Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Суть и процедуры планирования




Планирование в органах исполнительной власти.

Тема №9

1.Суть и процедуры планирования.

2. Процесс стратегического планирования

3. Целеполагание и цели в админуправлении.

4. Стратегическое планирование в административных учреждениях и органах местного самоуправления.

 

Управление социальными процессами невозможно без определения целей и способов их достижения, без планирования, которое происходит в различных формах. Одним словом, планы обеспечивают рациональный подход к заранее выбранным целям.

Планирование – это процесс выбора целей и решений, необходимых для их достижения, это принятие заранее решения о том, что делать, когда делать и кто будет делать. Это процесс подготовки на перспективу решения о том, что, кем, каким образом может быть сделано.

Плановость есть один из принципов управления, который предусматривает применение планов в процессе управления. Планирование – это процесс разработки планов. План – результат планирования. План – это специфический акт управления.

Суть планирования заключается:

1. в определении основных направлений и конкретных заданий на запланированный период;

2. определение мер, необходимых для обеспечения выполнения заданий;

3. определение сроков и исполнителей.

Роль планирования заключается в обеспечении: 1) целеустремленной деятельности 2) ритмичности деятельности органов исполнительной власти; 3) повышение ответственности исполнителей.

И способствует: 1. эффективному использованию сил и средств;

2. взаимодействию служб, подразделений и работников;

3. формирует творческую атмосферу в коллективе.

Существо и содержание любого плана составляют плановые показатели. Их характерные черты:

1.они всегда адресны;

2.расчитаны на определенный период, установленный срок;

3.формируют внимание на важнейших задачах.

4. теряют силу по истечении планового периода независимо от исполнения;

5. не изменяют и не отменяют правовых норм.

Принятие плана формирует творческую атмосферу в коллективе

- повышает ответственность руководителя и исполнителей

- оказывает организующее воздействие, побуждает браться своевременно за выполнение решений и задач – анализировать ход работы;

- выявлять и устранять недостатки.

Органы исполнительной власти должны приспособиться к среде и процесс социального управления должен быть сориентирован на среду. Очень важно не увязнуть в «мелочевку», «за дровами леса не видно», а видеть серьезные тенденции в обществе, в мире.

Планирование связано с достижением желаемых будущих состояний, которые маловероятны без вмешательства человека.

Система планирования в органах исполнительной власти складывается из 3-х основных планов общих, специальных и индивидуальных.

Общие планы подразделяются на перспективные и текущие. В системе планов исполнительной власти важная роль отводится перспективным планам, которые предназначены для определения стратегии на определенный период времени и является основой для поточных планов.

К перспективным планам относятся:

1. комплексные региональные планы (программы)

2.комплексные целевые планы (программы)

3. планы мероприятий по выполнению комплексных целевых программ.

Текущие планы рассматриваются на всех уровнях системы, во всех органах, структурных подразделениях и т. д. Если перспективные рассчитаны на 5-15 лет, то текущие до 1 года (1год, квартал, месяц).

Специальные планы - это планы выполнения специальных заданий, которые требуют скоординированных действий различных служб и подразделений, межведомственные планы деятельности госорганов и гражданских организаций. Специальные планы подразделяются на 1) планы разового использования (целевые); 2)планы многоразового использования

(типовые, ситуационные); 3) оперативные.

Планы разового использования (целевые): а) планы мероприятий по выполнению новых нормативных актов; б) планы мероприятий по выполнению отдельных служебных заданий.

Планы многоразового использования: (типовые, ситуационные) – это планы мероприятий по выполнению постоянных или периодически повторяемых заданий.

Оперативные планы – при чрезвычайных обстоятельствах, в особых условиях.

Индивидуальные планы – это планы, которые составляются в зависимости от целей, специфики заданий и т. д. в целом они позволяют повысить эффективность служащего.

 

2.Процесс стратегического планирования.

В основу стратегического планирования положена стратегия (искусство полководца, греч.) стратегия – подробный, всеобъемлющий комплексный план, разработанный с тем, чтобы обеспечить выполнение миссии и достижение целей организации.

 

Миссия цели оценка управленческий

организации организации и анализ аудит сильных

внешней среды и слабых сторон

оценка реализация выбор анализ стратегии стратегии стратегии стратегичес-

ких инициатив

 

1.Миссия организации. Основную общую цель организации, т.е. четко сформированную причину ее существования — называют миссией. Прочие цели способствуют ее достижению. Миссия подробно описывает отличительные характеристики организации (фирмы) и определяет направление для целей и стратегий на различных организационных уровнях.

2.Цели организации. На основе общей миссии и целей руководства формируются корпоративные цели. Чтобы они способствовали успеху организации, эти цели должны обладать рядом характеристик:

- цели должны быть конкретными и поддающимися оценке; это очень важно при выполнении функции контроля;

- иметь конкретный временной горизонт; необходимо точно определить не только то, чего хочет добиться организация, но и когда должен быть достигнут тот или иной результат;

- многочисленные цели организации должны взаимно поддерживать одна другую, т.е. действие и решения необходимые для достижения одной цели не должны мешать достижению других.

 

4. А нализ и оценка внешней среды. Это процесс, посредством которого специалисты в области стратегического планирования наблюдают за внешними факторами и определяют новые возможности и угрозы для организации. Этот анализ позволяет организации выявлять возможности составить план действий в непредвиденной ситуации, разработать системы раннего сигнала в случае возникновения угроз и стратегии, благодаря которым можно превратить эти угрозы в благоприятные возможности. Эти исследования производят с помощью метода SWOT (сила, слабость, возможность, угрозы). Данный анализ должен быть атрибутом разработки стратегии каждой организации. Информацию о внешних возможностях узнают из разных источников: отчеты, госорганов, покупателей, консультантов, специалистов. Кроме того многие пользуются услугами профессиональной конкурентной разведки.

Информацию о внутренней среде должны получать, изучая состояние и анализы работы.

 

  Возможности: 1 Угрозы: 1  
Сильные стороны:1 Поле СВ (SO) сила и возможности Поле: СУ (ST) сила и угрозы  
Слабые стороны: 1 Поле: СВ(WO) слабость и возможность Поле: СУ (WT) слабость и угрозы  

 

Метод SWOT позволяет изучить внешнюю и внутреннюю среду. Применяя этот метод, вначале определяют сильные и слабые стороны организации, а также угрозы и возможности, а далее устанавливают связи между ними и определяют, как можно их использовать для определения стратегии организации

 

4. Управленческий аудит внутренних систем и слабых сторон организации.

Эта методическая оценка функциональных областей организации целью выявления слабых и сильных сторон. Его проводят в отношении 5 функций: маркетинг, финансы, операции, ресурсы, корпоративная культура, имидж.

 

5. Исследование стратегических инициатив. Сопоставив внешние угрозы с внутренними силами и слабостями организации, менеджмент определяет стратегию. На этом этапе уже найден ответ «чем мы занимаемся» и можно перейти к следующим «куда мы направляемся» и как мы можем попасть из той точки, где находимся сейчас, в ту, в которой хотим быть. Это возможно, выбор альтернативы, при которой вырастет успех каждой компании.

 

6.Выбор стратегии. Исследовав все возможные альтернативы, руководители выбирают конкретную стратегию, способную максимизировать долгосрочную эффективность организации. Стратегический выбор должен быть определенным и однозначным. Расплывчатость или излишняя приверженность к какому-то конкретному выбору ограничивает будущую стратегию. Исследователи Р.Пол и Дж. Тейлор, сделав анализ, определили способы, благодаря которым планирование позволяет повысить эффективность менеджмента.

1. Улучшить отчетность и наблюдение за результатами деятельности, увязав с этим вознаграждение.

2. Тщательно обдумывать стратегические вопросы.

3. Обеспечить лучшее понимание сотрудниками вопросов стратегического планирования.

4. Повысить качество коммуникаций между головным офисом и подразделениями.

5. Проявлять больше реализма, меньше раздумий и колебаний.

6. Установить более четкие цели и доходчиво доносить их до людей.

7. Меньше полагаться на голые цифры.

8. Внимательно отслеживать изменения во внешней и внутренней среде.

 

 

3.Целеполагание и цели в админуправлении.

В природе админуправления функции производны от целей, которых намерен достичь субъект управления, а управление начинается с целеполагания. Целеполагание — это процесс обоснования целей развития управляемого объекта на основе анализа общественных потребностей и реальных возможностей их наиболее полного удовлетворения. Обоснование цели имеет свои закономерности (обязательные процедуры, действия).

1. Первая закономерность (и процедура) целеполагания определяется тем содержанием, которое мы вкладываем в понятие цель. Цель управления — исходная категория управления, она обращает желаемое, возможное и необходимое состояние управляемого объекта, которое должно быть достигнуто. Цель отражает потребности общественной жизни, интересы различных социальных групп, граждан. Значит нужно их просчитать, проанализировать, выявить учесть. Управлять, значит анализировать.

2. Другая закономерность (и процедура) целеполагания определяется субъективными отношениями. Цель формируется людьми и выступает как бы посредником (опосредующим фактором) между объективными, реальными тенденциями, потребностями и субъективной мыслительной деятельностью субъекта управления. Управлять — значит предвидеть различные возможные реакции людей.

3. Отсюда исходит и третья закономерность (процедура) целеполагания, необходимость альтернативных социальных прогнозов, их прозрачное обсуждение и, на этой основе, структурирование задач по приоритетности. Ни одна группа администраторов, равно как и политиков, не обладает правом на абсолютную истину. Только на пути поиска и разумного возможны стабильность и развитие жизнедеятельности людей.

Управлять — значит прогнозировать.

4. Цель без материализации, без деятельности — мертва. Этим обусловлена еще одна закономерность целеполагания — приложение целей на формат программы действий, как стратегию развития на ближайшую, средне-, долгосрочную перспективу. Программы содержат концепцию развития общества (отдельной территории, отрасли, организации) ориентированную на повышение качества жизни граждан.

Управлять — значит программировать развитие, решение общественных проблем.

5. Программы должны быть трансформированы в конкретные планы, содержащие четко обозначенные сроки ее реализации. Этапность, ресурсное обеспечение, методы, степень ответственности за выполнение плана. Управлять — значит планировать.

Подводя итог можно сказать, что обоснование целей, процесса целеполагания — это форма «пяти П»: проанализировать, предвидеть, прогнозировать, программировать, планировать.

 

Дерево целей.

В больших организациях, которые имеют несколько уровней управления, разрабатывают «дерево целей». «Дерево целей» - структруировано построенная за иерархичным принципом - общность целей системы, программы, плана, в которой выделяют: главную цель (верх дерева), подчиненные ей подцели первого, второго и т.д. уровней (ветви дерева). Графическое изображение подчиненности и взаимосвязи целей, которое демонстрирует разделение основной (генеральной цели) или миссии на подцели, задания и отдельные действия. «Дерево целей» строят на основе вертикальной (между уровнями управления) и горизонтальной (между подразделениями, направлениями действий) интеграции, что дает возможность согласовывать и координировать деятельность всех частей и подсистем организации. В основе построения «дерева целей» ее декомпозиция (деление на более малые цели). Количество уровней декомпозиции зависит от сложности, масштабности и степени детализации намеченных целей и особенности оргструктур управления, иерархичности построения системы менеджмента организации.

 

С помощью построения «дерева целей» обеспечивается ориентация деятельности всех подразделений на достижение целей высшего порядка. Каждое подразделение при достижении своих целей вносит необходимый взнос в достижение целей организации в целом.

Правила построения «дерева целей» организации:

1. Декомпозиция цели на подцели каждого уровня

2. Наличие целей каждого уровня с учетом масштаба и значения

3. Использование ясных и четких формулирований каждой цели без произвольных толкований.

4. Цель высшего уровня является ориентиром для разработки целей нижнего уровня.

5. Цели высшего уровня имеют более широкий спектр и более долгосрочный временной интервал достижения.

6. При переходе к низким уровням цели будут больше конкретизироваться.

7. Нижний уровень «дерева целей» формируется из конкретных действий и результатов цели нижнего уровня есть средствами для достижения целей высшего уровня.

После разработки иерархии целей их необходимо проанализировать. Задача анализа целей — выяснить:

1. Какие цели сформулированы нечетко, неконкретно.

2. Какие цели противоречат одна другой, конфликтуют между собой

(достижение одной цели затрудняет достижению другой).

3. Какие цели не имеют информационного, юридического, ресурсного, оргобеспечения?

4. Какие цели не понимают и не принимают исполнители?

5. Имеется ли система контроля и отчетности за выполнением намеченных целей.

При построении «дерева целей» применяется системный анализ, основанный на учете внутренних и внешних факторов.

Внешний анализ направлен на наиболее полное выявление эффектов по всем направлениям, связанным с решением поставленной проблемы. Для этого проблема «подвешивается» к завершающим целям и проводится количественная оценка эффектов от их реализации.

Внутренний анализ проблемы предлагает построение «дерева проблем».

 

4.Стратегическое планирование в админучреждениях.

и органах местного самоуправления.

Менеджмент в государственных организациях значительно отличается от бизнес-менеджмента, что обусловлено рядом факторов. ДЖ. Форд, бывший президент США, так объяснил причины трудностей, с которыми сталкиваются представители деловых кругов, когда приходят на госслужбу. «Многие бизнесмены испытывают разочарование, оказавшись на постах госслужбы. В хозяйственной деятельности они привыкли к большой власти, а работать им приходится в другой обстановке. Здесь они должны следовать строгим процедурам и предписаниям. К этому трудно приспособиться. Многие приходят на работу с большим желанием что-то изменить, привнести хорошее, деловое, но часто уходят на другую работу разочарованными и даже ожесточенными. Среди множества причин, главная — бюрократизм с его бесконечными правилами и предписаниями, которые обязательны на госслужбе. Из-за них любые изменения протекают медленно. Вся система госслужбы предполагает, что старшее должностное лицо обличено высшей бюрократической властью, которая надежно защищает его от организационных инициатив руководителей среднего уровня и поэтому инициативы здесь ждут сверху. Необходимо также учитывать множественность чиновников, участвующих в принятии решений. Под любым решением стоит множество подписей, большинство из которых имеют чисто формальное значение. Как показывает опыт, движение документа в аппарате сопровождается его изучением под углом зрения «как бы чего не вышло», а если это касается конкретно чиновника, то он так обработает этот документ, что его ответственность будет минимальна или понимать этот пункт можно двояко. В конечном итоге зачастую выхолаживается основной смысл и трудно сказать, кто является его автором, и кто персонально несет личную ответственность.

Работа органов государственного административного управления осуществляется на низшем уровне, где преобладает организационная рутина, касающаяся законов, подзаконных актов, кадровых процедур, бюджетных требований. Никакая стратегия на высшем уровне не может быть реализована без учета деталей на низшем уровне. Именно здесь возникает множество вопросов.

1. имеются ли средства для осуществления возможного варианта решения;

2. достаточна ли квалификация персонала для выполнения поставленной задачи

3. не противоречит ли предлагаемая альтернатива существующему законодательству;

4. кто будет контролировать эту работу.

Менеджер, который не найдет ответы на эти вопросы, вскоре поймет, что хорошие идеи и правильная стратегия погрязнут в деталях административной рутины, если не будет ясно и понятно стратегическое предназначение документа. Стратегический государственный менеджмент должен решать три задачи: а) установить цели на несколько лет вперед; б) разработать меры по их достижению; в) изыскивать соответствующие организационные ресурсы.

Другими словами, нужно найти сочетание с одной стороны ресурсов и методов госадминистрирования, с другой возможностей и рисков, исходящих из окружающей среды, действующих в настоящем и будущем, при которых администрация способна достичьпоставленных целей.

Стратегический менеджментдолжен:

1. четко определять перспективы и цели;

2. содержать все основные проблемы организации админуправления;

3. создавать рамки для более детального планирования и принятия текущих решений.

Стратегические цели это те ключевые результаты, к которым организация должна стремиться на протяжении длительного времени (5-10 лет). Большое значение имеет также проблема измеряемости целей. При определении целей нужно поставить перед собой следующие вопросы:

1. что измеряется (деньги, материалы, люди);

2. как измеряется (использование материалов, работа людей, машин)

3. какой способ измерения (измерение соотношений, тенденция)

4. каковы функции измерений (целесообразная точность)

5. каковы издержки измерения (время, труд, деньги);

6. какова методологическая база (литература и др. источники)

7. каковы конечные критерии выбора показателей (статистическая надежность и компетентность).

Ученые рекомендуют проверять актуальность стратегических целей ежегодно или по мере изменения основных факторов (если цель считается достигнутой или признана ошибочной). Цели и приоритеты должны постоянно пересматриваться, они не являются постоянными величинами.Стратегическое планирование - одна из важнейших функций местных советов. Местные советы много планируют, точнее, пишут много планов. Эти планы подчас кратковременные, рассчитанные на важные в данный момент вопросы. Планируется многое, но многое и не выполняется, т.к. отсутствует видение перспективы, что будет главным не только сегодня, но и в последующий длительный период. Стратегическое планирование имеет демократическую сущность, т.к. привлекает население к управлению. Местное население может быть подключено к общему процессу разработки стратегического плана, оно становится частью команды, которая будет внедрять в жизнь стратегические планы. Разрабатывая стратегию развития города, должен быть ясно поставлен вопрос: для чего формируется стратегический план и что он даст городу. При отсутствии долгосрочного плана, развитие территории будет хаотичным и неясным, а управление превратится в реагирование на изменения внешних и внутренних факторов.

Стратегическое планирование в отличие от традиционного — это планирование, которое сориентировано на активные долговременные действия, концентрации проблем и оптимальному удовлетворению жителей региона.

Очень важно, что для успешного стратегического планирования необходимо вовлечение общественности. Все жители территории заинтересованы в определенных решениях по планированию, но их интересы разнятся, что порождает конфликты в отношении целей планирования. Таким образом, планирование становится политическим процессом, процессом обмена информацией, применения противоположных точек зрения и согласования позиций. Для этого необходимо проводить открытые дискуссии, телемосты, опросы жителей. Должны создаваться консультативные советы граждан, создавая комитеты жителей, которые отбирают наиболее ценные предложения.

Успех планирования измеряется удовлетворенностью жителей его результатами. Разработать план еще не означает его реализацию.

Необходимо четко выделить цели территории м/с и распределить их по трем уровням:

1. стратегические — определяют главные приоритеты перспективного развития и финансирования. Частью долгосрочного планирования является градостроительный прогноз, который может охватывать 30-40 лет. Сроки стратегического планирования могут совпадать со сроками полномочий органов самоуправления.

2. тактические — промежуточные цели, являющиеся этапом в достижении стратегических;

3. оперативные — цели нижнего уровня, являющиеся необходимым основанием для достижения тактических целей.

Одним из наиболее важных аспектов стратегического плана является выбор приоритетных целей, на решение которых, направлены будут все усилия. Эти проблемы объединяются в 8 взаимосвязанных блоков.

1. экономическое развитие;

2. окружающая среда и качество жизни;

3. механизм принятия решений и передача информации;

4. структура органов управления

5. общественные услуги

6. проблемы региона в целом

7. социальные проблемы;

8. другие проблемы характерные для этой территории (расширение сферы услуг, увеличение занятости).





Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-20; Просмотров: 2840; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.061 сек.