Исследование и проектирование целей управления

Управленческий учет в системном исследовании

Маркетинговые исследования

Исследование информационного обеспечения систем управления

Исследование кадрового обеспечения систем управления

Исследование и проектирование управленческих решений

Исследование и проектирование структур управления

Исследование и проектирование функций управления

Исследование и проектирование целей управления.

Любая система управления по определению есть целе­направленная система, имеющая иерархическое строение и организованная для достижения целей, называемых це­лями функционирования системы управления. Значение целей функционирования велико.

Во-первых, потому, что в организациях должны принимать­ся только такие решения, которые реализуют ее цели функционирования.

Во-вторых, во избежание «паразитной» деятельности организации, т.е. деятельности, мешающей достижению цели функционирования организации, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и ис­полнителя. Для этого необходим постоянный контроль реального состояния системы и сравнение его с целями, задачами функционирования системы.

Отсюда следует, что любая организационная дея­тельность в системе оправдана только в том случае, ес­ли она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся организационная деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась.

Цели функционирования - это конкретизация миссии организации в форме, доступной при управлении процессами их реализации.

Для них характерны следующие черты и свойства:

• четкая ориентация на определенный интервал вре­мени;

• конкретность и измеримость;

• непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;

• адресность и контролируемость.

Определение целей функционирования является од­ним из наиболее важных этапов проектирования сис­темы управления. От того, насколько правильно вы­брана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит весь успех организационно-административной деятельности.

Как правило, организации ставят и реализуют не одну, а несколько целей, которые важны для их функциониро­вания и развития. Наряду со стратегическими целями и задачами приходится решать огромное количество теку­щих и оперативных задач. Кроме экономических задач — стоят соци­альные, организационные, научные и технические задачи. Наряду с регулярно повторяющимися, традиционными проблемами менеджеры должны принимать решения по непредвиденным ситуациям и т.д.

Классификация целей позволяет конкретизировать задачу целеполагания и ис­пользовать соответствующие механизмы и методы, нара­ботанные для разных групп целей. Один из возможных вариантов классификации целей представлен в табл. 7.1.

Критерии классификации	Группы целей
Период установ­ления	Стратегические Тактические	Оперативные
Содержание	Экономические Организационные Научные	Социальные Технические Политические
Функциональ­ная структура	Маркетинговые Инновационные Кадровые	Производствен­ные Финансовые Административные
Среда	Внутренние	Внешние
Приоритетность	Особо приоритетные Приоритетные	Прочие
Измеримость	Количественные	Качественные
Повторяемость	Постоянные (повто­ряющиеся)	Разовые
Иерархия	Организации	Подразделений
Стадии жизнен­ного цикла	Проектирование и создание объекта. Рост объекта	Зрелость объекта Завершение жиз­ненного цикла объекта

Табл.7.1. Классификация целей

На каждом уровне организации возникают частные цели, причем только их совокупность необходимо рас­сматривать как некоторую цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость структури­зации целей и построения дерева целей.

Таким образом, проектирование целей организации яв­ляется обязательным и важным этапом процесса проекти­рования общей системы управления.

Проектирование целей организации производится в несколько этапов (см. рис. 7.1.).

Этап 1. Исследуется предназначение организации, об­щая цель системы, определяемая ее назначением. При анализе важно не смешивать понятия целевого назначе­ния системы и критерия эффективности. В отличие от цели организации, определения направления и смысла функционирования системы, основной ее задачи, крите­рий эффективности является показателем, определяю­щим степень достижения этой цели.

Этап 2. Формируются качественные цели организации, осуществляемые в две стадии. Вначале формируются ка­чественные цели функционирования организации, выте­кающие из Положения данной организации, регламенти­рующего ее деятельность, а затем выбираются качествен­ные характеристики цели. Формулировка цели должна быть предельно четкой и указываться в повелительном наклонении.

Например:

Цель1. Максимально содействовать учебному процессу.

Цель 2. Обучить студентов методам анализа систем уп­равления.

Цель 3. Обучить студентов методам формализованного представления результатов обследования сис­тем управления

Этап 3. Производится ранжирование целей функцио­нирования организации, осуществляемое для обоснования выбора целей функционирования, положенных в основу дальнейшего проектирования организации. Поскольку все реальные организации - многоуровневые, ранжиро­вание целей должно осуществляться на всех выбранных Уровнях управления. Ранжированные цели не возникают сами по себе. Они вытекают из глобальных целей функ­ционирования, которые, в свою очередь, регламентиру­ются решениями вышестоящих организаций, постанов­лениями, положением об организации.

Проблема ранжирования целей функционирования имеет принципиальное значение для решения проблем проектирования организационных систем по многим причинам:

во-первых, по своей природе все реальные организации - многоцелевые;

во-вторых, период дей­ствия целей функционирования различен, а следова­тельно, спроектировать организацию необходимо толь­ко исходя из целей, период действия которых сопоста­вим с периодом проектирования организации (в про­тивном случае процесс проектирования становится не­прерывным);

в-третьих, проектирование организаций под все цели функционирования слишком трудоемко, а, следовательно, число целей должно быть по возможно­сти ограниченным.

Проблема ранжирования целей функционирования в силу важности ее для организационного проектирования должна быть решена достаточно корректно и требует применения наиболее объективных методов, например метода экспертных оценок.

В данном случае применение метода экспертных оце­нок проводится в два этапа.

На первом подготовительном этапеосуществляется формирование экспертных групп на выбранных уровнях управления и подготавливается вся документация, необ­ходимая для проведения экспертизы целей.

Выбор группы экспертов производится с учетом их компетенции отдельно для каждого уровня. Именно в таком случае можно говорить и о достоверности экспер­тизы, и о минимальных затратах на ее проведение. Для подбора экспертов применяются следующие характери­стики: компетентность, креативность, отношение к экс­пертизе, конформизм, аналитичность и широта мышле­ния, самокритичность.

Компетентность эксперта - это степень его квали­фикации в определенной области знаний. Компетент­ность может быть определена на основе опыта эксперта в данной области его квалификации, степенью знаком­ства с научными достижениями в области исследуемой области и т.д.

Креативность эксперта — способность решать твор­ческие задачи.

Отношение к экспертизе является важной характери­стикой эксперта, определяющей его желание (активность или пассивность) участия в экспертизе.

Конформизм — подверженность влиянию авторитетов. Эта характеристика необходима для выбора способа про­ведения экспертизы.

Самокритичность эксперта — самооценка своей ком­петентности.

Аналитичность, широта мышления, конструктивность мышления, свойство коллективизма — также важные ха­рактеристики эксперта.

Даже неполные определения характеристик экспер­тов, приведенные выше, показывают, что численные оценки этих характеристик значительно затруднены и в ряде случаев совсем невозможны.

Наиболее важной из указанных характеристик явля­ется характеристика компетентности экспертов, по­скольку именно она в значительной степени определяет достоверность экспертных оценок. Поэтому проблеме определения компетентности экспертов следует уделять особое внимание.

На втором организационном этапеосуществляется от­работка результатов экспертизы. На этом этапе выпол­няются все необходимые расчеты для сопоставления ка­чественных целей на каждом уровне управления с целя­ми, выбранными по мнению экспертов с точки зрения их количества и важности (приоритетности). Процесс обсуждения выбранных целей происходит до тех пор, пока не совпадут мнения большинства экспертов.

На этапе 4 осуществляется построение де­рева целей. Количество и разнообразие целей задач ме­неджмента настолько велики, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее разме­ров, специализации, вида, формы собственности. В ка­честве удобного и апробированного на практике инстру­мента исследования целей можно использовать построе­ние целевой модели в виде древовидного графа - дерева целей (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Дерево целей

Построение дерева целей осуществляется для форма­лизованного отображения процесса распределения целей по уровням управления. Посредством дерева целей опи­сывается их состав, взаимосвязь, упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели по следующим правилам:

• общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

• при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из условия: реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

• при формулировке целей разных уровней необхо­димо описывать желаемые результаты, но не спо­собы их получения;

• подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимые друг из друга;

• фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, кото­рые могут быть выполнены определенным спосо­бом и в заранее установленные сроки.

На этапе 5 выполняется исследование и формирование количественных целей, что является наиболее важ­ным для управления организацией, так как количествен­ные цели определяют выбор методов управления органи­зацией, применение компьютерной техники в управле­нии.

Количественные характеристики целей фиксируют­ся в стратегических и годовых планах организации. Ко­личественные цели ориентируют организацию на дости­жение определенных показателей и конкретизируют вы­бранные качественные цели.

На этапе 6 производится оценка степени достижения целей .

Выбирается «эталон» управления, которое необходимо расценивать как практическое и при котором необходимо срочно принимать управленческие решения, чтобы приблизить организацию к достижению выбранных целей. Количество таких решений зависит от типа и клас­са сложности организации.

Функциональная подсистема	Ключевая цель
Маркетинг	Выйти на первое место по про­даже продукции (определенного вида) на конкретном рынке
Производство	Достичь наивысшего уровня производительности труда при производстве всех (или опреде­ленных) видов продукции
Научно-исследова­тельские разработ­ки (инновации)	Завоевать лидирующие позиции по вводу новых видов продукции (услуг), используя на исследова­ния и разработки определенный процент доходов от объема реа­лизации (продаж)
Финансы	Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов
Персонал	Обеспечить условия, необходи­мые для развития творческого потенциала работников и повы­шения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе
Менеджмент	Определить критические области управленческого воздействия и приоритетные задачи, обеспечи­вающие получение запланиро­ванных результатов

Табл.7.2. Примерные формулировки целей функциональных подсистем

Таким образом, одной из главных особенностей системы управления являет­ся регламентация проектируемых отношений управления, которая исходит из ответственности активных компонентов системы за дости­жение поставленных целей, а не за выполнение конкретной функции.

Поэтому любая попытка регламентировать функции управленческо­го аппарата без ориентира на определенную систему цели, которая является средством обеспечения гибкости и самоорганизации слож­ной системы, не обеспечит эффективность, согласованность формаль­ных и неформальных отношений и развития хозяйственной самостоя­тельности звеньев и органов управления.

Суть целевой ориентации системы состоит в наделении каж­дого организационно-особенного элемента самостоятельными задача­ми, упорядоченность совокупности которых полностью реализует сис­тему целей. В основе проектирования системы управления и механизма управления деятельностью должна лежать объективно обусловленная и научно обоснованная система целей.

Разработка системы целей и их классификация позволяют орга­нам управления совершенствовать свою работу благодаря созданию надлежащих условий и возможностей использования современного инструментария для получения нужных результатов.

По степени общности и точности все цели организации можно разделить на следующие виды:

1. Общие — отражают концепцию развития фирмы и разраба­тываются на перспективу.

2. Конкретные — разрабатываются по основным видам деятельности по каждому подразделению.

Совершенствование системы управления, которое имеет це­лительное значение для любой организации, приобретает подлинный смысл только в том случае, если интегрируется с главной целью организации.

Главная цель должна состоять в максимизации долгосрочных прибылей за счет эффективного использования ресурсов. Она формируется на основании критического анализа сильных и слабых сторон деятельности организации, а также с учетом негативных и положительных внешних факторов, которые влияют на ее деятельность.

Критический анализ такого рода, выполненный с учетом перспектив на несколько лет вперед, несомненно укажет на меры, которые должны быть приняты для обеспечения текущих усовершенствований, Но большая ценность критического анализа заключается в том, что он дает основу для разработки долгосрочных стратегических целей, в которых должны рассматриваться следующие проблемы:

- совершенствование организационной структуры управления, а также технологии производства, управления и ассортимента продукции;

- поиск перспективных рынков сбыта продукции, конкурентная борьба на рынке и т.д.

«Цель» - это формулировка результатов деятельности системы, которых она желает достигнуть в будущем.

Для рассмотрения методических проблем формирования сис­темы целей социально-экономической системы в качестве понятия «цель» принимается ориентир для достижения результатов деятель­ности, имеющих количественное и качественное определение, кото­рое учитывает перспективные и текущие потребности общества, а так­же требования, возникающие внутри самой системы.

Под задачей соответственно понимается некая декомпозиция цели (подцель), представляющая особую часть результатов, для достижения которых требуется как средство, так и условие достижения главной цели.

При декомпозиции цели (подцелей) необходимо учитывать следующие требования: совокупность реализующих их задач должна быть необходимой и достаточной, чтобы обеспечить достижение цели. При этом требования к определению и формулировке задачи сохраня­ются те же, что и для определения главной цели организации.

Это озна­чает, что каждая задача должна формироваться в терминах некоего необходимого целостного результата, определенного качества и коли­чества, которые могут быть достигнуты организационно-обособленным субъектом управления.

Эта часть определения особенно важна для обеспечения взаимоувязки структуры целей и проектируемой для данной организа­ции структуры управления. Дело в том, что любая цель системы, представ­ляющей крупную производственно-хозяйственную организацию, — это сложное состояние, совокупность многообразных характеристик вы­хода, требующих обязательно формального описания.

Поэтому, чтобы получить строгое и целостное представление цели, необходимо опи­сать ее в виде иерархично построенной структуры, отражающей обусловленность каждого конкретного результата по отношению к другому и к главной цели.

Каждая задача, в свою очередь, может описываться как сово­купность набора других задач, имеющих к ней подчиненное отношение. Число уровней такой структуризации может быть большим.

Структура любой цели может быть описана в нескольких вариантах. В качестве признаков декомпозиции цели применяются пред­метная или технологическая специализация процессов их достижения, пространственная или временная характеристика получения резуль­татов.

Способы структуризации целей применимы для функционально­го анализа и технологической оптимизации процессов производственно - хозяйственной деятельности. Этот сложный процесс целесообразно использовать при декомпозиции целей по организационно-обособлен­ному субъекту деятельности организации, подразделения или даже органу управления, наделенному правами принятия управленческих решений.

Такой подход к процессу структуризации целей позволяет при­менять один или несколько вариантов проектирования организацион­ной структуры управления.

Общепринятым способом структуризации сложных иерархи­ческих целей является метод построения «дерева целей». При исполь­зовании этого порядка структуризации целей каждое организацион­ное звено системы управления рассматривается как многоцелевое. Описание задач каждого подразделения с учетом декомпозиции всех целей является плодотворным для формирования комплексных про­грамм и процедур межфункционального взаимодействия.

Этот метод представляет собой высоко результативный способ анализа, разработки и корректировки объективных целей системы и иерархии подцелей, составляющих набор средств их реализации.

Цели большой системы трансформируются в цели подсисте­мы. Метод «дерево целей» представляет собой как упорядоченную иерархию непротиворечивых целей и отражает их соподчиненность, взаимозависимость.

Каждая указанная цель в «дереве целей» должна быть реаль­ной, совместимой и взаимоувязанной с другими целями. При постро­ении «дерева целей» необходимо учитывать внешние и внутренние цели и их отличительные характеристики в каждой системе.

Внешние цели задаются суперсистемой и выступают в каче­стве ограничения, формирующего область допустимых состояний сис­темы.

Внутренние цели устанавливаются самой системой и опреде­ляют множество желаемых ее состояний.

При построении «дерева целей» разрабатывается его сценарий. Разработка сценария заключается в систематизированном опи­сании предполагаемых условий развития системы управления. Материалы сценария подготавливаются специалистами данной системы исходя из заданий, разработанных группой разработчиков «дерева це­лей». В этих материалах обосновываются главные тенденции разви­тия системы, количественные и качественные характеристики, ее вза­имосвязи с другими системами и оценка ее потребностей в различного рода ресурсах.

На основании этого материала строится рабочий вариант «дере­ва целей», отражающий цели развития системы, причем сначала фор­мируются цели высшего уровня системы управления, а затем путем логического анализа эти цели последовательно делятся и выявляются предпосылки и средства их реализации. Подготовленный вариант пред­ставляется в графическом изображении, показывающем структуру целей и средства их достижения.

После подготовки сценария уточняется количественное описа­ние целей, устанавливаются частные критерии и показатели или весо­вые коэффициенты для оценки целей и их связей.

Критерий — это направление траектории достижения цели.

Обоснованная цель должна удовлетворять определенному числу критериев. Поэтому важно знать, какие цели преследует система и ка­кими критериями она руководствуется для их достижения. При этом необходимо выполнять следующие требования:

- цель четко сформулирована в письменной форме и одно­значна для всех;

- определены условия, позволяющие проверить степень до­стижения цели;

- по каждой цели определены сроки реализации.

Для выполнения этих требований последовательно осуществ­ляются следующие действия:

- проверяется полнота списка целей и точность их формули­ровок на каждом уровне системы управления;

- корректируются связи между установленными целями;

- выявляются единицы измерения, если это возможно для количественного значения целей.

Частные критерии и весовые коэффициенты используются для выбора альтернативных вариантов достижения конкретных целей и распределения ресурсов между уровнями системы управления для их достижения.

В результате получается окончательный вариант, удовлетворя­ющий предъявляемым к нему требованиям и отражающий реальные условия функционирования системы управления.

«Дерево целей» и критерии достижения целей после тщательного анализа используются для формирования конкретных задач каждого уровня системы управления. Задачи должны быть четко определены, после чего становится возможным установление их взаимосвязи и последовательности решения. Каждый уровень системы управления может стремиться к одновременному достижению множества целей, находящихся между собой в определенных субординационных отношениях.

Все цели системы управления тесно взаимосвязаны и допол­няют друг друга. Цели системы управления не могут рассматриваться в качестве некоторой постоянной величины. С изменением условий функционирования системы управления, особенно внешних, необходимопересматривать систему целей, уделяя особое внимание изучению ресурсов для их достижения.

Используя метод «дерева цели» при декомпозиции целей, необходимо руководствоваться следующими принципами.

1. Каждая задача определяется количественно и качественно с учетом определенных признаков: объекта приложения управленческого воздействия; временного периода, в течение которого должен быть получен требуемый результат; границ среды, в рамках которых функционирует и несет ответственность субъект управления.

2. Все самостоятельные цели сводятся в единую систему, где они должны совпадать в горизонтальном разрезе: по высшему уровню каждого «дерева целей»; уровню, соответствующему каждому признаку декомпозиции (объект, время, технологический этап и т.д.).

Целесообразно при структуризации каждой цели соблюдать одну и ту же последовательность декомпозиции:

- объект управления;

- период реализации задач;

- технологический этап и стадия;

- процесс функционирования.

Полное описание структуризации системы целей является базой проектирования организационной структуры управления и используется для следующих задач:

- формирования организационно-обособленных подразделений системы управления, необходимых для достижения конечных целей;

- выявления дублирующих задач и рационального распределения функций, прав, обязанностей и ответственности органов и звеньев управления при достижении поставленных целей;

- определения характера и последовательности работ по достижению поставленных целей, выявлению связей и отношений и раз работке требований по формированию организационного механизма управления;

- разработки системы оценки и стимулирования за результа­ты достижения поставленной цели.

Цели каждого уровня управления могут быть установлены не ранее чем будет сформулирована главная цель системы управления.

На основании продуманной системы целей организация полу­чает возможность постоянно проводить у себя следующую работу.

1. Критически анализировать и пересматривать свои страте­гические и тактические планы.

2. Уточнять ключевые результаты каждого менеджера и стан­дарт производственных показателей, который ему следует достичь, во взаимной увязке с целевыми установками всей организации и ее кон­кретного подразделения, а также обеспечить его личный вклад в до­стижение этих целей.

3. Согласовывать с каждым менеджером его план работы, в ко­тором конкретизируется его участие в успешной реализации соответ­ствующих планов подразделения и организации в целом.

4. Создавать условия, которые делают возможными достиже­ние ключевых результатов и реализацию планов совершенствования работ, в частности в отношении:

а) организационной структуры, обеспечивающей менеджеру максимальную свободу и оперативную маневренность;

б) управленческой контрольной информации, которая по своей форме и периодичности обеспечивала бы более качественную и быструю выработку решений.

5. Используя систематические обзорные анализы, измерять и обсуждать темпы продвижения к искомым результатам, а с помощью обзоров потенциальных возможностей работников — готовить их к бу­дущим служебным переменам.

6. Составляя планы повышения квалификации управленче­ского персонала, оказывать помощь каждому менеджеру в преодоле­нии его слабых сторон, придавать ему уверенность в своих силах и сти­мулировать его самосовершенствование.

7. Усиливать мотивационные факторы управленческого персо­нала через действенные системы планирования подбора и расстанов­ки кадров и форм его оплаты.

8. В практической деятельности организации все цели взаимо­связаны (см рис.7.1.)

Рис. 7.1. Взаимосвязь целей системы

Из вышеизложенного видно, что в процессе совершенствова­ния управления системы все цели взаимосвязаны и носят динамиче­ский характер. Они имеют исключительное значение для любой организации и приобретают истинный смысл только в том случае, если интегрируются с ее главной целью.

Если рассматривать проблему с таких позиций, то процесс со­вершенствования системы управления является ценным сопутству­ющим элементом успешной реализации программы совершенствова­ния системы управления организацией.

Главная цель организации должна состоять в максимизации долгосрочных прибылей за счет использования ресурсов. Планирова­ние прибыли должно проводиться на основании критического анали­за сильных и слабых сторон деятельности организации, а также с уче­том негативных и положительных факторов, которые влияют на функционирование и перестройку системы управления.

Дата добавления: 2014-01-20