Требования, предъявляемые к заполнению документов

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизит — от лат. reuisitum — требуемое, нужное. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа (формы), код формы;

— наименование организации;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции;

— дата составления операции;

— наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, подписи и их расшифровки. К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес, теле-

фон, факс и др.

Документы должны заполняться своевременно, как правило, в момент совершения операции. В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи пишущих машин или полностью автоматизированным путем. Документ должен быть оформлен четко, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

В первичные бухгалтерские документы вносить исправления разрешается (кроме банковских и кассовых). Ошибки в первичных документах, составленных вручную, исправляются корректурным способом: зачеркивается неправильный текст или сумма одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное, и сверху пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.

Федеральным законом «О бухгалтерском учете» определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ.

Документооборот — движение документов в организации от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот, организованный по графику:

— позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь — от оформления и проверки до обработки;

— способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

— способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

— повышает эффективность всей учетной работы организации

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

На начальном этапе по составлению графика документооборота устанавливается:

— перечень первичных документов, применяемых в организации;

— кто из работников имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

— порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов бухгалтерии;

— график движения внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

График документооборота должен быть оформлен в виде схемы или перечня работ каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ и утверждается приказом руководителя.

Дата добавления: 2014-01-20