Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности

Тезисно к вопросу о бланках:

Официальные документы организации как правило оформляются на стандартных бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключение составляют документы, издаваемые от имени двух и более организаций. Они оформляются на стандартных листах без бланка.

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги А4 (210*298) и А5 (210*148), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов А3 и А6 ГОСТ 9327-60.

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ (документационное обеспечение управления).

Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливают полиграфическим способом предприятиями, имеющими лицензия на соответствующий вид деятельности (выдается Министерством РФ по делам печати, телевидения и массовых коммуникаций). Бланки (без Герба РФ) на компьютерных принтерах и копировально-множительных машинах изготавливаются только с разрешения руководителя службы ДОУ.

Употребление бланков произвольных размеров и формы не допускается.

В любой организации создается, как минимум два вида бланков:

- Для писем (которые используются в большинстве случаев для внешних адресатов);

- Общий бланк (для оформления документов внутри организации).

По расположению реквизитов: продольное размещение и угловое размещение.

Угловое размещение бывает центрированным и фланговым.

На бланке для писем в зависимости от учредительных документов могут размещаться: Герб РФ, Герб Субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак, код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные организции, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документов.

На общем бланке: Герб РФ, Герб Субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак, код организации, её наименование, место составления или издания документа, а также метки для размещения даты и регистрационного номера.

Бланк потому и общий что содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов.

Поля для бланков: верхнее-20мм, левое-20-27,5мм, правое 10-22,5мм, нижнее- не менее 20 мм.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для всей страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается:

- Размещение на бланке только сокращенного наименования организации- автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

- Составления бланка на двух языках, но с различной информацией об организации – авторе;

- «Украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

- Размещение на бланке справочных данных об авторе, его место нахождении, не соответствующих данным государственной регистрации.

- Произвольное расположение реквизитов бланков, не соответствующее требованиям государственного стандарта.

- Размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, выделения, другие «художественные украшения»).

- Размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Дата добавления: 2014-01-20