Отметка для автоматического поиска документов

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнителе

Отметка о заверении копии

Визы согласования

Внутреннее согласование обычно оформляется при помощи визы согласования. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Главный бухгалтер

подпись О.Г.Лукьянова

12.07.2006

Существует также краткий вариант оформления визы, когда она состоит лишь из личной подписи и даты.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или если он не согласен с документом, то свои замечания он должен оформлять на отдельном листе с указанием об этом при визировании: «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется внизу на последнем листе первого экземпляра^[3]). На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении и подшит в дело.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную надпись «Верно»; наименование должности сотрудника, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Например:

Верно Инспектор отдела кадров	подпись	Ю.Ю.Быстрова
01.01.2006

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Белова

924 43 25

или:

Белова Мария Игнатьевна

924 43 25

Данный реквизит включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа и дату. Например:

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 25.06.2006

Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Например:

АО «Эталон»

27.06.2006

Вх. № 43

Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые признаки.

[1] Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, во многих случаях оно является обязательным, предписывается законом, а актами государственного управления.

[2]) В электронных аналогах бланков, именуемых шаблонами, вместо ограничительных отметок (обычно в форме уголков) нами будут использоваться средства скрытой разметки макета документа — таблицы, кадры, рамки для текста и пр.

[3]) Часто на обороте, внизу.

Дата добавления: 2014-01-20