Порядок оформления бухгалтерских документов

Поступившие в бухгалтерию первичные документы до записи в регистры бухгалтерского учета подвергаются обработке, которая проводится в три этапа:

- формальная проверка - проверяется правильность оформления документов: полнота заполнения всех реквизитов, наличие и подлинность подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и за оформление документов, четкость и разборчивость заполнения документа;

- арифметическая проверка предусматривает проверку правильности арифметических подсчетов итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей;

- проверка по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности хозяйственных операций, отраженных в документах с учетом особенностей функционирования экономического субъекта.

Неправильные оформленные документы не имеют юридической силы, а отраженные в них хозяйственные операции считаются недействительными.

После проверки бухгалтерские документы подвергаются обработке, т.е. их регистрации, таксировке, группировке и контировке.

Таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

Группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию.

Контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

После окончательной обработки документы подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения.

6.2 Классификация бухгалтерских документов

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, по объему содержания, по содержанию хозяйственных операций, по способу отражения операций, по месту составления, по способу обработки (Рисунок 13).

Рисунок13 – Классификация бухгалтерских документов

По назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции, но не подтверждают факт ее совершения. Например: приказы руководителя на командировку, платежное поручение, доверенность на получение материальных ценностей и др.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Например: приходный кассовый ордер, акт приемки – передачи основных средств, требование на отпуск материалов в производство, накладная на получение материальных ценностей от поставщика, платежная ведомость и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке распорядительных и оправдательных. Например: справки бухгалтерии, накопительная ведомость, мемориальные ордера, разные виды бухгалтерских расчетов и др.

Комбинированные документы – документы, которые одновременно являются и распорядительными, и оправдательными. Например: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты и др.

По объему содержания бухгалтерские документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения. Например: чеки, кассовые ордера, акты, платежные требования и др.

Сводные документы обобщают показатели, взятые из первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Например: реестры, авансовые отчеты, кассовая книга, отчеты о движении материальных ценностей, накопительные ведомости и др.

По содержанию хозяйственных операций бухгалтерские документы делятся на материальные, денежные, расчетные.

Материальные документы - документы, которыми оформляют операции по движению ТМЦ. Например: акты приемки – передачи основных средств, приходный ордер, накладные и др.

Денежные документы служат основанием для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами. Например: платежные поручения, чеки, и др.

Расчетные документы служат основанием для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами. Например: счета – фактуры, платежные поручения и др.

По способу отражения хозяйственных операций бухгалтерские документы подразделяются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна хозяйственная операция. Например: кассовые ордера, счет-фактура, требование-накладная и др.

Накопительные документы оформляются в течение определенного периода времени, путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. Например: лимитно-заборные карты на отпуск материалов, реестры, ведомости и др.

По месту составления документы группируются на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются непосредственно экономическим субъектом. Например: кассовые ордера, акты, накладные и др.

Внешние документы поступают в организацию со стороны. Например: счета-фактуры поставщиков, выписки банков, платежные требования и др.

По способу обработки документы подразделяются на обрабатываемые вручную или с применением вычислительной техники

6.3 Организация документооборота. График документооборота

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.

Документооборот - это движение первичных документов от момента создания их или получения их от других организаций, до передачи в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету (пункт 5 ПБУ 1/2008).

Каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения). Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним. Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а, если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

- таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

- группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

- контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определяется в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 01.01.2011 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Примеры сроков хранения документов:

- годовые отчеты и отчеты по финансированию, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов – в течение десяти лет;

- документы об инвентаризации, документы о проведении документальных ревизий и контрольно – ревизионной работы, акты проверки кассы, правильности взимания налогов и др. - в течение пяти лет;

- доверенности на получение денежных сумм и материальных ценностей – в течение пяти лет;

- паспорта зданий, сооружений и оборудования – в течение пяти лет;

-договоры, соглашения, договоры о материальной ответственности – в течение пяти лет;

- лицевые счета работников, личные дела – 75 лет.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

6.4 Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета

Инвентаризация является одним из основных элементов ме­тода бухгалтерского учета, а также методическим приемом фак­тического контроля при проведении ревизии, аудита и др. В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и доку­ментально подтверждаются их наличие, состояние и правиль­ность оценки.

Инвентаризация - это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению на­личия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Правила проведения инвентаризации определены в Методи­ческих указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95г. №49.

Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие тех или иных объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сверяются с данными бухгалтерского учета с целью установления (выявления) недостач или излишков средств. Инвентаризации подергаются также дебиторская и кредиторская задолженности организации с целью установления их достоверности. При помощи инвентаризации устанавливают состояние и правильность оценки имущества в бухгалтерском учете и отчетности.

В соответствии с п.1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств основными целями инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия имущества (как соб­ственного, так и не принадлежащего организации, но чис­лящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также неучтенных объектов;

-определение фактического количества материально-про­изводственных ресурсов, использованных в процессе производства;

- сопоставление фактически полученных данных о нали­чии имущества в натуре с данными аналитического и син­тетического учета (выявление излишков и недостач);

- проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их ры­ночной стоимости и фактического физического состояния;

- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных акти­вов, а также правил и условий хранения товарно-матери­альных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Количество, порядок и сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации, кроме тех случаев, когда ее проведение обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муни­ципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственного лица;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрез­вычайных ситуаций, вызванных экстремальными усло­виями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В иных случаях инвентаризация может устанавливаться ру­ководителем, который и будет определять ее круг и сроки проведения.

Организация с учетом специфики своей деятельности и за­дач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, исполь­зует различные виды инвентаризации.

По периодичности проведения в соответствии с учетной политикой организации различают плановую и внеплановую ин­вентаризацию.

Плановая инвентаризация проводится в соответствии с пла­ном контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйствен­ного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству. К пла­новым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвента­ризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации (проведение ко­торых не предусмотрено в учетной политике и плане конт­рольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обя­зательный характер) проводятся внешними аудиторами при про­ведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комисси­ей организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяй­ственных операций и др.

В зависимости от полноты охвата имущества и обяза­тельства организации различают полную и частичную инвен­таризацию.

Полная инвентаризация - это проверка в натуре всего имущества организации и ее обязательств на определенную дату. Полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации экономического субъекта и т.д.

Частичной (выборочной) инвентаризацией является каждая отдельная проверка в натуре объектов определенных видов. Например, инвентаризация материалов на складе, инвентариза­ция денежных средств в кассе и др.

По обязательности проведения различают инвентариза­цию обязательную и инициативную.

Обязательная инвентаризация проводится в обязательном по­рядке в соответствии с законодательством РФ, инициативная — по решению руководства организации.

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансо­вых обязательств.

Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц.

Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную комиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии.

Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель предприятия с включением в него представителей администрации, бухгалтерии и других специалистов (технологов, экономистов), а также могут привлекаться работники службы внутреннего аудита.

Суть работы инвентаризационной комиссии: сравнение фактического наличия ценностей в натуре с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации отражаются в сличительной ведомости, также в ней отражается порядок регулирования инвентаризационных разниц.

Перед проведением инвентаризации директор издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22). Он регистрируется в журна­ле учета контроля за выполнением приказов о проведении ин­вентаризации (форма № ИНВ-23).

В приказе определяют, что конкретно будет учитываться в ходе инвента­ризации, в каком порядке она должна проводиться, в какие сроки и кто входит в инвентаризационную комиссию.

После проверки фактического наличия материальных цен­ностей составляются акты инвентаризации и инвентаризацион­ные описи.

Причем основной формой первичной документации для уче­та результатов вещественной инвентаризации является инвен­таризационная опись, а для учета документальной инвентариза­ции - акт инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она закончена, а если инвента­ризация проводилась за год, то в годовом бухгалтерском отчете.

Отражение в учете излишков имущества, выявленных в про­цессе инвентаризации. Выявленные излишки имущества нужно оприходовать по рыночной цене на дату проведения инвента­ризации.

Стоимость такого имущества увеличивает налогооблагаемые доходы организации. Поэтому с полученного внереализационно­го дохода надо заплатить налог на прибыль. (Внереализацион­ными доходами налогоплательщика в соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ признаются доходы в виде стоимости излишков товарно материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.)

Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации, принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса») и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», суб­счет 1 «Прочие доходы».

Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвен­таризации.

Недостача представляет собой установленное при инвента­ризации, ревизии или проверке несоответствие по товарно-мате­риальным ценностям или денежным средствам данным бухгал­терского учета.

Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете опреде­лен п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. №34н.

В соответствии с этими пунктами недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыс­кании убытков с них, то убытки от недостачи и его порчи списы­ваются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Решение о списании недостачи на финансовые результаты принимает руководитель организации.

Если в процессе заготовления, хранения и продажи матери­альных и иных ценностей будет выявлена недостача, то первона­чально она отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В результате естественных физико-химических процессов (выветривания, усушки, распыления, крошения, вымораживания, утечки и т. д.) масса товара или продукции во время хранения может измениться. Кроме того, товар может испортиться в процес­се транспортировки или разгрузки по причине его естественной ломкости, нежности или других свойств. Принято считать, что пе­речисленные процессы приводят к естественной убыли товаров.

Под нормами естественной убыли следует понимать пре­дельно допустимую величину безвозвратных потерь материалов, которые возникают при транспортировке и хранении товарно-материальных ценностей, вследствие естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

К естественной убыли не следует относить технологичес­кие потери и потери от брака, при ремонте, а также потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспор­тировке, вызванные нарушением требований стандартов, тех­нических и технологических условий, правил технической экс­плуатации, повреждением тары, несовершенством средств за щиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.

Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94, в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу), например в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу». Списание недостачи за счет виновного лица: Дт 73 Кт 94

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассорти­мент товаров, встречаются ситуации, когда в результате инвента­ризации выявляется так называемая пересортица товаров. Пере­сортица - это появление излишков одного сорта и недостача другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами возникновения пересортицы могут быть:

- отсутствие порядка приемки и хранения товаров на скла­де, а также порядка документооборота;

- недостаточный внутренний контроль движения товаров;

- халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.

Согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств может быть допущен вза­имный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

- выявленные излишки и недостача образовались за один и тот же проверяемый период;

- излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;

- излишки и недостача выявлены у товаров одного и того же наименования и равного количества.

Проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных недопустимо.

При выявлении пересортицы материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результа­те пересортицы принимает руководитель предприятия.

Если при зачете пересортицы стоимость недостающих цен­ностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излиш­ке, то разница в стоимости относится за счет виновных лиц.

Если виновники пересортицы не установлены, то разница по пересортице рассматривается как потери сверх норм естествен­ной убыли и списывается на прочие расходы: дебет 91, субсчет «Прочие расходы» кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недоста­чи, которая произошла не по вине материально ответственных лиц, в протоколе инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым раз­ница по пересортице не отнесена на виновных лиц.

Дата добавления: 2014-01-20