Учетные регистры, их виды и техника ведения

Для обобщения данных о хозяйственных операциях, их регистрации и группировки применяются документы, называемые регистрами бухгалтерского учета. В практике ведения бухгалтерского учета применяются различные формы учетных регистров, но все их можно сгруппировать по определенным признакам:

- по внешнему виду;

- по назначению;

- по степени обобщения и объему учетных сведений.

По внешнему виду учетные регистры могут быть в виде книг, карточек и свободных листов, компьютерных распечаток. Бухгалтерские книгиприменяются при учете операций по кассе, расчетному счету. Введение бухгалтерских книг определяется произвольно в зависимости от технологии организации бухгалтерского учета.

Обязательно ведется кассовая книга, в которой регист­рируется движение наличных денег в течение одного дня.

Бухгалтерские книги обязательно брошюруют, страни­цы нумеруют. На последней странице указывается цифрами и прописью количество страниц, которое заверяется под­писью главного бухгалтера (в кассовой книге — руководите­ля и главного бухгалтера) и печатью. Брошюров­ка пломбируется этикеткой с указанием количества страниц.

Карточкиприменяют на отдельный объект или наиме­нование имущества. Они являются аналитическим учет­ным регистром; открываются на каждый объект основного средства, введенного в эксплуатацию, при выбытии на основании первичного доку­мента делается отметка о выбытии, карточки закрываются и передаются в архив на 5 лет.

Свободные листыв отличие от карточек несколько больше по размерам, содержат большее количество реквизитов, в них накапливаются в календарной последовательности учетные данные. Их принято называть журналами. Номера, присвоенные журналам, дают возможность использовать их в качестве журналов-ордеров.

Компьютерные распечатки представляют собой учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, который печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов.

Применение в учете той или иной формы регистров зависит от формы бухгалтерского учета.

По назначению и последовательности записейучетные регистры делят на хронологические, систематические и комбинированные. Хронологическимиявляются регистры, используемые для последовательной регистрации в них хозяйственных операций. Всистематических регистрах

хозяйственные операции регистрируются по корреспондирующим счетам. Примером этих регистров являются главная книга, книги и карточки аналитического учета.

Комбинированныерегистры объединяют в себе хронологические и систематические записи. К ним относятся журналы-ордера и ведомости к ним.

По степени обобщения и объему учетных сведений учетные регистры подразделяют на регистры синтетического и аналитического учета, комплексные. В регистрах синтетического учета ведется обобщающий учет средств и источников их образования (главная книга). Аналитические регистры используются для ведения в них аналитического учета. К ним относятся книги аналитического учета расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, карточки количественно-суммового учета.

Регистры, объединяющие синтетический и аналитический учет, называются комплексными. Пользование ими сокращает объем учетных работ, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета (журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.).

В зависимости от вида и назначения учетного регистра используется и разная техника его заполнения – линейная (позиционная) и шахматная.

При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается на той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета. Линейная запись делается при расчетах с поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В этих регистрах, как правило, совмещаются аналитический и синтетический учет.

Шахматная записьосуществляется так: в один рабочий прием делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Сумма, проставленная один раз в одной графе, оказывается в дебете и кредите соответствующих синтетических счетов. Регистры с шахматной формой записи характерны для журнально-ордерной формы учета. Применение таких записей значительно сокращает учетную регистрацию, учет делается более наглядным благодаря тому, что представлены корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции. В настоящее время шахматный принцип записи наиболее распространен.

По окончании месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги записей всех операций. Затем сверяются результаты записей в синтетических и аналитических учетных регистрах. Для этого могут составляться оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам. В комплексных регистрах совпадение итогов обеспечивается автоматически, так как одни и те же суммы операций записываются по аналитическим позициям и путем их постепенного суммирования и накапливания получают итоговую запись по синтетическому счету. При необходимости в регистрах выводится сальдо на 1-е число следующего месяца. В новом отчетном году учетные регистры открываются на основе данных бухгалтерского баланса на 1 января текущего года.

В процессе учетной регистрации иногда встречаются ошибки, которые необходимо исправить. Для их нахождения применяют способы выборочной или сплошной проверки записей. Ошибки в записях бывают разные. В документах и учетных регистрах могут быть записаны неправильный текст или сумма, могут быть допущены ошибки в подсчете натуральных или стоимостных итогов, неправильно указаны корреспондирующие счета при отражении фактов хозяйственной деятельности, записи сделаны не в те учетные регистры, как это предусмотрено корреспонденцией счетов и другие ошибки. Исправление ошибки должно быть обоснованно и подтверждено подписью и расшифровкой подписи лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Все обнаруженные ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.

В зависимости от характера ошибок и времени их выявления применяются разные способы их исправления: корректурный, «красное сторно», дополнительной проводки.

При корректурном способе неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а рядом записывают правильный текст или сумму. Необходимо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. В документах, оформляющих денежные операции, исправления, хотя бы и оговоренные не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене.

Способом корректуры исправляют арифметические ошибки, описки, записи операций не в тот учетный регистр в момент их совершения и до составления бухгалтерского баланса. Корректурным способом нецелесообразно пользоваться для исправления ошибочно записанных сумм в тех учетных регистрах, в которых уже подсчитаны итоги. В этом случае пришлось бы сделать исправление нескольких сумм. Корректурный способ не применяется также в случаях, когда необходимо исправить указанную корреспонденцию счетов. Такие ошибки обнаруживаются иногда после выведения итогов в Главной книге и составления бухгалтерского баланса. Их исправляют способом «красное сторно ». Его сущность заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись аннулируется путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, что и в ошибочной. Однако исправительная делается в учетном регистре красным цветом. При подсчетах суммы, записанные красным, вычитаются из итогов. Таким образом, запись красным (сторнировочная запись) уничтожает ранее составленную ошибочную запись. Одновременно должна быть внесена правильная запись обычным цветом. Тем самым ошибочные записи способом «красное сторно» исправляются в два приема. Этот способ используется также в случаях, когда ошибка заключается в преувеличении суммы. Тогда делается сторнировочная запись на разницу между ошибочно записанной и правильной суммой, т.е. на сумму преувеличения.

Дополнительную записьделают в случае, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей, чем следовало. На разницу в сумме составляют дополнительную проводку с той же корреспонденцией счетов. Этот способ широко применяется в бухгалтерском учете.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ – государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Дата добавления: 2014-01-20