Документооборот бухгалтерии

Так как бухгалтерия - это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий доку­ментооборот.

Под документооборотом понимается движение документов в ор­ганизации с момента их создания или получения до завершения испол­нения или отправки. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — докумен­тооборот) регламентируются графиком.

Таким образом, бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Вся документация бухгалтерии, как и учреждения в целом, делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

В технологической цепочке обработки и движения документов вы­являют этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- исполнение документов (составление);

- отправка.

Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, фиксу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курь­ером или посетителем.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёж­ность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система бухгалтерского учёта и полученные документы вводятся в па­мять машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру по­следующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путём сканирования).

Бухгалтерские документы могут поступить в общем потоке документов, адресуемых учреждению. В этом случае они получаются и обра­батываются экспедицией или специально выделенным работником-экспедитором, а в небольшой фирме - секретарем-референтом. Факсимильная связь и электронная почта позволяют получить бухгалтерские документы непосредственно в бухгалтерии. Однако не следует за­бывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключе­ния специального соглашения об авторизации с каждым корреспонден­том. Передача документа в виде факсимильного сообщения также не да­ёт гарантий подлинности документа.

При получении документов, после проверки правильности их дос­тавки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, то есть наличие всех страниц документа и всех прило­жений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе фак­са, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочув­ствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимается ксерокопия. В последнее время появились факсимильные ап­параты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следова­тельно, не нуждающиеся в копировании.

От документов, поступивших по почте и имеющих просроченный срок исполнения, конверты сохраняются, так как в этом случае штем­пель на конверте может служить доказательством дня получения доку­мента. Кроме того, при получении по почте просроченного бухгалтер­ского документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех поступивших документах должна быть проставлена от­метка о получении.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и передачей нерегистрируемых до­кументов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому при централизованном получении они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию, где они учитываются и регистрируются отдельно.

Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количест­во документов от отделов. Все подразделения, входящие в состав от­дельных учреждений, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля доку­менты: копии или выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др.

Например, отдел кадров передаёт копии приказов по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, командировках, отпусках и т д.) для расчёта заработной платы.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб уч­реждения.

Инструкции по работе с бухгалтерской документацией рекомендуют представление первичных документов в бухгалтерию регламентировать графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первич­ным документом, определять минимальный срок его нахождения в под­разделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и авто­матизации учетных работ. На основании этого графика работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, ра­ботники планово-экономического, финансового отдела, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работни­ки бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относя­щиеся к сфере их деятельности. Своевременное представление в бух­галтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.

Документы создаются и в бухгалтерии (внутренние документы). Они составляют большую часть бухгалтерских документов. Например, приходно-расходные ордера, ведомости, сводные, бухгалтерские доку­менты и др. В статье 9 закона «О бухгалтерском учёте и отчётности» указано, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным документом, имеющим юридическую силу. На основании этих документов ведётся бухгалтерский учёт.

Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою спе­цифику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанносте й, закреплённых в должностной инструкции, по­ступивший документ передается тому работнику бухгалтерии, за кото­рым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятель­ность, материальная, расчет заработной платы и т.д.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, или состав­ленные в ней, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке). Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Регистрам бухгалтерского учёта посвящена 10 статья закона «О бухгалтерском учёте и отчётности». В ней указано, что хозяйственные опера­ции записываются в регистры по мере проведения, то есть в хронологической последовательности и группируются по соответствую­щим счетам бухгалтерского учёта.

Порядок записей и формы накопительных учетных документов оп­ределены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

Закон «О бухгалтерском учёте и отчётности» допускает составление первичных и сводных учётных документов как на бумажных, так и ма­шинных носителях информации. Однако если бухгалтерский учёт ведёт­ся в электронной форме, по просьбе или требованию партнёров и кон­трольных органов документы распечатываются на бумажной основе.

Организационно-распорядительные документы ведутся в бухгалте­рии по общим правилам оформления служебных документов.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами учреждения через секретаря- референта или канцелярию (экспедицию). При наличии электронной почты (факса) бухгалтерия может сама передавать свои документы.

При отправке необходимо проверить правильность оформления документа:

- наличие подписи;

- наличие даты;

- наличие заголовка;

- правильность адресования;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном

комплекте, он возвращается для доработки.

Дата добавления: 2014-01-20