Информационно - обучающий блок №1

Тема: Официальный документ как материальный носитель информации:

Содержание и структура (учебные вопросы):

1.1. Понятие терминов «Делопроизводство», «Документальное обеспечение управления (ДОУ)». Цели и задачи учебной дисциплины ДОУ.

1.2. Понятие и структура термина «Информация» как социального явления.

1.3. Понятие, структура и закономерности формирования «Коммуникаций», «Коммуникационной системы».

1.4. Классификация коммуникаций, их краткая характеристика.

2.1. Понятие «Документ»- как материального носителя информации.

2.2. Краткая характеристика основных составляющих документа: код, язык, материальный носитель.

2.3. Краткая характеристика бумажных носителей. Понятие ГОСТ 9327-60 и ИСО 216:1975.

3.1. Понятие «официальный документ». Классификация реквизитов, как неотъемлемых составляющих официального документа.

3.2. Практическое изучение и отработка навыков создания реквизитов официальных документов (с изучением рабочих документов действующих предприятий г.Краснодара) по ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003.

3.3. Практическое изучение бланков официальных документов организационно распорядительного характера на примере продукции Краснодарбланкиздата.

Учебное время информационного обучающего блока №1 –6 учебных часов.

Из них: 2часа лекционных занятий, 4-часа практическое занятие.

Рекомендуемая литература(список) самостоятельного изучения по учебному курсу выдается в каждую учебную группу из расчета: 5 экземпляров на учебную группу.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе её принимают соответствующие управленческие решения.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отравления.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство)- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин делопроизводство появился в устной речи (предположительно в 17 веке) и означал процесс решения (производства) дела.

«Дело производить»- решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в 16 веке употребляется слово дело как собрание документов относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах 1584года.

Современное делопроизводство включает 2 больших составляющих элемента:

1. обеспечение своевременного и правильного создания документов (документоведение);

2. организация работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связанно с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время оба термина обозначают одну и ту же деятельность.

Например: «Государственная система документационного обеспечения управления» тут же «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

В настоящее время никто не оспаривает положение о том, что «Тот кто владеет информацией – владеет миром».

И как важно ее задокументировать, учесть, обработать, сохранить для анализа, желательно компьютерного, систематизировать, архивировать и вовремя правильно уничтожить.

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется огромное внимание. В США действует закон о документах. В России аналогичный закон принят в 1995году «Об информации, информатизации и защите информации». На сегодняшний день документированные бизнес-проекты- суть современного развития цивилизации.

Отсюда напрашивается вывод: если хочешь быть цивилизованным и преуспевающим современным человеком владеть знаниями и навыками в общении с документированной информацией просто необходимо.

Пример: Только родившийся ребенок получает свидетельство о рождении. А некоторые будущие мамы еще до рождения ребенка имеют его печатное изображение, сделанные при ультразвуковом сканировании. Документы сопровождают человека всю жизнь: паспорт, свидетельство о браке, справка с места жительства, школьный аттестат и т.д и т.п.

Колоссальное количество документов циркулирует в промышленности – сметы, спецификаций, регламенты. В управлении персоналом – приказы, ведомости, протоколы, акты. Т.е. любой вид деятельности порождает документы.

В торговле – договоры, прейскуранты, ценники, счета –фактуры, накладные. В сервисе и туризме – рекламные материалы, расписания движения и маршруты экскурсий, правила проживания, графики туристических потоков и т.д.

Электронный учебник английского языка на компакт диске – тоже документ, специальным образом написанная мультимедийная гиперкнига. Документом является и денежный знак.

Учитывая, что объемы информационных потоков будут в дальнейшем только возрастать было принято решение о профильной подготовке специалистов и утверждена специальность №350800 для высших учебных заведений «Документоведение и документационное обеспечение управления», а для средних специальных учебных заведений – специальность № 0611 «Делопроизводство и архивоведение», сформированы Государственные образовательные стандарты по каждой специальности.

Прочно утвердился целый блок учебных дисциплин, которые входят подразделами в общую большую дисциплину «Документоведение и документационное обеспечение управление».

Одной из таких дисциплин или подразделов: «Организация и технология документационного обеспечения управления предприятиями (организациями) социально - культурного сервиса и туризма» нам предстоит заниматься подробнее.

Повседневная практика показала: выпускник ВУЗа не может рассчитывать на сколько-нибудь заметных карьерный рост и вообще в ряде случаев, на хорошую работу, не овладев, хотя бы в общем, азами данной науки, а то что это наука – Вы убедитесь сами.

Предлагаю вспомнить мультфильм «Каникулы в Простаквашино: почтальон Печкин принес посылку, но не отдал ее, мотивируя отсутствием документов. Кот Матроскин в качестве документа предъявил хвост и усы. Вопрос: хвост и усы могут быть документом? Ответ на этот вопрос- «Нет!» и состоит он из 12 пунктов» (см.карточку)

По окончанию курса дисциплины каждый из Вас должен назвать хотя бы 8.

Однако до того времени как появился документ, в современном его понимании, передача и обработка информации прошла трудный и долгий путь.

Прежде всего о передаче информации- как в принципе человек для себя получает и обрабатывает информацию? Т.е. как выглядит процесс восприятия информации из окружающего мира.

При непосредственном общении:

ОЩУЩЕНИЯВОСПРИЯТИЕ МЫШЛЕНИЕ

Дата добавления: 2014-01-20