Контроль как ключевая функция управления. Принципы проведения контроля в таможенных органах

Третий учебный вопрос

Важнейшим элементом реализации планирования в таможенных органах является функция регулирования. Эта функция в системе управления включает набор действий руководителя по обеспечению запланированного порядка осуществления управляемого процесса, включающий:

· учет результатов деятельности;

· контроль количественных и качественных характеристик результатов труда;

· сравнение результатов с запланированными параметрами и регистрацию несоответствий;

· выявление причин несоответствия;

· разработку и реализацию корректирующих действий;

· разработку и реализацию предупреждающих действий;

· применение мер поощрения персонала за качественные результаты труда.

Учет результатов деятельности. Учет является одной из функций системы управления, обеспечивающей субъекта управления информацией о ходе выполнения плана. Он является основой осуществления системы мониторинга.

Учет и контроль – это звенья в обратной связи контура управления, процессы, при помощи которых руководство организации определяет: правильно ли его решения и нуждаются ли они в корректировке. Задачи учета и контроля заключаются в предоставлении руководству информации о том, что запланированный процесс осуществляется в соответствии с планом и достигаются поставленные цели организации. В процессе учета и контроля осуществляются измерения фактически протекающего процесса и сравнение достигнутых результатов с установленными требованиями и принятыми решениями. Эта такая функция управления, которая позволяет выявить возникающие проблемы и скорректировать деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Контроль создает условия для объективного анализа и позволяет определить необходимость перемен, которые должны быть реакцией на изменение внешней и внутренней среды, в том числе изменением планов организации.

Огромное количество показателей, включаемое в систему отчетности таможенных постов и таможен, в итоге приводит к увеличению численности работников таможенных органов, занятых непосредственно таможенным оформлением и таможенным контролем товаров.

Контроль по времени его осуществления подразделяют:

· предварительный (входной);

· текущий (пооперационный, периодический, летучий);

· заключительный.

Предварительный, или, как его принято называть – входной, контроль относится ко всем элементам производства – средствами труда, предметами труда, персоналу и документации, определяющий требования к технологии и качеству результатов труда.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он позволяет обнаружить и исключить отклонения от намеченных планов, технологических инструкций и процедур. Текущий контроль осуществляется непосредственные исполнители, а также вышестоящее руководство любого уровня.

Заключительный контроль осуществляется после завершения работы. Он позволяет определить, насколько правильно выполняется намеченный план и, если работа будет повторяться, скорректировать технологию ее выполнения с учетом обнаруженных отклонений. Итоги заключительного контроля используются для мотивации и активизации исполнителей.

Как орган, созданный государством, таможня должна быть надежным регулятором внешнеторговой деятельности и гарантом соблюдения таможенного законодательства. Как участник процедур ВЭД таможня должна обеспечить такое качество своей работы, чтобы для законопослушного участника ВЭД таможенное оформление и таможенный контроль были естественным этапом торговых процедур, не тормозящим производственные процессы.

Контроль соблюдения таможенной технологии осуществляется практически в виде плановых или внеплановых инспекций таможенных органов. При реализации планов работы таможенных органов необходимо оценить достаточность такого контроля за соблюдением таможенной технологии и, в случае сомнения в этом, принять дополнительные меры по повышению его результативности.

Регистрация несоответствий. Работа с несоответствиями результатов труда установленным требованиям является центральным элементом механизма постоянного улучшения процессов и результатов. Несоответствия являются следствием вариабельность (изменчивость способность существовать в разных вариантах) элементов производства и технологических процессов. Изменчивость элементов производства являются источником неопределенности результатов и потерь. Задача организаторов любого процесса – установление причин вариации, уменьшение вариабельности всех составных частей процесса и обеспечение высокой степени воспроизводимости результатов.

Процесс улучшения качества результатов труда любого работника представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий, которые создают условия для совершенствования деятельности.

Для целенаправленной работы с несоответствиями они должны быть прежде всего определены, четко выражены и зарегистрированы в специальных журналах, которые должны быть в каждом подразделении. Это позволяет придать работе с несоответствиями, т. е. работе по постоянному улучшению деятельности, конкретный и организованный характер.

Выявление причин несоответствий. Выявление причин несоответствий представляет собой процесс декомпозиции результата деятельности с определением характеристик составляющих его элементов, выявлением основных недостатков в функционировании элементов, их взаимосвязей с другими элементами технологического процесса, причинно-следственных связей возникающих проблем, определением сущности причин выявленных несоответствий.

Научный подход к выявлению причин несоответствий предполагает глубокое изучение фактической реализации процесса и определение источника истинных причин несоответствия. На этом этапе важно определить организационную форму изучения процесса, на котором возникает несоответствие.

Разработка и реализация корректирующих действий. В задачи руководителей организаций входит создание условий для коллективного творчества персонала. Эффективной формой организации такого вида деятельности являются творческие группы или семинары на рабочих местах. Отечественный и зарубежный опыт работы по улучшению качества результатов труда привел к созданию большого количества инструментально-методических средств и методов конкретной работы в таких добровольных группах (семинарах).

В качестве примеров активизации творческого мышления можно назвать приемы построения структурных схем, построения карт технологического процесса, метода «мозгового штурма», деловой игры, выбора альтернатив и др.

Разработка и реализация предупреждающих действий. Функция разработки предупреждающих действий реализуется на двух этапах управления:

· на этапе плановой переработки или новой разработки технологии реализации утвержденного плана;

· на этапе разработки корректирующих действий, когда в технологический процесс вносятся изменения, требующие его переутверждения.

Основная задача разработки предупреждающих действий – это повышение уровня способности таможенной технологии (таможенных процедур) к обеспечению таможенного законодательства и снижению уровня таможенных рисков государства.

Дата добавления: 2014-01-20