечественные и зарубежные программы.

Основным классификационным признаком бухгалтерских программ остается их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых ими функций. Накопленный опыт составления и применения программ компьютеризации бухгалтерского учета позволяет выделить четыре их группы (см. рис. 1.9).

Рассмотрим краткую характеристику пакетов этих групп.

Пакеты «Мини-бухгалтерия». К этой группе относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка → Главная книга → Баланс», выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С: Бухгалтерия» (фирма «1С», г. Москва), «Турбо-бухгалтер» (фирма «ДИЦ», г. Москва), «Инфо-бухгалтер» («Информатика», г. Москва), «Финансы без проблем» («Хакерс-Дизайн», г. Мариуполь), «Интегратор — Соло» («Инфософт»), «Инфин» (бухгалтерия-мини).

Рис. 1.9. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем

Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие я легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм.

Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Например, в программе «1С: Бухгалтерия» аналитический учет выполняется через открытие субконто по балансовому синтетическому счету. Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия. Пакеты «Мини-бухгалтерия» успешно применяются на малых предприятиях с небольшой численностью сотрудников и небольшим объемом информации.

Обработка бухгалтерского учета на малых предприятиях с большой численностью работающих, со значительным объемом хозяйственных операций и при необходимости составления многих регистров аналитического учета затрудняется использованием пакета «Мини-бухгалтерия». Это и вызвало появление пакетов более высокого уровня — интегрированных систем.

Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Большинство разработок этого класса «выросло» из предыдущего. Сегодня группа ИБС является одной из наиболее распространенных. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2-5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте — на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие 7.7,8.0)», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

Интегрированные бухгалтерские системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Основой пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», является Головной модуль «Проводка — Главная книга — Баланс», а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету материалов, учету основных средств и учету товаров. Для учета заработной платы создается, как правило, самостоятельная программа, но этот модуль может находиться и в общей программе.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок.

После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач. Лучшими пакетами этого класса на выставках и конкурсах признаны программы корпорации «Парус», фирмы «1С» («1С: Предприятие версии 7.7,8.0»), «Инфин», «Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевая программа «Интегратор» фирмы «Инфософт», «Турбо-бухгалтер» (4, 5, 6), «БЭСТ-3» «Интеллект-Сервис».

Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета».

Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих мест. Характерными чертами пакетов являются:

• наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета;
• интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности;
• развернутый аналитический учет по всем участкам учета;
• расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.

Состав пакетов комплексов может быть следующим. АРМ главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и НМЛ, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции. Состав пакетов может быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и др.

Применение комплексов позволяет создать на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, где осуществляется комплексная автоматизация бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный принцип: пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке программных продуктов. К ним относятся пакеты фирм: «Интеллект-Сервис» (программа «БЭСТ-4»), «Микро-Плюс» («Лука»), «Пролог», «Омега» («Бухкомплекс»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Звезда», «Инфин» («Бухгалтерия-супер»), «Турбо-бухгалтер» (6 проф).

Корпоративные системы предназначены для автоматизации функций управления предприятием. Иногда такие системы называют «Корпоративными системами управления финансами и бизнесом». Система состоит из сложных компонентов, включающих в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учета, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства и т.д. Бухгалтерская составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в основном ориентированы на процесс давления. В такой системе большое значение имеет информационная взаимосвязь всех составных подсистем. Корпоративные системы ориентированы прежде всего на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети предприятия и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу «под ключ».

Системы индивидуально дорабатываются и внедряются на базе типового ядра для каждого заказчика.

Сложность построения корпоративных систем заключается в наличии различных модулей программ. Типичным примером может служить корпоративная система «Галактика», где выделены функциональные контуры административного управления, оперативного управления, управления производством и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается около 40 программных модулей (АРМ). Систему можно комплектовать из различных модулей. Корпоративные системы предназначены для использования на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут в усеченном составе модулей применяться и на средних предприятиях.

Кроме ориентации на размер предприятия, можно остановиться и на ряде других встречающихся в литературе классификационных признаках бухгалтерских программ.

1. Бухгалтерский конструктор — предусматривает самостоятельную настройку пользователем типовой программы в соответствии со спецификой предприятия и постоянными изменениями в законодательстве. Программа предусматривает наличие специального встроенного процедурного языка и средств настройки, предполагающие широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям пользователя. При овладении этим языком можно самостоятельно научить программу выполнять любые расчеты, составлять различные документы и др. Принципиально невозможно заложить в одну программу специфику учета различных бухгалтерий, поэтому такие системы стали делать как универсальные заготовки, из которых с помощью настроек можно сделать программу, подходящую для любой фирмы и несвязанную с ее спецификой. Этот класс программ обеспечивает независимость пользователя от разработчика и применим на малых и средних предприятиях, в основном в интегрированных системах. Лучшими в этом плане являются фирмы «Информатик», «Аквилон», «Интегратор». Фирма «1С» также использует в некоторых программах элементы конструктора на базе встроенного языка Visual-Basic.

2. Отдельные участки учета — программы, ориентированные на реализацию функций конкретного раздела учета или нескольких смежных разделов, например АРМ по учету труда и зарплаты, АРМ по учету товарно-материальных ценностей, АРМ учета основных средств. Как правило, фирмы специализируются на конкретных участках учета. Ориентация на автоматизированную обработку отдельных участков учета имела место в начальной стадии использования персональных компьютеров. В дальнейшем такой подход не позволяет осуществлять комплексную обработку бухгалтерского учета на предприятии, так как в них не предусмотрена информационная взаимосвязь отдельных участков учета, и предприятия вынуждены впоследствии переориентироваться на другие программы. Ряд фирм, таких как «Парус», «1С», наряду с интегрированными системами, выпускают и отдельные локальные программы по учету заработной платы, которые интегрируются с основной программой.

3. Отраслевые системы. Эта группа состоит из специализированных систем отраслевого применения. Ядром таких систем в большинстве случаев является бухгалтерский учет с включением специализированных отраслевых АРМ с выделением: «Промышленность», «Строительство», «Торговля», «Бюджетные организации» и др. Лучшими торговыми системами с наличием бухгалтерского учета признаны программы фирмы «Интеллект-Сервис», «1С», «Парус»; для бюджетных организаций — программа корпорации «Парус» фирмы «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «1С».

4. Финансово-аналитические системы. Могут быть как в составе комплексной системы бухгалтерского учета (например программа, разработанная фирмой «Инфософт»), так и индивидуальными. Направление применения финансово-аналитических программ в комплексной увязке со всем комплексом учетных задач является наиболее перспективным. Впервые такие программы стали использоваться за рубежом, но с появлением мощных компьютеров и становлением рыночной экономики это направление стало активно развиваться и в России. Программы финансово-экономического анализа являются незаменимым инструментом для анализа, прогнозирования и управления бизнесом, помогают получить наиболее оптимальные варианты развития предприятия. Условно можно выделить следующие подклассы: «Система анализа хозяйственной деятельности предприятия» и «Системы для работы с инвестиционными проектами». Наиболее успешно работает в этой области фирма «ИНЭК». Ею составлен ряд программных продуктов анализа финансового состояния банков (программы АФСКБ, «ОФО-БАНК-2», «Банковский аналитик», «Инвестор»), промышленных предприятий и торговых организаций (программы серии «Аналитик», «Экономический анализ и прогноз деятельности предприятия», «Инвестор»), для бухгалтерии («ИНЭК-бухгалтер»), а также для малого бизнеса и страховых организаций. Из зарубежных программ финансового анализа и прогнозирования можно назвать программы «Meta Stock», «Windows on wall», «Best Fit» и др.

5. Правовые системы — включают в себя различные специализированные информационно-справочные системы, содержащие информацию о правовых и нормативных документах, а также основные бухгалтерские понятия. К этому классу относятся программы, обеспечивающие ведение, хранение и доступ к базам данных названных видов. Использование этих программ значительно облегчает работу бухгалтеров, финансовых, планово-экономических, юридических и прочих служб. К ним можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант-Сервис», «Налоги России» и др. Каждый сотрудник успешно использует в своей работе информационно-справочные программы, которые помогают решить ряд спорных и сложных вопросов, дают возможность руководителям и исполнителям быть в курсе всех нововведений и изменений в законодательстве. Система «Консультант-бухгалтер» содержит около 4 тысяч нормативных документов и обеспечивает приблизительно 5 тысяч консультаций юристов, экономистов, аудиторов. Система построена по варианту «вопрос-ответ», имеет 300 региональных центров в 150 городах России. Документы в системе группируются по налоговому законодательству, трудовому, правовому гражданскому праву, внешнеторговой деятельности. Системы «Консультант-Плюс», «Гарант-Сервис» также содержат хозяйственные и финансовые законодательства центральных и территориальных органов, Государственной думы, Госкомимущества, Министерства финансов, Центрального Банка и др.

6. Система ведения параллельного учета в нескольких стандартах. В настоящее время для многих организаций становится актуальной задача ведения учета в нескольких стандартах: отечественном и международном стандартах учета (СААР). Международный стандарт учета требует пересчета показателей стандартной отчетности в иностранной валюте, имеет другой состав форм отчетности, номенклатуры показателей бухгалтерских счетов, а также системы аналитических признаков. Программы автоматизации международного стандарта учета основываются на применении трансляционных таблиц, устанавливающих соответствие между национальным планом счетов и планом счетов, принятым у иностранного партнера. При ведении учета в нескольких стандартах возникает проблема соблюдения ряда методологических требований: однозначное соответствие планов счетов, субсчетов и счетов аналитического учета; единая методология учета различных хозяйственных операций и единая интерпретация одних и тех же фактов хозяйственной деятельности в различных учетных системах, а также единство алгоритмов расчетов. Программы должны обеспечивать отражение каждой хозяйственной операции в нескольких системах счетов и составление отчетности в параллельных стандартах. В качестве примера можно назвать фирмы, обеспечивающие автоматизацию параллельного ведения учета: корпорация «Галактика», фирмы «1С», «Инфин», «Монолит-Инфо», «Инфософт». Фирма «Ипотек» разработала программу «Ипотек-Бухгалтер-Вестерн», ставшую победителем конкурса этих программ. Программа ведет параллельный учет, предусматривает ведение двух планов счетов и журналов операций, а также соотношение дебетовых и кредитовых счетов в разных системах учета. Автоматизация бухгалтерского учета с параллельным соблюдением российских и международных стандартов может осуществляться и с использованием зарубежных программ, применяемых в России, таких, например, как «Scala», «Platinum». Однако эти системы не получили массового распространения в России из-за сложности, высокой стоимости, длительности обучения и внедрения. Составление программ для ведения параллельного учета в России приобретает все большее значение, многие фирмы идут в направлении включения этих программ в базовые варианты.

Дата добавления: 2014-01-20