Учет кассовых операций. Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных, денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т.п.

В то же время в кассе ежедневного могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетными счета или от заказчиков, и др.

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный участок бухгалтерии – кассу. Кассир является материально-ответственным лицом, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

Руководитель организации несет ответственность за оборудование кассы и создание необходимых условий, обеспечивающих сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Помещение кассы должно быть изолированно, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

На весь перечень работ по техническому укреплению помещение кассы и ее оборудование охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной системе учитывают как капитальные вложения.

Ключи от металлических шкафов и сейфов хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в установленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать нечетные дубликаты. Учетные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках хранятся у руководителей организаций. Не реже одного, раза в квартал производится их проверка комиссией, назначенной руководителем организации, результаты этой проверки фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры по замене замка металлического шкафа или сейфа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации защищается.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации. С этим работникам заключается договор о полной материальной ответственности.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплата социальных пособий, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может исполнить главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации с заключением договора о материальной ответственности.

Порядок ведения кассовых операций утвержден советом директоров ЦБ РФ 04.10.93 № 40. Порядок обращения наличных денежных средств, их сдачи в банк, хранения и обращения наличных денежных средств, их сдачи в банках, хранение и обращения на территории России регламентируется приказом Банка России от 05.01.98 № 14-п.

В соответствии с этим приказом, размер сумм наличных денег в кассе организации банком по согласованию с организацией.

Для установления лимита организация представляют в учреждение банка, который осуществляет ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 “Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешение на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу”.

Лимит кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации. При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков, она по своему усмотрению обращается в одно из них с расчетом на установление лимита по кассе.

О сумме предоставленного лимита организация уведомляет другие банки, где открыты ей соответствующие счета. Для организации, не представившей расчет на установление лимита кассы ни в одно учреждение банка, лимит остатка кассы ни в одно учреждение банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в банк денежная наличность – сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков – сдачи наличных денег в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей. Причем при сдаче выручки ежедневно лимит остатка равен сумме, необходимой организации для обеспечения нормальной работы с утра до следующего дня:

· при сдаче выручки на следующий день – в пределах сроков сдачи и суммы денежной выручки;

· не ежедневно – в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

· для организации не имеющих денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расхода на зарплату, выплаты социального характера и стипендий).

Сверх установленных норм наличные денежные средства могут храниться в кассе только в дни выдачи зарплаты, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка на эти цели.

Установленные банком лимиты письменно сообщаются организациям, возможно, как второй экземпляр справки № 0408020. Обычно лимит кассы устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться в течение года (изменение объемов кассовых оборотов и др.), а также по условиям договора банковского счета.

Согласно п. 9 Указа Президента РФ от 23.05.94 № 1006 “Об осуществлении комплексных мер по своевременному и кассовому внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей” за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличных денег сверх установленного лимита вводится штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. На руководителя организации, допустившие указанные нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратного установленного законодательством размера минимальной месячной оплаты труда.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (Ф. № КО – 1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром. Следует отметить, что при получении денег по чеку с расчетного счета выписывается приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации, и на оборотной стороне корешка чека записываются номер и дата приходного кассового ордера. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Выдача наличных денег производится по расходам кассовым ордерам (Ф.№ КО – 2) или другим соответственно оформленным документами (платежным ведомостям, счетам), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица или уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. Выписываются приходные и расходные кассовые ордера бухгалтером общего или финансового отдела или Главным бухгалтером.

Деньги лицу, не работающему на данном предприятии, выдаются при предъявлении или паспорта или иного документа, удовлетворяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера не выдаются на руки лицам, вносящим им получающим деньги. Они передаются в кассу “к исполнению” лицом, выписавшим документ (бухгалтером). При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу денег.

При завершении операции кассир обязан подписать расходный или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами; погасит их штампом или надписью: приходные документы – “Получено”, расходные – “Оплачено” с указанием числа, месяца, года.

Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи регистрируются бухгалтерией в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» и документу присваивается порядковый номер.

Журнал регистрации (Ф.№ КО – 3) построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота производственных кассиров операций.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств. Кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной и мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В кассовой книге отражается остаток наличных денег в кассе на начало рабочего дня, № приходного или расходного ордера, от кого получено или кому выдано с записью соответственно в графу “Приход” или “Расход”.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге обороты по приходу и расходу за день и выводит остаток денег в кассе на конец дня, который является остатком на начало следующего дня. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировочную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в качестве отчета кассира бухгалтеру под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы “Вкладной лист кассовой книги”. Одновременно формируется машинограмма “Отчет кассира”. Обе эти машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги в машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме “Вкладной лист кассовой книги” за каждый месяц должно печататься общее количество листов кассовой книги, а за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм “Вкладной лист кассовой книги” и ‘Отчет кассира’ обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы “Вкладной лист кассовой книги” в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы “Вкладной лист кассовой книги” бронируются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книгу опечатывают.

Контроль правильности ведения кассовой книги как аналитического регистра по кассовой книги как аналитического регистра по кассовым операциям возлагается на главного бухгалтера организации.

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 “Касса”. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету – поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными. В развитие счета 50 “Касса” могут быть открыты следующие субсчета:

1. “Касса организации”;

2. “Операционная касса’;

3. “Денежные документы”;

4. “Касса в иностранной валюте”.

По своему характеру операции похожи, так как связаны движением денежной наличности, но ответственные лица и место совершения операций различны. Так, наибольший объем операций учитывается на субъекте 1 “Касса организации”. К таким операциям относятся: получение наличных денег с расчетных счетов, сдача суммы, превышающей кассовый лимит на расчетные счета; подготовка и сдача наличных инкассаторским службам; выдача заработной платы, пособий, денежных средств под отчет; получение наличными за реализованную продукцию, услуги, работы; выдача наличных денег операционным кассам и получение от них выручки.

Субсчет 2 “Операционная касса” используется организацией при наличии в ее составе для выполнения уставной деятельности билетных и багажных касс портов, вокзалов, речных пароходств, отделение связи, которые получают и сдают денежную наличность кассе организации, если иное не предусмотрено в учетной политике организации (сбербанк, инкассатор).

Субсчет 3 “Денежные документы” предназначен для учета оплаченных путевок в санатории, дома отдыха, марок государственных пошлин, авиабилетов и др.

Субсчет 4 “касса в иностранной валюте” предназначен для учета денежных средств в иностранной валюте (в долларах США, «евро» и др.).

Отражение кассовых операций на бухгалтерских счетах Счет 50 “Касса»

Таблица 2.1

С кредита счетов	Дебет	Кредит	В дебет счетов
66,67         62,90     91-1     91-1     75-1   98-2	С н. – остаток наличных денежных средств на начало месяца	Выдана зарплата, премия   Погашены займы наличными   Выдана депонированная зарплата, выдана наличными по исполнительным листам   Выдано под отчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы   Выданы наличными дивиденды   Выданы дотации, временные пособия по случаю рождения ребенка   Сдан сверхлимитный остаток денежных средств из кассы   Списаны суммы недостач, выявленные при инвентаризации (ревизии) кассы   Сдана выручка инкассаторам	66,67         75-2
Поступили наличные с расчетного счета организации Получены займы наличными Возврат неиспользованной подотчетной суммы Погашена задолженность наличными по недостачам (возмещение материального ущерба) Оплачено наличными за реализованную продукцию, услуги. Оплачено наличными за реализованные материалы, основные средства Погашена дебиторская задолженность Возникла кредиторская задолженность Оприходована сумма излишка, выявленного при ревизии кассы Погашены займы работникам Внесено учредителям в погашение задолженности по вкладам Оприходованы безвозмездные поступления
	Оборот по дебету С к – остаток наличных денежных средств на конец месяца	Оборот по кредиту

Для учета наличных денежных средств, выданных кассиром организации другим кассиром или раздатчиком и возврата документов, подтверждающих их выплату и оставшуюся денежную наличность используется книга принятых и выданных денежных средств (Ф. № - КО – 5).

Регистрами синтетического учета кассовых операций и являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 “Касса” в дебет других счетов и ведомость № 1 по дебету счета 50 “Касса” с кредита других счетов. Основание для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности, которые учитываются, на забалансовом счете 006 “Бланки строгой отчетности”.

Дата добавления: 2014-01-20