Вопрос №56. Деловое общение. Типология вопросов

Этические нормы делового письма

Формуляр.

• Название компании;

• Адрес компании;

• Номера телефонов и факсов;

• Адрес интернет-сайта и электронную почту.

Здесь же могут указываться реквизиты компании и логотип.

2. Поля.: слева – 3 см, справа – 1,5. Поля нужны для возможных заметок, которые может захотеть сделать адресат, а также для удобства подшивки письма в папку хранения.

3.Регистрационный номер при оформлении делового письма используется для удобства делопроизводства. (Легче всего отыскать письмо по дате и регистрационному номеру. - для государственных учреждений. Регистрационный номер прописывается в верхнем левом углу документа.)

4. Шапка письма: Структура: должность, фамилия, имя и отчество адресата указываются в верхнем правом углу документа. Обращение размещается по центру письма. В конце предложения ставится восклицательный знак. Пример:

Начальнику отдела маркетинга ОАО «Трейд» Никитину А. К.

Уважаемый Андрей Константинович!

5. Шрифт. Используется шрифт Times New Roman, 12 кегль, единичный междустрочный интервал.

6. Нумерация листов необходима для писем, объемы которых более двух страниц.

7. Данные исполнителя. В данных исполнителя указывается фамилия, имя и отчество, а также контактный телефон и электронная почта. Прописываются в конце письма после подписи.

Размер шрифта должен быть меньше величины шрифта основного текста.

8. Приложения. Приложения оформляются отдельно. Но нумерация страниц письма может проставляться для всего письма, либо для письма и приложений отдельно. Сведения о наличии приложений указывается в тексте основного письма перед подписью. Пример: Данное письмо имеет два приложения на трех страницах.

При оформлении деловых писем не желательно:

• Начинать письмо отказом.

• Принуждать адресата к определенному исходу, к примеру: «Прошу решить вопрос положительно».

• Принуждать адресата к принятию более быстрого решения. Нельзя: «срочно», «незамедлительно» и т.д. Правильнее использовать этикетные формулы «Прошу Вас дать ответ в такой-то срок»

• Делать намеки адресату на допущенные ошибки, непрофессионализм.

Для получателя обязательным является соблюдение следующих условий при оформлении делового письма:

• отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение пересылаются отправителю с размещенными на них данными;

• четкий ответ компании-отправителю.

· Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере.

· Его участники ориентированы на достижение цели, конкретных задач. выступают в официальных статусах и

· Особенность: регламентированность (подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

· Формы делового общения: деловая беседа, деловая переписка и деловое совещание, деловые переговоры, публичное выступление.

· Виды вопросов:

Ø - информационные – для сбора необходимых сведений;

Ø - контрольные – для проверки, следит ли партнер за вашей мыслью;

Ø - для ориентации – придерживается ли партнер ранее высказанного им мнения;

Ø - подтверждающие – чтобы выйти на взаимопонимание, добиться одобрения;

Ø - ознакомительные – для ознакомления с целями, мнением партнера;

Ø - однополюсные – повторение вопроса партнера в знак того, что вы поняли, о чем идет речь

Ø - встречные –ведут к сужению разговора и подводят партнера к согласию;

Ø - альтернативные – предоставляют возможность выбора;

Ø - направляющие – если партнер уклоняется от темы;

Ø - провокационные – установить, чего точно хочет партнер, и верно ли он понимает ситуацию;

Ø - вступительные – позволяющие заинтересовать партнера, расположить к себе

Ø - заключающие – для подведения итогов делового взаимодействия.

Дата добавления: 2014-01-20