Инвентаризация ценностей, ее виды и порядок проведения

Тема 5.2. Инвентаризация

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел.

Каждый полученный документ подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Номер дела состоит из двух частей: присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «количество дел в папке» заполняется в конце года.

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что изъятие документов из архива может производиться только органами дознания, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архива, но не менее 5 лет.

Инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета.

Она является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. №49.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годового отчета;

— при смене материально-ответственных лиц;

— при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий;

— при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

— при коллективной (бригадной) материальной ответственности при смене руководителя коллектива (бригады).

Целями инвентаризации является:

— проверка правильности данных текущего учета и выявления допущенных ошибок;

отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций;

— контроль сохранности имущества;

— проверка условий и порядка хранения имущества;

— проверка соблюдения принципа материальной ответственности;

— проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и бухгалтерском учете.

Инвентаризация бывает:

1) по объему — полная и частичная;

2) по методу проведения — выборочная и сплошная;

3) по назначению — плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения.

Частичная инвентаризация охватывает часть средств организации, например инвентаризация незавершенного производства.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют на выбор отдельные ценности. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная проверка может проводиться после окончания инвентаризации до открытия склада с участием членов комиссии и материально ответственных лиц.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель организации.

В состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам с указанием «до инвентаризации на «» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссии имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если при инвентаризации имущества выявлены отклонения от учетных цен, бухгалтерия составляет сличительные ведомости. В них отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

— основные средства, материальные ценности, денежные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходыванию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц:

Д-тО1,10,41,43К-т91.

На сумму недостачи, выявленной при инвентаризации делают запись:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т10,41,43,50.

Недостача ценностей в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации на затраты (расходы на продажу) организации:

Д-т 20, 25, 26,44 К-т 94.

Остальную сумму недостачи списывают на виновное лицо по текущей рыночной стоимости:

а) Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т 94 — по фактической себестоимости;

б) Д-т 73/2 К-т 98/4 — на разницу между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам.

Погашение задолженности:

а) внесена в кассу (удержана из зарплаты) сумма недостачи виновным лицом:

Д-т 50 (70) К-т 73/2;

б) Д-т 98/4 К-т 91 — на разницу между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостаче;

в) Д-т 94 К-т 68 — восстановление суммы НДС со стоимости недостающих активов;

г) Д-т 73/2 К-т 94 — отнесение суммы НДС на виновное лицо.

Если виновное лицо по недостаче не установлено, то ее списывают на финансовые результаты (прочие расходы): Д-т 91 К-т 94.

Раздел 6. Технология обработки учетных данных

Дата добавления: 2014-01-20