Перенос дел в архив канцелярии. Подготовка дел к архивному хранению

Подготовка дел к архивному хранению

Дела, подлежащие архивному хранению, проходят этап формирования и проверки Архивариусом. Поскольку в архив можно перенести только завершенные документы, то Архивариусу необходимо просмотреть все документы дела и убедиться, что документы находятся в состоянии «Завершен». В противном случае, Архивариус должен обратиться к ответственному исполнителю документа для того, чтобы тот перевел документ в состояние «Завершен».

После того, как все документы дела находятся в состоянии «Завершен» Архивариус переводит их в состояние «Архивный». Для этого он выполняет для каждого документа действие «Передать в архив».

Для перевода документов дела в состояние «Архивный» Архивариус должен выполнить следующие действия:

1. Открыть в форме «Обозреватель документов» папку нужного дела;

2. Установить указатель на документ находящийся в состоянии «Завершен»;

3. Выбрать из контекстного меню документа пункт «Действия»-> «Передать в архив»;

После выполнения указанных действий выбранный документ будет переведен в состояние «Архивный». Доступ к документу будет закрыт для других пользователей системы.

До перевода дела в архив, оно находится в состоянии «Действующее». Дело становиться недоступным для помещения в него новых документов после того, как дело будет переведено в состояние «Архив канцелярии».

Для переноса дела в архив канцелярии Архивариус должен выполнить следующие действия:

1. Установить указатель в форме «Номенклатура дел» на папку нужного дела;

2. Выбрать из контекстного меню папки пункт «Открыть»;

3. В форме «Свойства дела»(Рисунок 32) нажать кнопку «Отправить в архив»

После выполнения указанных действий делу присваивается статус «В архиве канцелярии». При выполнении процедуры перевода дела в архив осуществляется автоматический расчет количества документов в деле, формирование внутренней описи дела и расчет даты начала и даты завершения дела.

При нажатии на кнопку «Опись документов» будет открыта экранная форма внутренней описи, содержащая список всех документов, входящих в данное дело.

Рисунок 32. Форма «Свойства дела»

Дата добавления: 2014-01-20