Обработка документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков (рисунок 7.3).

Классификация документов
Название	Характеристика документа	Пример
1) По назначению:
распорядительные	документы, содержащие разрешение на совершение хозяйственной операции	приказ, расходный кассовый ордер
оправдательные	документы, подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отражения в бухгалтерском учете	авансовый отчет
бухгалтерского оформления	документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего их использования в учетном процессе	расчет начислений оплаты труда
комбинированные	документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления	расчетно-платежная ведомость на оплату труда, расходный кассовый ордер
2) По содержанию хозяйственных операций:
материальные	документы, служащие для оформления операций по движению материально-производственных запасов	требование - накладная
денежные	документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации	приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение
расчетные	используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими деловыми партнерами	акт выполненных работ
3) По объему отраженных операций:
первичные	документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции, они составляются в момент совершения хозяйственных операций	приходные и расходные кассовые ордера, накладные
сводные	документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени	отчет кассира, товарный отчет, материальный отчет
4) По месту составления:
внутренние	документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций	накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары, требование-накладная
внешние	документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими деловыми партнерами	накладная, счет-фактура

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота. Движение документа от момента составления до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль правильного оформления документов и отражение операций на счетах бухгалтерского учета (рисунок 7.5). График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

После совершения хозяйственных операций документы, которыми они оформлены, передаются в бухгалтерию организации (4 этап стадии документооборота). Последовательность обработки документов в бухгалтерии представлена на рисунке 7.6.

Рисунок 7.6 – Последовательность обработки документов в бухгалтерии

Проверка документов в бухгалтерии
Формальная проверка	проверка правильности оформления документов по форме Проверка позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк утвержденной формы, и все обязательные реквизиты документа заполнены
Проверка по существу	проверка законности и целесообразности совершаемой хозяйственной операции Первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны
Арифметическая проверка	выявление ошибок при определении суммы в первичном документе

Рисунок 7.7 - Проверка документов в бухгалтерии

По истечении года документы из текущего бухгалтерского архива передаются в постоянный архив – это соответствует последнему 6 этапу стадии документооборота. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.