Методика проведения торгов

Факторы, влияющие на принятие решения об участии в торгах.

Закрытые торги

Торги закрытые — это торги, к участию в которых приглашает­ся ограниченное число фирм, которым направляются пригла­шения в индивидуальном порядке.

Обычно это наиболее круп­ные фирмы в данной отрасли. Здесь конкуренции меньше, но зато заказчик испытывает большую уверенность в том, что постав­щик (подрядчик) обладает всеми необходимыми техническими, организационными, финансовыми и другими необходимыми возможностями.

Т.е. закрытые торги, к участию, в которых приглашается ограниченное количество (5-7) наибольших и самых надёжных фирм-производителей данных товаров и услуг, способных обеспечить высокое качество товара и услуг, которые имеют большой опыт, высококвалифицированные кадры, стойкое финансовое положение и добросовестно выполняют свои обязательства.

Объявление о проведении таких торгов не публикуются, приглашения направляются в индивидуальном порядке.

Организаторами выступают большие фирмы - покупатели, государственные организации, которые представляют, региональные, муниципальные органы исполнительной власти, представители национальных и международных банковских структур.

Объектом этих торгов являются технологические производственные линии, уникальное и дорогое оборудование, проведение инжиниринговых работ, сооружение комплектных предприятий и других объектов, в частности на условиях "под ключ".

К этим торгам обращаются в случаях размещения срочных заказов.

С точки зрения теории организации и техники посредничества в торговле продукцией и услугами торги представляют собой одну из разновидностей соглашений с использованием механизма оферты и акцепта.

Основные факторы, которые влияют на принятие решения потенциальными претендентами о целесообразности участия в торгах:

- объем заказа;

- соотношение объема заказа продукции и услуг;

- сроки выполнения заказов;

- стоимость подготовки тендерных предложений;

- степень возможной конкуренции;

- прогнозируемая прибыль;

- перспектива передачи продукции другим заказчикам;

- перспектива развития продукции, создания модификаций;

- стоимость заказа;

- научное значение, возможность образования научного задела;

- возможность приобретения нового оборудования или технологии;

- перспектива получения в будущем заказов на аналогичную продукцию.

Методика проведения торгов выделяет 4 этапа:

1. Подготовительный этап, который включает подготовку тендерной документации и ознакомление с ней участников. Заказчик объекта или импортер товара образовывает тендерный комитет, в состав которого входят представители покупателя, технические и коммерческие эксперты, обычно это - представители инжиниринговых или консалтинговых фирм.

Тендерный комитет с учетом законодательства формирует технические, коммерческие и финансовые условия торгов в виде комплекта тендерной документации, публикует объявление о торгах и продает тендерную документацию.

Тендерная документация определяет требования заказчика относительно содержания ожидаемых предложений на торгах и содержит:

· тендерные условия,

· проформу тендера,

· условия проведения торгов,

· инструкцию участникам об объеме и сроках представления предложений,

· проформу контракта,

· технико-экономическую документацию, перечень видов и объемов работ.

Тендерные условия содержат конкретные требования заказчика к участнику торгов:

· наименование и количество товара

· технико-экономические характеристики товаров

· основные коммерческие и технические условия платежа, цены

· условия арбитража, штрафов

· виды и размер гарантий

· обеспечение техобслуживания, поставки запчастей, обучение персонала и т.п..

Проформа тендера - это формуляр, который должен быть заполнен и подписан поставщиком, если он согласен взять на себя все обязательства по выполнению работ в соответствии с общими и специальными условиями тендерной документации.

Сообщение в СМИ и рассылка приглашений к участию в торгах содержат:

- точный срок и адрес представления предложений - оферт, или тендеров

- сроки ознакомления и условия выкупа тендерной документации,

- размер гарантии участия в торгах, а также указание о том, что оферты, которые поступили позднее, не будут рассматриваться, равно как и оферты, которые не оформлены в строгом соответствии с требованиями тендерной документации и инструкцией участникам.

В данном контексте тендер - это документ, - предложение продавца-оферента, который принимает участие в торгах, который отвечает конкретным требованиям заказчика-покупателя, изложенным в его тендерных условиях, и который подтверждает согласие продавца взять на себя выполнения обозначенных в них работ и содержит предлагаемую цену или стоимость работ.

2. Этап представления предложений предусматривает подготовку и заполнение проформы выкупленного у тендерного комитета комплекта тендерной документации, проформы контракта на поставку товара и представление участниками подготовленных документов организаторам торгов не позднее установленного срока.

Продавцы, подрядчики, исполнители, которые приняли решение об участии в объявленных торгах, выкупают тендерную документацию, платя безвозвратный вступительный взнос в сравнительно небольшом размере. Выкуп тендерной документации не накладывает никаких обязательств ни на участников, ни на организаторов торгов.

В международной практике используются разные способы представления предложений для участия в торгах:

1) оферент заполняет и подписывает все страницы проформы тендера, отмечая в ней свою цену (цифрами и буквами) и другие конкурсные условия. Заполненная и подписанная оферентом проформа тендера имеет силу тендера и подается организаторам торгов;

2) представление оферентом тендера, составленного им самим и который полностью соответствует тендерным условиям или документации.

В тендере оферент указывает название своей фирмы, ее адрес и, если фирма имеет представителя в стране, которая проводит торги, адрес этого представителя.

Если оферент считает необходимым внести свои изменения или уточнения к технико-экономической части тендерных условий, он может изложить их отдельно как приложение к своему тендеру.

Внесение изменений и исправлений к уже представленному тендеру не разрешается. Факт представления предложений в тендерный комитет означает полное согласие оферента со всеми условиями торга.

Для повышения конкурентоспособности своего предложения оференты могут подать дополнительную информацию в виде административного и технического досье своей фирмы:

- устав

- прецеденты прежде выполненных контрактов и заказов

- производственные и финансовые возможности

- наличие высококвалифицированных специалистов

- благоприятные отклики покупателей и заказчиков

- использование современных технологий в производстве и строительстве

- привлечение квалифицированных субподрядчиков

- а также информацию о способе, которым поручено принимать участие в торгах (если они открыты)

- вести переговоры по условиям контракта и подписывать контракт в случае выигрыша в конкурсном отборе.

Организаторы торгов могут посетить объекты, которые были раньше построены оферентом, ознакомиться с работой оборудования и качеством строительства, объемом сервисных услуг и т.п. Это облегчает организаторам проведение квалификации участников торгов, т.е. определение круга компетентных претендентов.

Предложения (заполненная форма тендера за подписью и печатью оферента) подаются в письменном виде (по почте на заказ или непосредственно в тендерный комитет) в двойных запечатанных конвертах не позднее объявленного срока.

На внешнем конверте отмечается адрес для принятия предложений, на внутреннем - номер торга, конкретное наименование товаров и работ, дата, которая установлена для принятия предложений. Текст подписей и их место на конвертах отмечаются в условиях торгов.

3. Этап конкурсного выбора победителя торгов - поставщика товаров или подрядчика работ, который включает:

- процедуру закрытия торгов (прекращение принятия предложений),

- ознакомление тендерного комитета с представленными предложениями с точки зрения строгого соответствия условиям тендерной документации,

- сравнение предложений по технико-экономическим параметрам и коммерческим условиям,

- анализ дополнительной информации и деловой квалификации участников.

Процедура закрытия торгов

Процедура закрытия торгов зависит от формы их проведения и предусматривает следующие шаги тендерного комитета:

а) в случае открытых торгов тендерный комитет в предназначенные день и время объявляет о закрытии приема предложений, распечатывает конверты в присутствии участников и объявляет конкретный состав торга и предложенные им цены;

б) в случае закрытых торгов тендерный комитет прекращает принятие предложений в объявленные заранее день и время закрытия торгов, но не распечатывает прилюдно конверты, не объявляет состав участников и условия их предложений.

Тендерные комитеты могут потребовать у участников:

а) дополнительную информацию и уточнения, обязуясь при этом не разглашать конфиденциальную информацию;

б) письменное подтверждение о согласии с условиями будущего контракта, в котором предусмотрены более высокие, чем обычно требования к качеству и срокам выполнения обязательств, ответственности по претензиям, включая подсудность местному судопроизводству;

в) банковскую гарантию "серьезности предложения" (big bond) в размере 1-3% общей суммы предложения.

В день закрытия торгов все тендеры лишь заносятся в официальный протокол, причем представители фирм-оферентов имеют право ознакомиться с копиями этих протоколов в специально предназначенных помещениях и в определенное время и узнать о цене и других условий своих конкурентов.

Отбор оферента, который выиграл торг, всегда осуществляется в закрытом порядке (независимо от вида торгов). Решение о победителе торгов тендерный комитет принимает на протяжении 1-3 месяцев, которые необходимы для сравнения предложений в комплексе с техническими характеристиками, ценами, условиями платежа, поставки, приема, сервисного обслуживания и т.п..

В конкурсном отборе решающую роль играет не только цена и другие коммерческие условия, а и высокое качество изделий оферентов, наиболее приемлемые для заказчика сроки выполнения контракта, порядок выполнения работ, возможности привлечения в случае необходимости квалифицированных субпоставщиков или субподрядчиков, отдельные законодательные положения или просто административные указы или распоряжения.

Для многих стран иногда решающим условием при выборе поставщика является размер, продолжительность и сроки погашения, стоимость кредитов, которые предлагаются участниками торгов. В некоторых случаях заказ отдаётся фирмам, которые предложили высокие цены, но которые имеют положительный опыт работы с организаторами торгов. Нередки случаи, когда выбор поставщика определяется не коммерческими, а политическими соображениями.

Например, в США правилами, которые регламентируют порядок проведения торгов, установлен "барьер преференциальных цен", согласно которому организаторы торга должны предоставить преимущество американским фирмам, даже если цены их предложений выше (но не более 6%) цен их иностранных конкурентов - участников торгов.

В случае, если тендерный комитет после сравнения полученных предложений придет к заключению, что предложения не соответствуют объявленным условиям торга, он может аннулировать торги без объявления причин.

Решение о конкурсном выборе исполнителя тендерный комитет принимает в течение срока, который установлен условиями торгов. Участники торгов в этот период не могут отозвать свои предложения. Победитель торга получает официальное письменное сообщение тендерного комитета, тем не менее, это не ведет к немедленному, без проведения переговоров, подписания соглашения между заказчиком и победителем.

4. Этап проведения переговоров и подписание контракта на поставку товара и/ или выполнение подрядных работ между представителем победителя и представителем организатора торгов предусматривает, что участник-победитель обязан подписать контракт, внести гарантийный пай, залог в размере до 10% суммы контракта и/ или стоимости заказа в виде банковской гарантии "надлежащего выполнения обязательств ".

Этот залог возвращается после поставки товара и надлежащего выполнения работ. В случае недобросовестного выполнения обязательств залог используется на удовлетворение претензий по срокам и качеству товаров и работ.

Характерной особенностью современных тендерных методов - это высокий удельный вес и высокое значение инженерно-консультационных предприятий и фирм как посредников в формировании решения заказчика, а также органов, которые регулируют нормативно-правовую базу деятельности торгов и бирж научно-технической и другой продукции.

Дата добавления: 2014-01-20