Тема 6: регистры и формы бухгалтерского учета

6.1 Учетные регистры: роль, виды, требования к ним, сроки хранения

Учетные регистры представляют собой таблицы определенной формы и содержания, предназначенные для ведения учетных записей. Это таблицы, в которых записываются признаки и показатели учетных объектов.

МФУ в приказе №88 от 24.05.1995г. в п.3.1. дает следующее определение: «Учетные регистры - это носители специального формата (бумажные, машинные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм, предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации».

Учетные регистры в информационной системе бухгалтерского учета занимают промежуточное положение между документами и отчетностью предприятия. Основанием для записей хозяйственных операций в учетные регистры являются первичные и сводные документы. При этом информация в учетные регистры переносится только после тщательной проверки документов по форме и содержанию. Таким образом в учетных регистрах хозяйственные операции получают вторичное отражение. С помощью учетных регистров вся информация, полученная с документов, соответствующим образом группируется, систематизируется, накапливается в течение месяца и обобщается за месяц. Поэтому учетные регистры являются основанием для составления баланса и установленных форм отчетности.

Роль и назначение учетных регистров — получение информации о наличии и движении средств предприятия, итогов и результатов его деятельности.

Форма учетных регистров обычно рекомендуется МФУ или разрабатывается министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических правил.

Ответственность за правильность ведения регистров учета несут лица, которые их составили и подписали. Эти же лица отвечают за реальность информации, содержащейся в учетных регистрах.

Порядок записей хозяйственных операций в учетных регистрах всегда хронологический, т.е. по мере совершения операций и оформления их соответствующими документами.

Техника записей в учетных регистрах, техника их формирования может быть ручная или машинная. Естественно, рациональными техническими средствами являются компьютеры. Компьютеризация учета - это непременное правило его совершенствования на каждом предприятии.

Способ записей операций - двойная запись. Двойная запись сохраняется во всех предприятиях независимо от формы собственности и вида деятельности. Она соблюдается также в условиях машинного формирования учетных регистров. С помощью двойной записи производится группировка, систематизация информации о всех объектах учета. Поэтому на каждый объект учета имеется самостоятельный регистр.

Учетных регистров на предприятии много. Они имеют разное название, разную форму и содержание.

Для уяснения общих и отличительных признаков учетных регистров они классифицируются:

1)по внешнему виду они бывают:

а)книги;

б)карточки;

в)свободные листы;

2)по объему содержания информации:

а)регистры синтетического учета;

б)регистры аналитического учета;

3)по характеру учетных записей регистры бывают:

а)хронологические;

б)систематические;

в)комбинированные;

4)по форме учетные регистры делятся на:

а)двухсторонние;

б)односторонние;

в)табличные;

г)шахматные;

д)линейные (линейно-позиционные);

5)от используемой техники:

а)учетные регистры, составленные вручную;

б)машинным путем (ПК и т.п.) Рассмотрим некоторые из них.

Книги - это сброшюрованные (переплетенные) листы бумаги. Перед началом записей страницы в книгах нумеруються. Обычно главный бухгалтер подписывает количество страниц. Для удобства записей книга имеет оглавление. В бухгалтерии много регистров в виде книг. К числу важнейших книг относятся:

- главная книга счетов бухгалтерского учета, в которой обобщаются сальдо и обороты по всем используемым на предприятии счетам;

- книга учета хозяйственных операций, используемая в малых предприятиях;

- оборотная ведомость учета товарно-материальных ценностей, открываемая на год;

- кассовая книга.

Удобство книги в том, что в них сосредоточена вся информация по какому-то объекту учета. Недостаток их связан с тем, что их вести может только один бухгалтер и только вручную.

Карточки. Они не скреплены, хранятся вертикально в специальных картотеках, соответствующим образом систематизируются для быстрого поиска нужной карточки. Используются для аналитического учета.

Основные виды карточек:

а) карточки количественного учета ТМЦ;

б) карточки количественно-суммового учета ТМЦ;

в) инвентарные карточки учета основных средств; г)контокоррентные карточки - для учета расчетов с разными дебиторами

и кредиторами;

д) многоколончатые - для учета затрат, потерь, доходов по их видам;

е) лицевой счет, используемый для начисления зарплаты каждому работнику.

Свободные листы - листы машинописного формата или сдвоенного формата. Таким образом, они большего размера чем карточки, изготовлены на менее плотной бумаге, хранятся в папках. Могут заполняться как вручную так и на машине. Регистры в виде свободных листов в основном предназначены для синтетического учета. К ним относятся журналы-ордера, ведомости накопительные и группировочные, машинограммы.

Регистры синтетического и аналитического учета отличаются по степени детализации содержащейся в них информации, по степени подробности данных об объектах учета.

Хронологические регистры - это регистры, в которые производится запись самих операций, их регистрация в хронологическом порядке по мере представления в бухгалтерию документов. Например, журнал регистрации хозяйственных операций, в котором отражается номер и дата документа, содержание операции, сумма операции. К хронологическим регистрам можно отнести ведомости отгрузки готовой продукции, ведомости поступления грузов.

Систематические регистры - это регистры группировки и систематизации объектов учета по однородности. Такая группировка осуществляется с помощью системы счетов бухгалтерского учета. Поэтому классическим примером систематических регистров является главная книга.

Комбинированные регистры - это регистры, в которых сочетается хронологическая и систематическая записи, т.е. операции отражаются в хронологическом порядке с одновременным их отражением в системе счетов.

Например, книга учета хозяйственных операций (ф.№ К-1), журналы-ордера, машинограммы. Они чаще всего применяются и в них ведется текущий учет всех операций и тех изменений, которые они вызывают.

Двухсторонние учетные регистры - это регистры, состоящие из двух одинаковых по структуре частей, но имеющих разное информационное значение. Как бухгалтерский счет состоит из двух сторон - дебета и кредита, так и учетные регистры имеют дебетовую и кредитовую стороны. Следует отметить, что двухсторонние регистры составляют основу бухгалтерского учета. Например, журнал по кредиту каждого счета сочетается с ведомостью по дебету этого счета.

В односторонних регистрах представлена только одна структурная часть счета, обычно кредитовая. Кредитовая часть в основном означает отпуск, расход средств и поэтому требует особого контроля за ними. Это может быть один журнал-ордер без ведомости к нему.

Табличные (многографные) регистры предназначены для учета однородных слагаемых. Например, ведомость учета затрат, в которой отражается и накапливается информация по составу, видам затрат; ведомость использования прибыли по направлениям и целевому назначению.

В регистрах, имеющих шахматную форму, осуществляется взаимосвязь подлежащего и сказуемого. К примеру, в оборотной ведомости по синтетическим счетам обеспечивается тождество оборотов и сальдо по дебету и кредиту счетов. В шахматном порядке строится ведомость внутренней переброски ТМЦ, в которой осуществляется контроль и взаимоувязка суммы отпущенных ценностей одним материально ответственным лицом и полученных (оприходованных) - другим.

Линейные учетные регистры предназначены для стыковки взаимосвязанной информации. По линейно - позиционному принципу строятся регистры для учета расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами. Суть этого принципа состоит в том, что возникновение задолженности и ее погашение записывается на одной строке (позиции) в разрезе каждого предприятия, лица и платежного документа. Незакрытые позиции к концу месяца означают сальдо. Сальдо может быть по дебету или кредиту счета. При таком построении учетного регистра контролируется правильность и своевременность расчетов, определяется характер имеющейся задолженности на конец месяца (дебиторская или кредиторская).

Линейный (линейно-позиционный) способ записи возник в Древней Греции и широко применяется в настоящее время во всем мире. Сохраняется он и в условиях формирования учетных регистров по расчетным счетам с помощью компьютеров.

Ко всем учетным регистрам предъявляются следующие требовании: объективность и достоверность записей; четкость записей; своевременность формирования регистров; регистры должны составляться с наименьшей затратой сил и средств, в результате чего обеспечивается эффективность учета в целом.

Учетные регистры, получаемые с помощью ПК должны иметь юридическую силу как и регистры, формируемые вручную. Они должны обладать свойствами юридической доказательности и отвечать требованиям достоверности. Их обязательно подписывает бухгалтер независимо от того, сам он работал на машине и составлял учетный регистр или это делал оператор.

В соответствии с установленным порядком должна быть обеспечена сохранность учетных регистров и своевременная передача их в архив. Ответственность за это несет главный бухгалтер.

В условиях наличия предприятий разных форм собственности указанные сроки могут претерпеть изменения. Бухгалтер обязан знать сроки хранения и строго их соблюдать. Вся документация с истекшими сроками должна быть уничтожена. Для этого создается постоянно действующая экспертная комиссия, в состав которой входят квалифицированные специалисты под председательством одного из руководителей предприятия.

Для обеспечения сохранности документов, учетных регистров, форм отчетности на предприятии организуется архив.

Ответственность за обеспечение фактов осуществления всех хозяйственных операций в перечных документах, сохранность отработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет владелец или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющее руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами (ст. 8.3. ЗУ о БУ).

Правовую основу регистров учета составляют:

Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», статьи 8-9;

Методические рекомендации по использованию регистров бухгалтерского учета.- Приказ МФУ от 29.12.2000г. № 356;

Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете. - Приказ МФУ от 24.05.1995г. №88 (параграфы 3,4)

О порядке заполнения учетных регистров малыми предприятиями. -Приказ МФУ от 31.05.1996г. №112.

Положение об упрощенной форме бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства. - Приказ МФУ от 30.09.1998г. № 196 (Баланс. 1999, №1).

Порядок обеспечения предприятий и субъектов предпринимательской деятельности Украины бланками форм учета и отчетной документации и инструкциями по их заполнению. - Письмо Министерства Украины, МФУ, ПБУ от 31.08.1993г.

Порядок отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций, связанных с приватизацией и арендой гос. предприятий. - Приказ МФУ от 16.12.1993г. №109.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения. Приказ Главного архивного управления КМУ от 20.07.1998г. № 41.

6.2 Формы бухгалтерского учета: понятие, виды, характеристика, их

применение

Как было установлено в параграфе 6.1 учетных регистров много. Они имеют разный вид, форму, название, техника нх формирования разная.

Совокупность применяемых регистров, порядок и техника записи в них определяют форму бухгалтерского учета.

Форму учета характеризуют следующие признаки:

- внешний вид учетных регистров, их наименование, количество, структура;

- взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета;

- последовательность и технология записей в учетные регистры;

- техника записей (типы машин, используемые для формирования учетных регистров).

В процессе исторического развития бухгалтерского учета применялись такие формы учета: журнал-главная; карточно-ордерная; карточно-копировальная, таблично-перфокарточная, мемориально-ордерная.

В настоящее время в предприятиях Украины применяются две основных формы учета:

журнально-ордерная;

таблично-автоматизированная;

упрощенная.

Журнально-ордерная форма учета возникла в 1940 году. Учетным регистром при этой форме является журнал-ордер.

Журнал-ордер представляет собой многографную (многоколончатую), многострочную (многолинейную) таблицу, в которой производится отражение, систематизация, накопление, обобщение состояния и движения хозяйственных средств. Самостоятельные журналы-ордера открываются по тем счетам, по которым имеется большое количество операций в течение месяца. По тем счетам, по которым операции носят разовый характер, ведется сборный (общий) журнал-ордер.

Типовые формы журналов-ордеров утверждает МФУ. Типовых форм может быть разное количество: 5, 10, 16. Но их фактическое количество значительно больше, т.к. журналы-ордера открываются на каждый счет на каждый субсчет, а по материальным счетам и на каждое материально ответственное лицо.

Если предприятие использует 5 типовых форм журналов-ордеров, то их перечень следующий:

журнал-ордер № 1 - по счетам, которые учитывают основные средства и ТМЦ;

журнал-ордер №2 - по счетам на которых учитываются расчеты и текущие обязательства (кроме счета 66);

журнал-ордер №3 - по счетам, учитывающих денежные средства в кассе и на счетах банка, а также ссуд банка.

журнал-ордер №4 - по счету 66 «Расчеты по оплате труда»;

Сборный журнал-ордер - по всем счетам, не имеющих типовой формы.

При 10 и 16-ордерной форме, естественно, нумерация и название журналов-ордеров будет другой. Поэтому на каждом предприятии может быть разное количество журналов-ордеров, разная их нумерация и перечень счетов, по которым они ведутся. Но принцип построения журналов-ордеров и порядок их ведения является единым.

Единство построения и ведения журналов-ордеров проявляется в следующем;

1) журналы-ордера строятся по кредитовому принципу в связи с тем, что кредитовая сторона счетов, на которых учитываются активы (средства предприятия, его имущество), означает их расход, списание, а это требует особо тщательного учета и контроля. Оборот по кредиту каждого счета отражается в журналах-ордерах во взаимосвязи с дебетом корреспондирующего счета;

2) для наглядности и контроля за движением средств журналы-ордеры совмещены с ведомостью, где отражаются операции по дебету каждого счета во взаимосвязи с кредитом корреспондирующих счетов. Таким образом, каждая операция благодаря двойной записи затрагивает два корреспондирующих счета и, следовательно, находит отражение в журнале-ордере одного счета и в дебетовой ведомости - другого счета. Эти суммы контролируются и взаимоувязываются;

3) все журналы-ордера и дебетовые ведомости содержат по каждому счету сальдо на начало месяца, оборот по дебету в разрезе корреспондирующих счетов, оборот по кредиту в разрезе корреспондирующих счетов и сальдо на конец месяца;

4) запись операций производится на основании сводных и первичных документов и поэтому будет заполнено столько строк сколько их было за месяц. Одна строка журнала-ордера соответствует значению одного сводного документа (отчет кассира, авансовый отчет, выписка банка, материальный отчет, товарный отчет). По счетам, на которых учитываются расчеты, запись производится по каждому первичному документу. Вот почему журнал-ордер) многострочная (многолинейная) таблица;

5) операции отражаются в хронологическом порядке с одновременной их группировкой по признаку однородности в системе счетов, т.е. операции не просто регистрируются, но по ним указывается бухгалтерская проводка. Типовые проводки обычно печатаются в журналах-ордерах типографским способом и представляют собой отдельные графы (колонки). В связи с тем, что по каждому счету может быть несколько проводок и по дебету и по кредиту, поэтому журнал-ордер вместе с дебетовой ведомостью представляет многографную (многоколончатую) таблицу;

6) по счетам, на которых учитываются расчеты, в журналах-ордерах сочетается синтетический и аналитический учет. Это достигается путем линейной записи сумм по дебету и кредиту в разрезе каждого лица, предприятия и каждого документа.

В конце месяца записи в журналах-ордерах обобщаются, подсчитываются итоги по строкам (позициям) и колонкам, определяются обороты по дебету и кредиту каждого счета и выводится сальдо на конец месяца.

Месячные итоги по счетам обобщаются в Главной книге. Главная книга открывается на год, для каждого счета отводится страница, на которой отражается сальдо на 1.01, обороты за каждый месяц и сальдо конечное. Оборот по кредиту счета в Главной книге записывается общей суммой из журнала-ордера соответствующего счета. Оборот по дебету набирается с журналов-ордеров по тем счетам, с которым корреспондирует данный счет (рис. 1)

Номер и наименование счета______________________________

	Оборот по дебету с кредита счетов	Оборот по кредету	Сальдо
Счет № журнал- ордер №	Счет № журнал- ордер №	и т. д.	Оборот по дебету	Дт	Кт
Сальдо на 1.01 Январь Февраль и т. д.

Рис.1 Главная книга

При таблично-автоматизированной форме учета основными регистрами являются машинограммы. Техническими средствами их формирования являются персональные компьютеры (ПК).

Машинограммы могут иметь разную структуру, название и содержание. Они могут быть построены в виде журналов-ордеров, оборотных ведомостей. Но как бы не назывались эти регистры, какая бы самая совершенная техника не использовалась при их формировании обязательно соблюдается способ двойной записи и все обороты по дебету и кредиту счетов отражаются во взаимосвязи с корреспондирующими счетами.

Форму учета, основанную на ПК, именуют и по-другому: электронная, безбумажная, диалоговая, микрокомпьютерная, интегральная, информационно-автоматизированная, таблично- машинная и т.п. Но. учитывая, что учетные регистры представлены в виде таблиц, видимо, в названии формы учета это необходимо учитывать.

Предприятия малого бизнеса могут использовать указанные выше формы учета, а также, упрошенную форму учета.

Приказом МФУ от 31.05.1996г. №112 «О порядке заполнения учетных регистров малыми предприятиями» (Баланс, 1999, №1) рекомендовано два варианта упрощенной формы учета, который каждое предприятие выбирает самостоятельно:

первый - без ведения специализированных учетных регистров по однородным объектам учета (простая форма);

второй - с ведением таких регистров.

При первом варианте учет деятельности предприятия ведется в Книге учета хозяйственных операций (Ф. №К-1).

Книга учета хозяйственных операций состоит из 2-х разделов:

- журнала регистрации самих операций;

- Главной книги, в которой все операции отражаются в системе счетов способом двойной записи.

Книга (Ф.№ К –1) имеет следующую форму:

Регистрация операций	Отражение операций в системе счетоа
№ операции	Документ	Краткое содержание операции	Оборот (сумма) операции				итд.
Дата	№	Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
Сальдо на 1.01 Январь
Итог за январь(оборот)
Сальдо на 1.02 Февраль И т. д.

Книга открывается на год и предназначена для синтетического учета. В книгу заносятся только те счета, которые используются на данном предприятии. Общее количество их не должно превышать 20. При большом количестве счетов и большом объеме хозяйственных операций книгу вести нецелесообразно.

Книга учета хозяйственных операций отличается простотой ее ведения, наглядностью учета, сочетанием хронологической и систематической записей. Форма учета, основанная на ведении такой книги, в 20-30 годах называлась «журнал-главная» и являлась самой простой формой.

Ведение книги (Ф.ХЖ-1) начинается с записи сальдо по счетам согласно начальному (вступительному) балансу. Запись операций производится в хронологическом порядке на основании каждого документа, подтверждающего факт совершения операции. После регистрации документа, содержания операции и ее суммы составляется необходимая бухгалтерская проводка способом двойной записи. Ежемесячно записи по счетам обобщаются, по каждому счету подсчитываются обороты за месяц по дебету и кредиту, определяется сальдо на конец месяца и составляется баланс предприятия. Те счета, которые требуют детализации, расшифровываются отдельно на карточках аналитического учета.

При втором варианте упрощенной формы учета для учета наличия и движения имущества ведутся обособленные учетные регистры на экономически однородные объекты учета.

Приказом МФУ от 31.05.1996г. №112 рекомендовано 9 типовых форм

ведомостей:

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа), Ф.№В-1;

Ведомость производственных запасов и готовой продукции (Ф.№В-2);

Ведомость учета затрат на производство (Ф.№В-3);

Ведомость учета денежных средств (Ф.№В-4);

Ведомость учета расчетов и прочих операций (Ф.№В-5);

Ведомость учета реализации (Ф.№В-6);

Ведомость учета расчетов с поставщиками (Ф..Ч°В-7);

Ведомость учета заработной платы (Ф.№В-8);

Ведомость шахматная (Ф,№В-9).

Фактическое количество ведомостей на предприятии больше в связи с тем, что ведомости открываются на каждый счет. Например, в типовой ведомости Ф.№В-2 учет ведется по счетам 20 «Производственные запасы» и 26 «Готовая продукция». Это разные объекты учета и по ним надо вести учет наличия и движения раздельно. Кроме того, эти ценности могут быть в разных местах хранения, у разных материально ответственных лиц и учет естественно, надлежит вести по каждому лицу в отдельности. Или, допустим, ведомость Ф.№В-4 является типовой для учета денежных средств, а они могут находиться а кассе, на счетах банка, в пути. И такие ведомости тоже открываются на каждый объект учета: отдельно по кассе, по текущим счетам и т.н.

Все ведомости открываются на месяц. В них записывается сальло начальное по каждому счету, обороты по дебету и кредиту счетов в разрезе корреспондирующих счетов и определяется конечное сальдо. Ведомости №1-8 построены по принципу журналов-ордеров. На основании ведомостей №1-8 в конце месяца составляется шахматная ведомость (Ф.№В-9). В ней обобщаются обороты по дебету и кредиту всех счетов и обеспечивается их равенство. Равенство дебетовых и кредитовых оборотов свидетельствует о соблюдении двойной записи. Используя данные ведомости №9 составляется оборотная ведомость за месяц по всем синтетическим счетам, которые используются на предприятии.

В заключение следует обратить внимание, что предприятие самостоятельно выбирает форму учета, исходя из конкретных условий его работы, основываясь на действующих общих или отраслевых формах и соблюдения единых методологических правил учета.

Дата добавления: 2014-01-20