Контроль проекта

Эффективное управление проектами невозможно без контроля его качества, объе­ма и графика выполнения работ, затрат и др. Все основные элементы проекта должны быть определены еще до его начала, чтобы создать базу для контроля. Таким образом, время и ход выполнения работ в физическом и стоимостном выражении являются основными контролируемыми параметрами в процессе реализации проекта.

Контроль проектов (control) представляет собой сложный процесс сравнения фактических и плановых показателей выполнения работ, а также внесения необходимых корректив действий для устранения нежелательных отклонений. Он затрагивает количественную и качественную оценку проекта, который находится в состоянии постоянного изменения.

Выделяют три типа контроля: инженерно-технический, финансовый и про­изводственно-технологический. Параллельно осуществляется контроль качества всех выполняемых работ.

Основными этапами контроля являются:

1) проверка и корректировка пла­нов;

2) оценка хода работ;

3) сравнение плана и фактических результатов;

4) при­нятие мер.

На первом этапе необходимо обозначить промежуточные результаты, кото­рые должны быть получены при реализации проекта и которые можно количе­ственно и качественно измерить и оценить. Обычно рассматривают три группы показателей: затраты, время и качество.

На втором этапе измеряются фактические затраты времени для достижения результата с требуемым качеством. Ин­формацию о фактических затратах и график выполнения работ можно сохранить для использования в аналогичных проектах предприятия.

На третьем этапе происходит сравнение фактических значений затрат, времени и качества с запланированными. Это позволяет сравнить ожидаемый и по­лучаемый результаты, определить эффективность планирования и устранить вы­явленные отклонения.

На четвертом этапе при обнаружении значительных расхождений между фак­тическими и плановыми показателями принимаются меры по возвращению реализа­ции проекта в рамки основного плана или вносятся необходимые изменения в планы.

Рассмотрим основные методы, помогающие оце­нить развитие проекта.

Метод последовательного счета подходит к заданиям, включающим рабо­ты, которые требуют последовательного выполнения. Например, установка посу­домоечной машины может включать несколько работ, выполняемых в такой пос­ледовательности:

приемка и осмотр – 15 %;

окончание установки – 35%;

окончание регулировки – 55%;

окончание тестирования – 80%;

прием заказчиком – 100%.

Завершение каждой работы является этапом, отражающим процент выпол­нения проекта, устанавливаемый на основе трудоемкости работ.

Метод «начало-окончание» применяется к работам, у которых отсутству­ют заранее определенные этапы или для которых сложно точно рассчитать время реализации. К примеру, регулировка частей оборудования может занять от несколь­ких часов до нескольких дней в зависимости от ситуации. Рабочие могут знать время начала и окончания задания, но время окончания работ внутри задания мо­жет быть неизвестно. При использовании этого метода вначале назначается про­извольный процент завершения и 100% завершения по окончании. Для заданий с большой продолжительностью начальный процент может быть установлен на уровне 20-30%, в то время как для заданий с небольшой продолжительностью этот показатель может быть равен 0%.

Метод соотношения издержек производства можно использовать для ре­шения задач административного управления (обеспечения качества, контроля ис­полнения контрактов или общего контроля проекта). Исполнение подобных зада­ний требует длительного времени. Обычно затраты на эти задания исчисляются как единовременные. Процент завершения задания может быть рассчитан по формуле

Фактические затраты или часы работы на определенную дату   Прогнозируемое значение затрат или часов работы по завершению задания

Процент завершения задания =

1. Метод взвешенных единиц применяется для заданий, требующих выпол­нения большого количества работ на протяжении длительного времени. Обычно такие задания состоят из нескольких параллельно выполняемых работ с разными единицами измерения. Каждой работе назначается вес, отражающий ее вклад в об­щий результат этапа, который равняется 100%. Чаще всего физическим измерени­ем подобного вклада является время работы. Затем результаты работ приводятся к одной единице измерения, и вычисляется процент завершения задания.

Независимо от размера предприятия в процессе контроля над проектом зна­чительную роль играет контроль издержек. Для малого предприятия провал лишь одного проекта может привести к банкротству, в то время как большие предприя­тия могут покрыть убытки за счет нескольких проектов.

2. В процессе контроля над проектом часто используются статистические методы. Основными инструментами статистического контроля процес­сов являются количественные данные и различные виды диаграмм, обеспечиваю­щие эффективный сбор информации, распознавание моделей данных и измерение переменных. Рассмотрим некоторые инструменты статистического анализа.

Основная цель использования контрольных диаграмм (control charts) – предотвращение возникновения дефектов. Издержки производства некачествен­ных товаров или услуг намного выше, чем при производстве аналогичных каче­ственных товаров. Это выражается в затратах на оплату труда, материалов и обо­рудования, а также в потере конечных потребителей. В свою очередь, затраты на производство товара надлежащего качества можно значительно снизить, приме­няя статистические контрольные диаграммы (ее иногда называют распре­делением Гаусса).

Контрольные диаграммы позволяют определить, вызвано ли отклонение каким-то особым случаем или оно связано с недостатками в управлении. Полу­ченная информация может быть использована инженерами, техниками и управляющими для предотвращения отклонений или корректировки параметров процесса.

Дата добавления: 2014-01-20