Документация хозяйственных операций

Лекция 5. Документация и систематизация бухгалтерской информации

Под документом понимается письменное свидетельство, удостоверяющее личность, служебные полномочия, правовые взаимоотношения, какие-либо действия, факты. Бухгалтерский документ – письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение хозяйственной операции и сам факт ее совершения. Документы в практике ведения бухгалтерского учета имеют очень большое значение, и прежде всего каждая хозяйственная операция только тогда считается совершенной, если она оформлена соответствующим документом. Систематическое оформление хозяйственных операций документами обеспечивает достоверность учетных данных. Документация является составной частью метода бухгалтерского учета и средством текущего контроля за хозяйственной деятельностью организации. Документы, надлежащим образом оформленные, имеют юридическую, доказательную силу при разрешении споров, возникающих у одной организации с другими или с отдельными лицами. С помощью документов осуществляется контроль над всей работой предприятия со стороны руководителей, которые, подписывая документ, несут полную ответственность за целесообразность и законность совершаемой хозяйственной операции.

Разнообразная деятельность организаций требует применения различных документов, в которых фиксируются хозяйственные операции. Для наиболее полной характеристики операции, отраженной в документе, необходимо знать место и время ее совершения, денежную оценку, кто принял участие в ее совершении и другие данные. Показатели, характеризующие содержание операции, называются реквизитами. К обязательным реквизитам относятся: название документа, название предприятия, организации, дата и номер документа, содержание операции и ее измерители, подписи лиц, участвующих в совершении операции. Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в отдельных документах имеются дополнительные реквизиты, основное назначение которых усилить контрольное, познавательное или оперативное значение.

Однотипные хозяйственные операции в разных отраслях экономики должны оформляться одинаковыми документами. С этой целью используются унифицированные формы документов. Для обеспечения правильности применения таких документов их классифицируют по однородным признакам:

- по месту составления первичные документы подразделяются на внешние и внутренние. Первые из них поступают в организацию из банков, от поставщиков, покупателей и других организаций. Вторые – составляются внутри организации ее персоналом;

- по назначению документы группируются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат указания о выполнении хозяйственной операции. К ним относятся приказы, распоряжения, доверенности. Оправдательными документами оформляются совершившиеся операции.

Документы, составляемые непосредственно в бухгалтерии организации, называются документами бухгалтерского оформления. К ним относятся ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки и др.

Комбинированные документыимеют признаки нескольких видов документов, например, распорядительного и оправдательного и являются одновременно основанием для совершения операции и оправданием ее выполнения. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, в которых содержится распоряжение «Принять», «Выдать», а также факт совершения операции – на поступление денег в кассу или выдачу из кассы;

- по порядку составления различают первичные и сводные документы.

В первичных документах хозяйственные операции регистрируются впервые. Такие документы являются формальным доказательство ее выполнения. К подобным документам относятся требования, приемо-сдаточные акты и др.

Сводные документы составляются на основании первичных документов, которые должны быть обязательно приложены к сводному документу (отчеты материально-ответственных лиц, авансовые отчеты и др.). Сводные документы используются для систематизации и группировки сведений первичных документов, получения обобщенных показателей и позволяют уменьшить количество учетных записей на счетах;

- по способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы используются в бухгалтерском учете однократно и после составления передаются в бухгалтерию. К ним относятся платежные требования, приходные и расходные ордера.

Накопительные документы используются для оформления однородных операций, совершаемых организацией многократно в течение непродолжительного времени и составляются с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов. К ним относятся лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на это лица. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, ранее подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений.

Первичные и сводные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Если они составляются на машинных носителях информации, то организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством российской Федерации.

Первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, налоговыми органами на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер (или другое должностное лицо организации) обязан в присутствии представителей органов, проводивших изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия, заверенные подписями названных представителей.

Документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и существу. Проверяя документы по форме, устанавливают полноту заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Арифметическая проверка должна подтвердить правильность подсчетов сумм в документе. Проверка по существу – это проверка законности и целесообразности хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке, которая включает расценку, группировку и контировку.

Расценка или таксировка документов предполагает денежную оценку указанных в документе материальных ценностей. Группировка – это подбор однородных документов, позволяющих делать записи данных общими итогами. На основании группировки первичных документов составляют необходимые сводные документы. Контировка заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

Документы представляют в бухгалтерию в соответствии с графиком документооборота. Документооборот – это продвижение документов от места их составления до поступления в архив на хранение. График разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. В нем устанавливаются сроки сдачи документов, сроки обработки, записи в учетные регистры. Для каждого документа и каждого его экземпляра должен быть заранее разработан маршрут следования в процессе документооборота, записан в инструкции как обязательный с указанием срока следования по всем промежуточным пунктам маршрута и установленные сроки прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. Движение документа по заданному маршруту необходимо контролировать, сверяясь с разработанным графиком.

Дата добавления: 2014-01-20