Управление внутрифирменными коммуникациями

Коммуникация – это процесс информирования и убеждения субъектов коммуникации, с целью изменения действий или поведения субъектов.

Коммуникация обязательно подразумевает под собой трансляцию информации в двух направлениях: от инициатора к получателю, и от получателя – к инициатору.

Неотъемлемой частью коммуникаций является процесс обратной связи.

Внутрифирменная коммуникация (ВК) – это процесс коммуникаций, охватывающий аудитории внутри компании (к оммуникации между структурными подразделениями и отдельными исполнителями).

Целью ВК является трансляция информации внутри компании, от одной целевой группе к другой.

Внутрифирменные коммуникации по сравнению с обычными межличностными коммуникациями имеют такие особенности, как большая плотность информационного потока, искажение и потеря данных в процессе общения, зависимость от конфигурации организационной структуры управления. Соответственно, возникает потребность в адаптации этой системы к особенностям корпоративной культуры и придании ей статуса мотивационного механизма.

Задачи внутрифирменных коммуникаций:

ü создание единого информационного пространства для всех сотрудников компании;

ü информирование сотрудников о бизнесе компании и предоставление им необходимой информации о работе компании;

ü получение обратной связи от сотрудников и работа с ней;

ü сопровождение изменений в компании;

ü укрепление лояльности персонала;

ü формирование единой корпоративной культуры;

ü укрепление командного духа и чувства общности;

ü поддержание и развитие горизонтальных связей внутри компании.

Внутрифирменные коммуникации подразделяются на:

1. Межуровневые, вертикальные коммуникации

В рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается внутри организации с уровня на уровень. При этом информация может передаваться по нисходящей и по восходящей.

По нисходящей информация передается с высших уровней на низшие, выполняя роль прямой связи. Таким путем мастера получают план-задание на месяц, изменения в технологии, план вывода оборудования на ремонт и др.

Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, выполняют функцию обратной связи, информируют руководителей о состоянии дел на нижних уровнях. Таким образом мастера информируют начальника цеха о ходе производства, об уровне выполнения плана, об отклонениях от плана, о проблемах и возможных путях их разрешения. Эта информация по восходящей обычно передается в виде отчетов, предложений и объяснительных записок.

2. Горизонтальные коммуникации

Организация состоит из большого числа подразделений, тесно взаимосвязанных между собой. Координация деятельности всех подразделений помимо нисходящей и восходящей вертикальной информации нуждается в горизонтальных коммуникациях. Общая тенденция заключается в усилении роли непосредственного координирования действий несоподчиненных подразделений организации.

Именно информация, проходящая по горизонтальным коммуникациям, т. е. коротким каналом связи, обеспечивает качество поступающей информации (достоверность и своевременность). Она формирует равноправные отношения между партнерами и поэтому является важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Рассмотренные вертикальные и горизонтальные коммуникации действуют в рамках официальной структуры организации по линии формальной иерархии подчиненности и делегирования полномочий, а также по линиям формальной подчиненности горизонтального взаимодействия. Однако внутри организации существуют и играют важную роль неформальные коммуникации, которые действуют в рамках неформальной структуры. К их числу относят слухи, прошедшие по системе тайного сообщения. По каналам слухов информация передается гораздо быстрее, чем по каналам формальных коммуникаций. Нередко руководители используют неформальные коммуникации для запланированной утечки информации или сведений вроде "только между нами". К числу таких слухов относится информация о крупных грядущих преобразованиях в организации: слияние отделов, сокращение персонала, структурных преобразованиях и т. п.

Как показывают исследования, менеджеры большую часть своего рабочего времени тратят на коммуникации.

Коммуникация - это ключ к эффективности управления. Коммуникации - устные и письменные, формальные и неформальные - идут по многим каналам и в различных направлениях. Администрации необходимо так осуществлять передачу общего курса, директив, целей и задач, чтобы все служащие их поняли и приняли. Чтобы держать людей в руках и контролировать их, нет лучшего управленческого средства, чем понимание. Окончательная проверка коммуникации выражается в том, дает ли она требуемые результаты быстро и правильно.

Внутренние коммуникации

Рис 1. Классификация коммуникаций

Таким образом, коммуникация - это трансплантация идеи. Практически любая область человеческих усилий вертится вокруг попыток людей внедрить идеи в сознание своих коллег.

Информационный взрыв не делает положение проще. Каждый день появляются новые идеи, которые нужно передать.

Передача информации осуществляется с помощью жеста, речи, приборов или в письменной форме. Именно посредством коммуникаций информация передается лицам, принимающим решения, а решения их исполнителям.

Тема 5. Служба персонала и кадровое деловодство

Дата добавления: 2014-01-20