Оформление дел для сдачи в архив

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год.

При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации производится оформление дела, то есть определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению. Эту работу проводит сотрудник бухгалтерии, ответственный за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Прежде всего, выявляется наличие всех дел в соответствии с номенклатурой дел за обрабатываемый год. В делах проверяется правильность формирования, т.е. не попали ли документы с постоянным сроком хранения в дела временного хранения.

Затем выделяются дела временного (до 10 лет включительно) хранения. В соответствии с архивными правилами эти дела могут подлежать упрощенному оформлению: оставаться на скоросшивателях и не нумероваться. Однако нормативные документы по бухгалтерскому учету предписывают брошюровку многих видов учетных документов кратковременных сроков хранения. Например, мемориальные ордера должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы», кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. И хотя отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетеными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений, в бухгалтерии часто в конце года переплетаются все дела.

Лицевые счета на зарплату располагаются по алфавиту фамилий и формируются в дела за каждый год отдельно. При большом объёме дело разбивают на тома с указанием на обложке каждого тома букв алфавита, которыми начинается и кончается том. Например, «Лицевые счета по зарплате рабочих и служащих А-Ж», «Лицевые счета по зарплате рабочих и служащих Ж-Л», «Лицевые счета по зарплате рабочих и служащих Л-Я».

Расчётные ведомости по зарплате формируются в дела за каждый
год отдельно, а внутри в порядке календарных месяцев.

При обработке основное внимание следует сосредоточить на делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ве­домственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

- оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепле­ния (булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.

Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобст­ва, использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа.

Пример заверительной надписи:

Лист — заверитель дела № В деле подшито и пронумеровано 186 (сто восемьдесят шесть) лл. в том числе литерные листы 47а, 115а, 115б. Лист 138 имеет физические повреждения — разрыв и склейка.

Бухгалтер Подпись Ф.И.О.

Дата

Форма листа-заверителя дела дана в приложении к «Основным правилам работы ведомственных архивов.
Дела постоянного хранения переплетаются или подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговре­менную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Обложка дела дооформляется после подшивки и нумерации. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:
- наименование учреждения и его подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Проставляются также:

- дата дела (начала и окончания);

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требова­ниями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива.

Заголовок дела нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Он должен точно, крат-
ко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При
этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка,
материалы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады,
приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент
(если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы - приложения к основному документу, имеющие справочное значение, или
документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска
и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к
заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Например:

Годовой отчет о работе фирмы за 1996 год.

В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с мо­мента создания в 1992 году.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривает­ся, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например: Приказы директора фирмы по личному составу за 1996 г. №№ 1-78. Копии.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи, номер дела.

Дата добавления: 2014-01-20