Типы данных. Создание структуры таблицы - это многошаговый процесс

Работа с таблицами

Создание структуры таблицы - это многошаговый процесс. Для конструирования таблицы выполняются следующие действия.

- Создается таблица.

- Вводятся имена полей, тип данных и их описание.

- Вводятся свойства для каждого поля.

- Устанавливается первичный ключ.

- Для нужных полей создаются индексы.

- Сохраняется структура.

Чтобы создать таблицу надо во вкладке " Таблицы " выбрать команду " Создать ". Откроется окно запроса (Рис. 4), в котором можно выбрать режим создания таблицы.

Рис. 4

- Режим таблицы. Ввод данных в строки и столбцы.

- Конструктор. Создание структуры таблицы.

- Мастер таблиц. Создание таблице путем выбора полей из существующих таблиц.

- Импорт таблиц. Импорт таблиц и объектов базы данных из внешнего файла в новую таблицу Access.

- Связь с таблицами. Создание таблицы, связанной с таблицей из внешнего файла.

2.5.1. Создание таблицы в "Режиме таблицы"

После выбора " Режима таблицы " появляется таблица из пустых строк и столбцов, в которые можно вводить данные (Рис. 5). Каждый столбец является полем, а каждая строка - записью в новой таблице. Чем больше данных будет введено, тем точнее Access укажет, какой тип данных следует использовать для каждого из полей, а также приблизительный размер каждого элемента данных. В этом режиме заранее неизвестны типы данных в полях.

Рис. 5

Можно изменить и название полей. Для этого надо дважды щелкнуть мышью по названию поля и ввести новое название (Рис.6).

Рис. 6

При нажатии на кнопку закрытия Access предлагает сохранить структуру и данные (Рис. 7), при этом можно задать имя таблицы (Рис. 8).

Рис. 7

Рис. 8

Если не указаны ключевые поля, Access сообщит об этом (Рис. 9):

Рис. 9

Можно создать ключевое поле, можно отказаться от этого действия. В результате будет создана таблица, имя которой будет отображаться во вкладке " Таблицы " (Рис. 10).

Рис. 10

Исходные данные будут сохранены. Чтобы дополнить таблицу новыми данными, достаточно дважды щелкнуть мышью по названию таблицы или по кнопке " Открыть ", в открывшемся окне (Рис. 11) достаточно внести новые данные по полям.Для того чтобы сохранить данные достаточно закрыть окно.

Рис. 11

2.5.2. Создание таблицы в режиме "Конструктора"

Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц (Рис. 12) можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется " бланком структуры таблицы " или просто " бланком таблицы ". В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

Рис. 12

" Бланк таблицы " имеет три столбца и очень напоминает рабочий лист приложения Excel. Значит, также как и в Excel, можно менять ширину столбцов и высоту строк.

В столбце " Имя поля " заносятся имена атрибутов таблицы базы данных. В столбце " Тип данных " выбираются типы атрибутов. В столбце " Описание " можно занести любой текст, который является по своей сути комментарием.

Необходимые данные и параметры атрибутов для заполнения таблицы " Студенты " из учебной базы данных " Успеваемость студентов МГТУ "Станкин" " приведены в идентификационной таблице (Рис. 12).

При выборе типа данных в поле появляется кнопка выбора, щелкнув по которой открывается список типов (Рис. 13).

В каждое поле допускается ввод данных только одного типа.

Рис. 13

Типы данных, используемых в Access:

- Текстовый – тип данных для текстовой информации. Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов. Число символов, не превышающее минимальное из двух значений: 255 или значение свойства " Размер поля ". Microsoft Access не сохраняет пустые символы в неиспользуемой части поля.

- Поле МЕМО – тип данных, создающий текстовый файл, содержащий информацию по содержимому атрибута; Длинный текст или комбинация текста и чисел - до 65535 символов. (Если поле MEMO обрабатывается через объекты доступа к данным и содержит только текст и числа, а не двоичные данные, то его размер ограничивается размером базы данных).

- Числовой – для ввода чисел, используемых для проведения расчетов, формат числа задается в свойствах поля " Размер поля ".

- Дата/время – для типа календарных дат и времени; относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

- Денежный – Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

- Счетчик – числовое поле, числа – натуральные; уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Автоматическая нумерация записей выполняется в том случае, если таблица включает поле с типом данных " Счетчик ".

- Логический – для логических значений (" Да ", " Нет ").

- Поле объекта OLE – тип данных для вставки различных объектов по OLE -технологии. Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

- Гиперссылка – данные для работы по сети. Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст - текст, выводимый в поле или в элементе управления; адрес - путь к файлу (в формате пути UNC) или странице (адрес URL), дополнительный адрес - смещение внутри файла или страницы. Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выберите команду " Гиперссылка " из меню " Вставка ".

- Мастер подстановок… - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Внимание: Поля MEMO, гиперссылки и объекта OLE не допускают индексирования.

Советы:

- Денежный тип данных рекомендуется использовать для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним-четырьмя знаками в дробной части. При обработке значений полей типа " С плавающей точкой (4 байт) " и " С плавающей точкой (8 байт) " выполняются вычисления с плавающей точкой. Для значений денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой.

- Если для полей с номерами телефонов и факсов задать тип данных " Числовой ", то Access проигнорирует первые цифры 0 (например, в коде города), поэтому надлежит устанавливать для таких полей текстовый тип данных.

Осторожно! Изменение типа поля после ввода данных в таблицу вызовет занимающее достаточно долгое время преобразование данных при сохранении таблицы. Несовместимость существующих данных с новым значением свойства " Тип данных " может привести к потере данных.

Дата добавления: 2014-01-20