Прошу подготовить проект

ответа в УВД по Рязанской обл.

к 17.07.2007 г

Личная подпись

05.07.2007 г.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специаль­ном бланке, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

«о чем?» («о ком?»), например: О создании аттестационной комиссии

«чего?» («кого?»), например: Должностная инструкция ведущего эксперта

Точку в конце заголовка не ставят.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не ука­зывается.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ по­ставлен на контроль.

Текст документа составляется, как правило, на русском языке. Допускается составление текста документа на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъ­ектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов

Российской Федерации, на предприятия, в организации и учреждения, не находящиеся в ведении субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке составляются на русском языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указыва­ются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключи­тельной) - рещения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст мо­жет содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других ор­ганов внутренних дел (организаций) или ранее изданных документов, указыва­ются их реквизиты: наименование документа, наименование органа внутренних дел (организации) - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и другое, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими циф­рами.

В распорядительных документах текст излагается от первого лица единст­венного числа («предлагаю», «прошу», «требую»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слуша­ли», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), исполь­зуется форма изложения текста от третьего лица единственного или множест­венного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выде­лить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «УВД считает возможным»).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характери­зуемого объекта должны быть выражены именем существительным в имени­тельном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем су­ществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих стра­ницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется с начала строки через один интервал от основного текста следующим образом:

Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких при­ложений их нумеруют, например:

Приложение: Сведения (форма ЗЕ), на 5 л. в 1 экз.

Справочные материалы по работе подразделений тыла, на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2006 № 02-6/172 и приложе­
ние к нему, н/вх. № 1345 от 10.06.2006, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распоряди­тельного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выраже­ние «Приложение №» печатать прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ №»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регист­рационный номер относительно самой длинной строки. В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должно­сти лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фа­милия в реквизите «Подпись» печатается с пробелом на уровне последней строки реквизита. Допускается центрировать наименование должности лица, подписав­шего документ, относительно самой длинной строки, например: Начальник Департамента тыла

МВД России личная подпись

При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита подпись включается специальное (воинское) звание лица, подписав­шего документ. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются

одна под другой в последовательности, соответствующей иерар­хии занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их под­писи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фами­лий. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, под­писывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, специальное (воинское) звание, инициалы, фамилия в алфавит­ном порядке. Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно ис­полняющим обязанности) должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. Факсимильная подпись руководителя органа внутренних дел может простав­ляться, как правило, на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других по­добных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь лич­ную подпись соответствующего руководителя органа внутренних дел. Порядок использования факсимильной подписи устанавливается отдельной инструкцией, разрабатываемой органом внутренних дел, в которой устанавлива­ется: чья факсимильная подпись в органе внутренних дел может использоваться как аналог собственной подписи; в каких случаях ставится факсимильная под­пись и кто проставляет факсимильную подпись. Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу до­кумента и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, ко­торым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Виза согласования документа включает подпись и должность визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра от­правляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с ука­занием заголовка документа. Допускается, по усмотрению руководителя органа внутренних дел, полистное визирование документа и его приложения. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на доку­ментах, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Феде­рации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется: заверительная надпись «Верно», должность лица, за­верившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фами­лия), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмот­рению руководителя органа внутренних дел. Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, да­ту, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем уг­лу. В левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа могут проставляться инициалы и фамилия исполнителя, его служебный телефон и на­именование структурного подразделения, сотрудником которого он является. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об ис­полнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполните­лем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, - на­чальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение ор­гана внутренних дел) проставляется в виде штампа, как правило, на лицевой сто­роне, с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости - часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему. Допускается отметку о поступлении документа проставлять от руки.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонти­тул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содер­жащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Гриф ограничения доступа к документу является реквизитом официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничи­вающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для слу­жебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законода­тельством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (на­пример - «Лично», «Литер «М» и другие).

На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах

бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты оформления документов: наименование вида документа; дата документа; подпись документа; регистрационный номер документа; авторство документа (указывается в бланке).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных рекви­зитов может быть дополнен другими реквизитами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, если того требует назначение документа.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угло­вой (приложение № 1) и продольный (приложение № 2). Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизи­тов.

Реквизит 01 (02 или 03) располагаются над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны рас­положения реквизитов).

Для органа внутренних дел, его структурного подразделения устанавливают­ся следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кро­ме письма.

Бланки структурного подразделения изготавливаются в том случае, если ру­ководитель структурного подразделения имеет исключительное право подписи.

Общий бланк, как правило, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 09 и ограничи­тельные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 15, 18, 19 (при необходимости могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 17, 20).

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизи­ты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов И, 12, 13, 18, 19.

Бланки документов проектируются в соответствии с приложениями №№ 3-16 к настоящей Инструкции.

Для органов внутренних дел, расположенных в республиках Российской Фе­дерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республики Российской Федерации, целесообразно ис­пользование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и после­дующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Состояние делопроизводства в государственном аппарате (и, в частности, в ОВД) во многом отражает уровень профессионализма его сотрудников, сло­жившийся стиль его работы. Одновременно оно оказывает позитивное или нега­тивное воздействие на функционирование самого аппарата. Нерациональное до кументационное обеспечение управления образует большие экономические и организационные издержки.

Литература

Основная:

Конституция Российской Федерации от 25.12.1993г. с изменениями от 30.12.2008г.

Федеральный конституционный закон Российской Федерации № 2-ФКЗ от 25 декабря 2007 г. «О Государственном гербе Российской Федерации»

Федеральный закон Российской Федерации от 07.02.2011г № 3-ФЗ «О полиции»

Федеральный закон от 10.01.2002г. № 1-ФЗ (в ред. от 08.11.07г.) «Об электронной цифровой подписи»

Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

ГОСТ Р 51141 – 98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.

ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных округов исполнительной власти».

Постановление государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного Стандарта Российской Федерации»

Приказ Министерства Культуры и Массовых Коммуникаций Российской Федерации от 27 января 2006 г. № 7418 «О типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти»

Приказ МВД России от 27.06.03г. № 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарата МВД России» (с изм., внесенными приказом МВД России от 11.08.2009г. № 631)

Приказ МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167 «Об утверждении Регламента внутренней организации Министерства Внутренних дел Российской Федерации»

Приказ МВД России от 1 декабря 2005 г. № 985 «Об утверждении Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в ОВД РФ заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях»

Приказ МВД РФ от 22.09.2006г. № 750 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России»

Приказ МВД РФ от 04.12.2006г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе ОВД РФ» (с изм., внес. приказами №№ 318; 1006; 1075;655)

Приказ МВД России от 12.05.2006г. № 340 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, ОВД, учреждений, предприятий, организаций системы МВД РФ, с указанием сроков хранения»

Дополнительная:

Основы управления в органах внутренних дел: Учебник /Под ред. А.П.Коренева. - М.: МЮИ МВД России, Щит-М, 2000.

Основы управления в органах внутренних дел: Альбом схем/ Под ред. А.П.Коренева. - М.: МЮИ МВД России, Щит-М, 2000.

Маилян С.С. Методические рекомендации по оформлению организационно-распорядительных документов в органах внутренних дел. – М.: МЮИ МВД России, 1999.

Делопроизводство. Учебник. Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., МЦФЭР, 2004.

Организация работы с документами. Учебник. Под ред. В.А. Кудряева. – М.,ИНФРА-М, 2003.

М.И. Басаков. Современное делопроизводство. – М.2007.

Андреева В.И. Практическое пособие по делопроизводству. Издание 10-е. М.2005.

Ф. Кобзарев. Обращения граждан: новеллы правового регулирования. - «Законность» 2007. N 7.

Ларьков Н.С. Документоведение Учебное пособие. АСТ.2008.

И.Ю.Байкова. Настольная книга делопроизводителя. – М., Эксмо, 2010.

Основные правила работы архивов организаций. – М., Росархив, 2002.

[1] ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.

[2] ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.

[3] ГОСТ Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов». – М., 2003.

[4] См.: Приказ МВД от 4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе

органов внутренних дел Российской Федерации».

[5] «Квалификационные требования к должностным категориям основных служб органов внутренних дел».

[6] Приказ МВД России от 12 мая 2006 г. № 340 «Перечень документов, образующихся в деятельности

органов внутренних дел учреждений, предприятий и организаций системы МВД РФ, с указанием сроков

хранения».

[7] Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических

средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами

Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.

[8] НЦБ Интерпола при МВД России использует эмблему, установленную приказом МВД России от 3 июня 1997 г.

№ 333 (с изм. 1998г.)

[9] Федеральный конституционный закон от 07.02.2011 №3-ФЗ«О Государственном гербе РФ».

[10] Далее – «эмблема МВД России».

[11] Указ Президента РФ от 10 ноября 1998 г. № 1333 (ред.от 12.01.2010г.)

[12] Указанный в настоящем пункте порядок оформления документов не распространяется на оформление

нормативных правовых актов МВД России.

[13] Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг

почтовой связи» (Собрание законодательства РФ, 2005, № 17, ст. 1556).

[14] Здесь и далее курсивом обозначен рукописный текст.

Дата добавления: 2014-01-20