Документы по личному составу

· Приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны и т.п.

Официальная внутренняя переписка – документы, поступающие от работника к работодателю или наоборот, но не носящие приказного характера.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность – в согласии с трудовым и пенсионным законодательством РФ.

Журналы учета и контроля – журналы учета и регистрации документов, необходимые для придания документу регистрационного номера или индекса и юридического закрепления (в случаи трудовых споров).

К нормативным документам в сфере кадровой работы относится Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который может быть использован для регламентации определенных видов работ, обоснования рационального разделения и организации труда и расстановки кадров, при проведении процедуры аттестации персонала.

К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения ее представляют совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. К настоящему времени ряд норм и положении ГСДОУ в силу объективных причин переработаны в новых условиях функционирования организаций (стандарт утвержден приказом Главархива СССР от23.05.1988 №33). Изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты, технические требования для организаций в области документирования.

Общее методическое руководство в сфере кадрового делопроизводства осуществляют архивные органы. С июня 2004 года Росархив продолжает свою работу по совершенствованию нормативно-методической базы и государственного управления архивным делом и осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

В настоящее время действует инструкция по делопроизводству (для министерств и ведомств), разработанная в 2000 году, которая включает:

· общий порядок подготовки и оформления документов (приказа, указания, инструкции, протокола и т.д.);

· требования к процедуре регистрации документов;

· правила формирования дел;

· составление описей и передача их на архивное хранение;

· порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи;

· устанавливает размеры шрифтов и интервалов и т.д.

Стоит отметить, что типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако службы делопроизводства организаций любых форм собственности могут использовать ее как нормативную базу при создании системы делопроизводства.

Одновременно с развитием системы стандартизации и унификации в нашей стране (начиная с конца 60-х) начинаются работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов отдельные их виды подверглись унификации (например, учетные формы), требования к оформлению других видов, в частности к оформлению организационно-распорядительной документации, - стандартизированы.

Существуют несколько типов систем документации:

1. Унифицированная система банковской документации.

2. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

3. Унифицированная система отчетно-статистической документации.

4. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

5. Унифицированная система документации по труду.

6. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.

7. Унифицированная система внешнеторговой документации.

8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Она включает в себя: государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкций по их заполнению и применению.

Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персонала.

ЛЕКЦИЯ №6

Правила оформления документов; порядок заполнения типовых форм

Устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой (Рисунок 1) и продольный (Рис). Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над срединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Ø центрованным, при котором начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизита в целом,

Ø флаговым, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Помимо бланков для организаций могут проектироваться бланки ее структурного подразделения или должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Установлены следующие виды бланков:

Ø общий бланк,

Ø бланк для письма,

Ø бланк конкретного вида документов.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 или 02 или 03, а также 06.

Бланк письма, кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 04 и 07, а также, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19[2]).

Бланк конкретного вида документа, кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 05, 08 и 12, а также ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17 и 18.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 должны печататься на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Рисунок 1 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рис. Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и пр.).

Реквизит 19 (текст документа) печатается через 1,5 интервала, в то время как остальные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Расстояние между отдельными реквизитами должно равняться 1,5-3 межстрочным интервалам.

При компьютерном составлении документа размер шрифта и межстрочных интервалов должен быть максимально приближен к параметрам пишущей машинки.

При значительном объеме документа (более одной страницы) все страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами без точек и тире в центре верхнего поля страницы.

Верхнее поле, равное трем мм, устанавливается только для первого листа. Остальные листы должны иметь верхнее поле, равное 20 мм.

Дата добавления: 2014-01-20