Бухгалтерский учёт как одна из функций управленческой деятельности

Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.

ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информа­цией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления - необходимость зафик­сировать информацию.

Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, ис­пользуется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункцио­нален.

Документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей (организационные документы). Информация является основанием для принятия управленческих решений, фиксируемых в распорядительных документах, служит доказательством их испол­нения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Основные формы управленческой деятельности выражаются посред­ством соответствующих документов: планирование - посредством под­готовки различных планов, учет - в виде составления и обработки ста­тистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указа­ний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управ­ленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэто­му оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

Принятый 06.09.95 закон Республики Беларусь «Об информатизации» указывает: «Документирование информации яв­ляется обязательным условием включения информации в информацион­ные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их масси­вов».

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности», указав, что «бухгал­терский учёт – это система непрерывного и сплошного доку­ментального отражения информации о хозяйственной деятельности организации», специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организа­цией, должны оформляться документами. Эти доку­менты служат первичными учётными документами, на основании кото­рых ведётся бухгалтерский учёт.

Обратим внимание, что здесь же указано, что первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носи­телях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Таким образом, внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установлен­ными правилами. А представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным.

Следует обратить внимание также на то, что в законе «О бухгалтерском учёте и отчётности» ст.15 говорит о публикации бухгалтерской отчётности.

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» да­ет определение документированной информация (документа) как за­фиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, т.е. установить полное совпаде­ние, тождественность.

Поскольку появился профессиональный термин «реквизит», раскроем его содержание. В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело» реквизитом документа называ­ется элемент официального документа.

В законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» в статье 9 пере­числены обязательные реквизиты первичных учётных документов:

наименование, номер документа, дата и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, её измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии, правильность её оформления, их фамилии, инициалы, подписи.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности и в особенно­сти бухгалтерской юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представля­ют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и рас­порядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбит­ражные акты, договорная документация, изначально обладают юридиче­ской функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде­ляются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитра­же и др.

2. Унифицированные системы документации, применяемые в бухгалтерии

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Один доку­мент - это единичный акт документирования. Но деятельность учреж­дения оформляется совокупностью определенным образом взаимодейст­вующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Ряд функций управления является типовыми, т.е. присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, организационно-распорядительная деятельность, бухгалтерский учет и от­четность, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции от­ражаются в документах, общих для всех учреждений, предприятий, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в оп­ределенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систе­му документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое уве­личение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих функции информационного обеспечения управления. Кро­ме того, ручная обработка не позволяла вовремя и качественно перера­ботать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации.

Практическое внедрение и применение средств автоматизации и механи­зации, эффективность их использования находятся в прямой зависимо­сти от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документа­ции является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой сис­теме, форме, единообразию.

Стандартизация - это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимае­мые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает ком­плекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержда­ется компетентным органом. Применение стандартов спо­собствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информа­цию, необходимую для управления в определенной сфере деятельно­сти.

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем до­кументации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

Бухгалтерии в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем до­кументации. Это прежде всего:

- система первичной учетной документации;

- система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской доку­ментации бюджетных учреждений и организаций;

- система расчетно-денежной документации;

- система организационно-распорядительной документации.

Их разработчиками были Министерство статистики и анализа, Министерство финансов, Национальный банк, Государственный комитет по архивам и делопроизводству.

Общегосударственные унифицированные формы документов обяза­тельны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Были утверждены типовые междуведомствен­ные формы первичной учетной документации по учету личного состава, использованию рабочего времени, расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, основных средств, сырья и материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работы строительных машин и меха­низмов, результатов инвентаризации, кассовых операций и др.

Эти формы используются не только в бюджетных, но и в организациях других видов собственности.

Кроме того министерства (ведомства) разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательные для применения в учреждениях, организациях, предприятиях данного ведомства.

Унифицированные формы документов могут быть разработаны и конкретной организацией, но такие формы обязательны для применения только в пределах этой организации.

В ст.9 «Закона о бухгалтерском учёте и отчётности» указано: «Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по типовым формам, утверждённым Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков – Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утверждённым республиканскими органами государственного управления, подчинёнными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учётом и отчётностью организаций соответствующих отраслей экономики».

3. Нормативные и методические документы, регламентирующие документирование бухгалтерского учёта

Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учёта. Сегодня этот пакет может находиться в памяти компьютера. К этим документам прежде всего относится Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности».

Необходим и пакет нормативно-правовых и методических документов по общему делопроизводству и оформлению организационно-распорядительной документации.

Если приходится иметь дело с обращениями граждан, необходима также нормативная база по этому виду деятельности, в которой указан по­рядок работы с этой категорией документации.

Кроме того, в бухгалтерии при организации делопроизводства используется «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» Министерства финансов СССР от 29.08.83 № 105. Хотя Положение издано Минфином СССР, оно не заменено другими актами и продолжает действовать.

В Постановление «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» уточнены сроки ведомственного хранения документов.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется также Инструкцией по делопроизводству своей организации и номенклатурой дел бухгалтерии.

Дата добавления: 2014-01-20