Работа с отчётами

Работа с формами

Запросы и фильтры

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком - фильтр.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

· Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.

· Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

· Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

· Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

· для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

· для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;

· для просмотра отдельных полей таблицы;

· для выполнения вычислений над значениями полей.

Формы позволяют:

· Вводить данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам;

· Выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.

Существует два вида формирования структуры форм:

· На основе таблицы;

· На основе запроса.

· Возможен и комбинированный (творческий) подход.

Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство.

Здесь существуют средства ручного, автоматического и автоматизированного проектирования.

Структура готового отчёта отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчёт занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Мастер отчётов работает в шесть этапов.

1. выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отражаемых в отчёте;

2. выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки);

3. выбор полей и методов сортировки;

4. выбор структуры отчёта печатного макета (блочный, ступенчатый, выровненный по левому краю и т.п.)

5. выбор стиля оформления (из предложенного списка);

6. на последнем этапе выполняется сохранение отчёта под заданным именем.

Более подробно работу с СУБД Microsoft Access можно изучить по специальной литературе, а практические навыки приобрести, выполнив лабораторные работы по созданию баз данных.

Дата добавления: 2014-01-20